¿Tienes dudas sobre cómo hacer la programación de eventos? ¿Esta es una etapa que a menudo te genera un tremendo dolor de cabeza?
¡Si es así, sepa que esto es bastante común!
Con tantas actividades, temas y oradores a ser distribuidos en lugares y horarios, muchos organizadores se sienten perdidos a la hora de montar la programación de un evento.
Por eso, lo más indicado es que esta etapa del evento sea hecha con antelación, especialmente si el evento es de gran porte o cuenta con un gran número de actividades, e incluso explorar las diferentes formas posibilidades para híbridos o en línea.
Como, por ejemplo, la Semana de Enseñanza, Investigación y Extensión (SEPE), que logró superar esta barrera y manejó, con maestría, ¡más de 140 actividades en un solo evento!
Y, para acabar con este problema de los organizadores, he reunido 5 pasos que te ayudarán a montar la programación de un evento de la mejor forma posible.
De bonificación, ¿qué tal algunos consejos de cómo organizar mejor la presentación de los trabajos del evento?
¡Vamos!
5 pasos para construir una programación de evento
1. Determina los formatos de las actividades
Luego en la fase de planificación, es importante pensar qué tipo de actividades van a suceder en tu evento.
Eventos grandes a menudo cuentan con múltiples actividades que ocurren simultáneamente.
Y ahí reside el desafío de los organizadores: ¿cómo planificar la programación de la mejor manera posible? Cuando híbrido, ¿cómo elegir los formatos adecuados?
Antes de eso, una manera de hacer todo más práctico es proporcionar las credenciales para los participantes y facilitar la acreditación.
De esta manera, puedes verificar quién se inscribió con anticipación para esa actividad en particular y organizar todo el proceso.
Previniendo así el hacinamiento del espacio o que una persona no inscrita en la actividad tome el lugar de alguien que, de hecho, realizó la inscripción en la actividad.
Y, si no sabes cómo hacer credenciales para tu evento, tenemos un material gratuito que puede ayudarte en ese proceso. Puedes descargarlo ahora:
Pero recuerda: ¡el secreto está en hacer tu evento atractivo!
Es decir, con actividades tan buenas y temas tan relevantes, ¡que tus participantes querrán estar en dos lugares al mismo tiempo!
En la plataforma Even3, puedes seleccionar entre 25 formatos de actividades disponibles o crear una actividad de acuerdo a la necesidad de tu evento.
Conferencias, talleres, visitas técnicas, minicursos y mesas redondas son algunos ejemplos de actividades que puedes adoptar en tu programación en línea o presencial.
Si tu evento es híbrido, vale la pena comprobar algunos tips que tenemos para esa modalidad, pensando en la experiencia de los dos públicos:
→ Conoce más sobre eventos híbridos
2. Determina las ubicaciones y quédate atento a la capacidad de cada una de ellas
Ha llegado el momento de pensar donde van a ocurrir estas actividades.
Al elegir la sede de tu evento presencial o híbrido, piensa si ella proporciona una estructura capaz de manejar todas las actividades de manera organizada.
Para ello, elabora una lista de espacios ideales para la ejecución de cada actividad. Por ejemplo, ¿las conferencias tendrían lugar mejor en un aula o en un auditorio?
En el caso de eventos híbridos, recuerda verificar si se comporta el tipo de transmisión con una buena conexión, audio e iluminación.
¿Y la presentación de pósteres? ¿Podrían quedarse en un salón? ¿Dónde sucedería el coffee break? ¿Pueden las ruedas de conversación tener lugar en un espacio al aire libre?
Todo debe estar muy bien pensado y organizado, sin olvidar tener en cuenta la capacidad de cada lugar.
Entonces, a la hora de planificar lo que sucederá en cada lugar, vea qué actividades recibirán un mayor número de participantes y asígnelas a espacios más grandes.
De esa manera, ¡no vas a pasar por disturbios el día del evento y no tendrás participantes decepcionados!
En Even3, puedes agregar tantos espacios como sean necesarios para la programación de tu evento.
Además, controlar el número de participantes inscritos en las actividades estableciendo un límite de plazas para ellas.
Puedes establecer ese límite de acuerdo con la capacidad del local (ej. el auditorio tiene capacidad para 300 personas) como también por la necesidad de ofrecer un mejor acompañamiento a tu público.
Al llenar todas las vacantes de la actividad, las inscripciones son automáticamente bloqueadas por nuestro sistema. Entonces no tienes que preocuparte por el hacinamiento de las salas.
3. Define los temas y los conferencistas de las actividades
Probablemente, cuando empezaste la organización del evento, ya tenías en mente ciertos temas y conferencistas/monitores que no podrían quedarse fuera, ¿cierto?
Definirlos es uno de los elementos más importantes en la elaboración de la programación de eventos.
Elegir buenos nombres y temas que son tendencia en ese momento hacen que tu evento sea atractivo y, en consecuencia, se convierta en más personas inscritas.
De esta forma, busca referencias del medio, personas de influencia y que sepan comunicarse.
En esta etapa, no dudes en hacer una curación minuciosa.
Por cierto, no olvides que los eventos híbridos y en línea te dan la posibilidad de invitar oradores de todo el mundo, observando solo la diferencia de zona horaria.
Incluso, una breve biografía en el perfil es una excelente estrategia para agregar valor a su evento, describiendo el currículum del invitado.
En la plataforma, puedes añadir una breve biografía a los oradores, lo que hace que tu evento sea aún más atractivo
Cuando los participantes tienen acceso a un buen contenido y este se transmite de la manera correcta, el éxito del evento ya está prácticamente garantizado.
Luego, cuando vayas a armar la cuadrícula de programación de tu evento, determina quién será responsable de qué.
Es decir, quién dará conferencias y sobre qué temas o quién será el “profesor”o “monitor” de cada actividad.
4. Distribuye bien los horarios
Para que la programación de eventos funcione, necesitas delimitar el tiempo disponible para cada actividad, fundamental para que el evento fluya de la mejor manera posible y que los participantes puedan aprovechar todo lo que deseen.
Ellos deben ser informados, con anticipación, de cuánto tiempo tendrán disponibles en el evento.
Así, logran planificar y organizar la ponencia, la clase o el debate dentro de ese límite de tiempo.
En Even3, es posible determinar si la actividad dura más de un día, sus horas de inicio y finalización y la carga horaria total
5. Difunde la programación de forma clara
Elabora una programación clara a fin de que los participantes entiendan lo que sucede en cada momento del evento.
Una buena opción es divulgar la programación de eventos, dividiéndola por fecha, hora y también por formato de actividad. De este modo, los participantes pueden visualizarla más fácilmente.
En Even3 ellos pueden incluso realizar una búsqueda por actividad, filtrando por tipo (cada actividad tiene un color diferente), fecha, modo de pago y también por ubicación.
Como los participantes ven la Agenda del evento en Even3
Cumplir con todos los horarios de las actividades según lo planeado es esencial.
Hasta porque, ¿ya te has imaginado haber programado una mesa redonda para las 9h, pero que esta empezara a las 8h? ¡Los participantes saldrán frustrados!
Lo mismo vale para la situación contraria: cuando un evento sobrepasa demasiado el horario establecido, muchos participantes tienen que irse antes del final de las actividades.
Por eso, estas primeras etapas deben ser bien detalladas y pensadas, y todo esto se puede hacer con Even3.
