¿Ya usaste un sistema de eventos? En 2023, una encuesta reveló que el 72,5% de los organizadores reconoce la necesidad de esta tecnología para alcanzar el éxito. Hoy es difícil ver grandes congresos, talleres o incluso eventos empresariales funcionando sin un sistema de eventos, ya que centralizan las principales etapas de la gestión: inscripciones, pagos, acreditación, certificados, publicación de actas, etc. Son muchos detalles que deben pensarse y ejecutarse bien, y un sistema de eventos puede ayudarte a hacerlo el doble de rápido. ¿Pero qué tecnología elegir? Aquí te explico qué buscar antes de contratar un sistema de eventos.
¿Qué Es un Sistema de Eventos?
Un sistema de eventos es una plataforma diseñada para ayudar a los organizadores a planificar, ejecutar y evaluar eventos. Estos sistemas ofrecen diversas funcionalidades, desde la inscripción de participantes hasta la gestión de tareas.
Cómo Elegir el Sistema de Eventos Ideal
En general, un sistema de eventos ideal para una gestión eficiente debe poder acompañar todo el ciclo de vida del evento, ofreciendo soporte en las etapas cruciales de la organización.
1. Ventas Online
Un buen sistema de eventos debe facilitar la vida de los participantes ofreciendo la posibilidad de vender entradas online, con flexibilidad en las formas de pago. Esto hará que tus participantes tengan más motivos para inscribirse. Elige un sistema que acepte diversos medios de pago, como tarjetas de crédito, débito o boleto bancario. ¡Algunas opciones incluso aceptan pagos internacionales, lo cual puede ser esencial según tu evento!
2. Acreditación
La tecnología ayuda a reducir el tiempo de espera y las filas, permitiéndote vender entradas, registrar actividades y acreditar participantes, todo en un solo lugar. Pero, ¿qué pasa si internet deja de funcionar de repente? Para evitar contratiempos, siempre busca un sistema de eventos que ofrezca acreditación offline: así garantizas un respaldo de la lista general de participantes y por actividad.
3. Gestión de Múltiples Actividades
Si la agenda de tu evento incluye múltiples actividades, como charlas, talleres, minicursos y mesas redondas, es importante elegir un sistema que pueda gestionarlas todas en un solo lugar. Evitar los choques de horarios es fundamental, así que busca plataformas que organicen automáticamente los horarios del evento. ¡Esto te ahorrará mucho tiempo! Además, algunos sistemas ya usan inteligencia artificial para ayudar a programar a los participantes de forma eficiente.
4. Sumisión de Trabajos Científicos
¿Recuerdas ese proceso tedioso y repetitivo de recibir y enviar, uno por uno, los trabajos científicos para corrección, aprobación y publicación? Ya no tiene que existir. Ahora, de forma completamente automatizada, puedes recibir los trabajos para evaluación, corregirlos, aprobarlos (o no) y publicarlos, sin perder tiempo ni paciencia, y anunciando los resultados en tiempo real.
El sistema ideal para eventos que trabajen con sumisión de trabajos debe contar con un módulo especial dedicado exclusivamente a los trabajos científicos. Este módulo facilita la vida del organizador del evento académico, del jurado evaluador y, claro, de los participantes. Debe permitir principalmente la recepción online de cualquier tipo de archivo. Tras la sumisión, los trabajos pueden evaluarse según la metodología definida por la organización, como la evaluación doble ciega o por pares: el tipo de evaluación queda a criterio del organizador.
5. Publicación de Actas
Obviamente, si recibes trabajos, querrás publicar ese contenido en las actas de tu evento, una excelente forma de mostrar la autoridad y relevancia de tu marca. Busca un sistema de eventos que garantice el acceso universal e irrestricto a los trabajos presentados en tu congreso, en un repositorio online. Este repositorio debe estar indexado en la web, ser gratuito y estar disponible para investigadores de todo el mundo.
6. Emisión de Certificados
Al finalizar el evento, es normal que los participantes pidan sus certificados. Por eso, es importante que tu sistema de eventos garantice la emisión automatizada: la tecnología debe generar y entregar los certificados sin trabajo manual por parte de la organización.
7. Área del Participante
La comodidad también importa para los participantes. Un gran diferencial es elegir un sistema de eventos que incluya un Área del Participante dedicada.
Es ahí donde los participantes pueden acceder a su certificado del evento cuando quieran, además de otra información importante como materiales de apoyo y la transmisión online: todo lo que necesitan para una experiencia organizada, personalizada y en tiempo real.
8. Evaluación Post-Evento
Una de las últimas coberturas que debe ofrecer tu sistema de eventos es la evaluación del evento. Esta etapa te ayuda a planificar mejores próximas ediciones y reconocer los puntos fuertes y débiles de tu organización. Lo ideal es contar con herramientas para recopilar y analizar el feedback de los participantes después del evento, normalmente mediante una encuesta dentro del propio sistema, como en el Área del Participante. Como los participantes no necesitan salir de la plataforma, será más fácil que se sientan motivados a responder una encuesta rápida. Luego, tu herramienta debe generar informes con las respuestas, ofreciendo insights valiosos para el futuro.
Considerar estos requisitos al elegir un sistema de eventos te ayudará a garantizar una herramienta que cubra las necesidades inmediatas de tu evento, y que también contribuya a su éxito a largo plazo. Así que recuerda buscar una plataforma que cumpla con todos los requisitos mencionados, además de tener credibilidad en el mercado, soporte al cliente y buenas valoraciones de quienes ya la utilizan.
