Filas largas en la entrada, participantes impacientes y un equipo de acreditación sobrecargado: ese es un escenario común en eventos que todavía dependen solo del check-in manual.
Pero la buena noticia es que la tecnología ya ofrece una solución simple y eficiente para este problema: la autoacreditación.
Cada vez más utilizada en congresos, ferias y eventos corporativos, la autoacreditación permite que el propio participante realice su check-in de forma rápida. ¿Quieres saber cómo ponerlo en práctica? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la autoacreditación y cómo funciona?
Básicamente, la autoacreditación es un sistema que permite que los participantes hagan check-in de forma rápida e independiente, sin enfrentar filas largas ni depender directamente de un encargado.
Funciona como una versión más inteligente de la acreditación tradicional, uniendo tecnología y autonomía para hacer que la entrada al evento sea más fluida.
En la práctica, la autoacreditación funciona de la siguiente forma:
- Tablets o computadoras se conectan a pantallas de autoacreditación. Estas pantallas las ofrece cualquier sistema de acreditación que tenga la función de autoacreditación, como Even3.
- Los dispositivos se colocan en las entradas del evento, funcionando como totems de autoacreditación.
- El participante interactúa directamente con el totem, generalmente escaneando el código QR de su entrada o ingresando datos como correo electrónico o documento de identidad para confirmar su presencia.
- El check-in se valida automáticamente por el sistema, sin necesidad de trabajo manual por parte del equipo.
Con este proceso, es posible reducir el número de personas necesarias en el equipo de acreditación, manteniendo solo a los profesionales esenciales para orientar a los participantes que tengan dudas.
Así, queda más tiempo y más equipo disponible para enfocarse en otras partes de la operación, como organización de materiales, recepción de proveedores, inscripciones en el momento, soporte técnico, entre otras.
Tipos de acreditación para eventos
| Tipo de acreditación | Cómo funciona | Cuándo utilizarla |
|---|---|---|
| Acreditación manual | Un miembro del equipo confirma la presencia del participante en una lista impresa | Indicada para eventos pequeños o con bajo flujo de participantes |
| Acreditación en línea por botón | El equipo habilita el botón de check-in en un horario estratégico de la transmisión y el participante realiza su propia acreditación con un solo clic | Ideal para eventos en línea con control de presencia más estricto |
| Acreditación en línea automática | El check-in se registra automáticamente cuando el participante ingresa a la transmisión en línea | Recomendada para eventos en línea que no tienen un control de presencia tan estricto, pero aun así desean emitir certificados |
| Aplicación de acreditación | El equipo utiliza una aplicación para leer códigos QR y registrar la entrada en el momento, incluso sin internet | Ideal para todos los eventos presenciales que desean reducir filas |
| Autoacreditación | El propio participante realiza su check-in en un totem de autoacreditación o desde el celular, sin depender de un operador | Indicada para eventos con gran volumen de participantes o que desean ofrecer una entrada más rápida, autónoma y eficiente |
Principales beneficios de la autoacreditación
Reducción de filas
Como el check-in se realiza de forma independiente y simultánea en múltiples totems, el tiempo de espera en la entrada disminuye considerablemente.
Menos necesidad de equipo
Con la autoacreditación es posible reducir el número de personas dedicadas exclusivamente al check-in, dirigiendo al equipo hacia otras funciones estratégicas.
Agilidad en la entrada
El proceso se vuelve mucho más rápido que la acreditación manual, ya que elimina etapas como la digitación de datos y la búsqueda de información del participante.
Garantía de certificación correcta
La acreditación es sumamente necesaria para emitir certificados solo a quienes estuvieron presentes en el evento.
La autoacreditación asegura no solo la certificación de los participantes, sino también la emisión de certificados con los datos correctos, ya que son completados por ellos mismos.
Experiencia más moderna para el participante
Ofrecer autonomía en el check-in transmite una percepción de organización e innovación, impactando positivamente la primera impresión del evento.
Datos en tiempo real
Los organizadores pueden hacer seguimiento, de forma instantánea, a cuántos participantes ya realizaron el check-in, facilitando la planificación operativa durante el propio evento.
¿Cómo implementar la autoacreditación en tu evento?
Implementar la autoacreditación es más simple de lo que parece, pero requiere planificación para garantizar que todo funcione bien el día del evento. Mira el paso a paso:
1. Elige una plataforma de acreditación confiable
Primero, necesitas contar con una plataforma que ofrezca recursos específicos para la acreditación y que permita automatizar el proceso de entrada de los participantes.
Entonces, al evaluar las opciones disponibles, busca soluciones que ofrezcan funcionalidades como:
- inscripción en línea;
- emisión de códigos QR individuales;
- pantallas para autoacreditación;
- seguimiento de check-ins en tiempo real;
- impresión de credenciales (cuando sea necesario);
- informes sobre la presencia de los participantes.
En el mercado, existen incluso opciones que ofrecen todo esto de forma gratuita, como Even3.
2. Configura el entorno de autoacreditación
Después de elegir la plataforma, llega el momento de preparar la operación.
En el caso de Even3, solo tienes que acceder a la pantalla de autoacreditación e iniciar sesión en los dispositivos que se utilizarán en la recepción del evento.
Estos dispositivos pueden ser:
- tablets;
- laptops;
- computadoras de escritorio;
- monitores táctiles (cuando estén disponibles).
Una ventaja importante es la flexibilidad. Dependiendo de la estructura del evento, puedes montar desde un único punto de atención hasta varios totems de autoacreditación distribuidos por el lugar.
Cuanto mayor sea el flujo esperado de participantes, mayor debe ser la cantidad de dispositivos disponibles para evitar filas.
3. Planifica el flujo de entrada
La tecnología marca toda la diferencia, pero necesita estar acompañada de una buena planificación operativa.
Antes de la apertura del evento, define cómo será el recorrido del participante desde su llegada hasta el acceso a las actividades.
Algunas preguntas ayudan en esta planificación:
- ¿Dónde estarán ubicados los totems?
- ¿Habrá filas separadas para autoacreditación y atención asistida?
- ¿Cómo se hará la orientación de los participantes?
- ¿Hay espacio suficiente para la circulación?
- ¿El lugar cuenta con acceso adecuado a internet y energía?
Organizar ese flujo con anticipación evita congestionamientos y hace que el proceso sea mucho más intuitivo.
Una buena práctica es colocar los totems justo en la entrada, en lugares de fácil visualización, utilizando carteles o pancartas que indiquen claramente dónde y cómo realizar el check-in.
4. Capacita a un equipo de apoyo
Incluso con el proceso automatizado, es importante mantener a algunos profesionales orientando a los participantes, principalmente en los primeros minutos del evento, cuando el público todavía se está familiarizando con el sistema.
5. Prueba el proceso antes del evento
Por último, simula el check-in automático con el equipo antes de la apertura de puertas. Esto ayuda a identificar posibles ajustes de conectividad, posicionamiento de los totems o configuración de la plataforma elegida.
6 buenas prácticas para la autoacreditación en eventos
1. Prioriza una interfaz intuitiva
El totem de autoacreditación debe tener una pantalla clara, con instrucciones objetivas. Cuantos menos pasos necesite seguir el participante, más rápido será el check-in en eventos.
2. Señaliza bien el espacio
Utiliza carteles, pancartas o señalización digital que indique dónde están los totems y cómo utilizarlos. Esto reduce dudas y evita que los participantes se queden parados sin saber hacia dónde ir.
3. Orienta a los participantes incluso antes del evento
Una buena experiencia comienza antes de la llegada al lugar.
Aprovecha los correos de confirmación de la inscripción, recordatorios y mensajes enviados a los participantes para explicar cómo será la acreditación.
Incluye información como:
- dónde encontrar el código QR;
- documentos necesarios (cuando corresponda);
- horario recomendado de llegada;
- funcionamiento de la autoacreditación.
Cuando el participante ya sabe qué esperar, el proceso ocurre de forma mucho más rápida.
4. Ten un plan B para situaciones excepcionales
Por más eficiente que sea la autoacreditación, pueden ocurrir imprevistos.
Por lo tanto, es ideal mantener al equipo preparado para resolver problemas, como una falla de internet, por ejemplo.
Para esos casos, la aplicación de acreditación puede mantener el ritmo ágil de la autoacreditación, pero dejando el control en manos de tu equipo.
Además, las aplicaciones de acreditación, como la de Even3, también realizan el check-in sin conexión, ¡salvando tu evento si se cae el internet!
5. Aprovecha los datos para mejorar las próximas ediciones
Una de las grandes ventajas de utilizar una plataforma de acreditación es la posibilidad de hacer seguimiento a indicadores importantes durante el evento.
Por ejemplo, los datos de asistencia serán esenciales para que entiendas la adhesión al evento y mejores el engagement en las próximas ediciones.
6. Convierte el totem en un autocheck-in vía smartphone
Aunque el uso de tablets y computadoras como totems de autoacreditación es el formato más común, existen maneras creativas de utilizar esta tecnología para hacer el proceso aún más práctico.
Por ejemplo, es posible compartir el propio enlace del totem mediante un código QR mostrado en una pantalla grande, pancarta o diapositiva al final de una actividad.
En ese escenario, el flujo funciona de la siguiente forma:
- El organizador genera un código QR con el enlace del totem de autoacreditación.
- Ese código QR se muestra a los participantes.
- Cada persona apunta la cámara del celular hacia el código.
- El enlace del totem se abre automáticamente en el smartphone.
- El propio participante realiza su check-in, sin necesidad de desplazarse hasta un equipo físico.
En la práctica, el totem de autoacreditación deja de estar limitado a una computadora o tablet y pasa a funcionar directamente en el dispositivo del participante.
Por eso, esta estrategia es especialmente útil para eventos que cuentan con equipos reducidos.
Además de ampliar las posibilidades de uso de la autoacreditación, este formato hace que la operación sea aún más flexible y escalable, reduciendo la necesidad de equipos físicos y facilitando el control de presencia.
Si deseas ofrecer una experiencia de entrada más rápida, organizada y tecnológica, vale la pena contar con una plataforma que reúna todas estas funcionalidades en un solo lugar.
Con Even3, puedes gestionar inscripciones, realizar la acreditación, disponer de totems de autoacreditación, hacer seguimiento al check-in en eventos en tiempo real y mucho más.
Así, tu equipo gana más tiempo para ocuparse de lo que realmente importa: ofrecer una experiencia memorable de principio a fin. ¿Qué tal comenzar ahora?
