Muchos organizadores no tienen idea de cuáles son las etapas de un evento. Tampoco de cómo pueden usar esto para alcanzar el éxito y garantizar la mejor experiencia para el participante.
Para garantizar la eficacia de la planificación de tu evento, es fundamental entender cuáles son esas etapas y, sobre todo, lo que debe ser hecho en cada una.
Por lo tanto, si eres organizador o formas parte de la producción de un evento, este artículo puede ayudarte en ese proceso. Conoce más sobre:
- Las etapas del evento;
- Pre-evento;
- Durante el evento;
- Post-evento.
Conoce las etapas del evento
Pensando en los ingresos que proporcionan los eventos, varias empresas e instituciones educativas invierten en ellos.
Estos ingresos pueden ser ejemplificados por la facilidad de transmitir un entrenamiento o una información que tiene que ser dada a todos los colaboradores, así como otros motivos relacionados.
Ya las instituciones de enseñanza, y aquí incluyo también profesores, alumnos e investigadores que se interesan por desarrollar ese proyecto, utilizan la producción de eventos con el objetivo de compartir el conocimiento allí producido.
Y conocer las etapas del evento te ayudará a producir un excelente encuentro.
Por ello, comparte con tu comité organizador estos consejos, ya que tu equipo te acompañará en todos los procesos.
Así como el equipo de apoyo, el cual incluso puede estar compuesto por los alumnos involucrados en el proyecto.
Pre-evento
Planificación
La planificación es la primera etapa para organizar cualquier evento, fiesta o encuentro.
En este paso vas a programarte para todos los posibles imprevistos que puedan surgir.
Entonces es importante que hayan reuniones regulares con tu equipo de organización y apoyo.
Pues el intercambio de información entre ustedes va a ser esencial durante el evento para que todas las actividades ocurran como lo esperado.
Por eso es interesante que tú mapees todo y acompañes los datos de tu evento en tiempo real con todos involucrados en el Comité Organizador.
Objetivos del evento
Para que el evento cumpla con las expectativas de los participantes debe tener el objetivo definido.
Pudiendo contener más de un objetivo, el evento debe presentarlos durante toda la divulgación.
Por lo tanto, los participantes ya sabrán qué esperar y los comentarios del evento serán excelentes, ya que seguramente llegará al público objetivo correcto.
Fecha, hora y lugar
Tan importante como definir el objetivo, la fecha, hora y lugar deben ser pensados durante la etapa de la planificación.
Estas decisiones afectan a todos los involucrados, ya sean conferencistas o participantes.
Por ejemplo, si buscas un lugar para realizar tu evento presencial, presta atención a los hoteles cercanos y a la movilidad.
Del mismo modo, ten en cuenta también el transporte privado y las líneas cercanas de transporte público.
En el caso de los eventos híbridos y en línea, debes considerar la plataforma para la transmisión del evento. Este es el momento de hacer cotizaciones y elecciones basadas en lo que garantiza la estabilidad de la red, la seguridad de los participantes y la interactividad.
Por último, antes de fijar una fecha y divulgar, comprueba si los oradores que deseas invitar están disponibles, ya que son invitados también a diversos otros eventos y pueden tener una agenda más concurrida.
Presupuesto
El presupuesto es un paso indispensable para tu evento. Después de todo, varios elementos de divulgación dependen de la buena administración de el.
Independientemente de si sus gastos serán transferidos a los participantes a través de las inscripciones, o si la Comisión Organizadora contará con patrocinios, es ideal tener una planificación financiera.
Si tu evento es corporativo el presupuesto tampoco deja de ser una fase muy importante, ya que hay gastos como coffee break folletos y materiales de divulgación.
Divulgación
Empieza temprano a difundir tu evento. De esta manera, tendrás más visibilidad, atrayendo así a más participantes.
Primero, crea el branding. En otras palabras, la gestión de tu marca o identidad visual que se reforzará a lo largo de la divulgación del evento.
Estos son conjuntos de elementos que transmiten la personalidad de tu evento y atraen a la audiencia.
Contrata una plataforma de eventos
Después de entender cómo organizar las etapas del evento puede ser laborioso para ti y tu equipo, contrata una plataforma de eventos para simplificar todas estas etapas.
Even3 ofrece un software con funcionalidades que automatizan la organización de tu evento y te hacen enfocarte en lo que realmente importa.
Por ejemplo, pago seguro de inscripciones a través de diversas formas de pago, sitio web con toda la información de tu evento, envío automático de certificados y mucho más.
Durante el evento
Comité Organizador
Es en esta etapa que tú, organizador, necesitarás toda la ayuda que puedas tener.
Pues varias actividades se realizarán al mismo tiempo, con participantes buscando información, así como los conferencistas que necesitan asistencia.
Tener un equipo que te acompañe durante todos los procesos de organización es fundamental para conquistar la confianza de los participantes y mostrar que todo va a ocurrir según lo planeado.
Comisión científica
Los eventos del área académica generalmente cuentan con la ponencia de trabajos científicos, son estos trabajos los que deben someterse a una evaluación más rigurosa.
Esta evaluación es la que determinará si el artículo enviado es capaz de componer tu evento.
Posteriormente, la comisión científica también es responsable de la compilación de estos trabajos para su publicación, conocido como Actas En Línea.
Acreditación
Esta es una etapa más que fundamental.
Después de todo, ella mantiene la organización y el buen flujo del evento, principalmente para los de gran porte, con muchas actividades y bastante participantes.
Por lo tanto, para que ocurra una buena acreditación, puedes seguir algunos consejos, como:
- Proporcionar credenciales para los participantes y conferencistas;
- Contar con la tecnología para reducir las filas de tu evento.
Así, logras tener control sobre la cantidad de personas presentes en el momento, quién está inscrito en una actividad específica y marcó presencia, entre una serie de otras cosas.
Incluso, apostar por aplicaciones de acreditación, acreditación offline y plataformas para eventos en línea será más seguro y rápido.
Equipo de Apoyo
El equipo de apoyo sirve para complementar al equipo responsable. Es decir, este puede tener una responsabilidad que varía de un evento a otro.
Estas responsabilidades van desde el suministro de agua y fiscalizar la higiene en los locales a coordinar el equipo de monitores y responsables del buen funcionamiento de las actividades.
Post-evento
Certificados
Si has llegado hasta aquí es porque ya sabes cómo realizar de la mejor forma las etapas del evento.
Entonces, ya puedes pensar en los certificados, son ellos los que demuestran la participación en tu evento.
El certificado otorga validez y autoridad a tu evento.
Pero a veces es extremadamente agotador producirlos y enviarlos a cada participante.
Por esta dificultad muchos organizadores optan por una solución más ágil, como utilizar un software que automatice la producción y envío de los certificados.
Divulgación del próximo evento
¡Antes que nada aprovecha para anunciar el próximo evento!
Utiliza el espacio de los agradecimientos y últimas consideraciones para firmar un acuerdo con los participantes de esta edición para ya invitarlos a las próximas.
Si ya tienes confirmaciones de conferencistas y actividades, este es un buen momento para anunciar a los participantes.
De esa manera, ellos pueden programarse para regresar en el próximo evento.
Ahora que ya sabes cuáles son las principales etapas del evento, ¡ponte en contacto con tu equipo de confianza y acepta el desafío de un evento recurrente!
Feedback
Por último, nada mejor que saber qué no funcionó y qué puede mejorar en tu evento, así como entender qué funcionó para repetir en la próxima edición.
El feedback facilita esta comunicación con los participantes y también con los conferencistas.
Comprender lo que puede mejorar es la clave para que tu evento sea un éxito y garantizar la realización de otras ediciones.
Entonces, ¿qué tal empezar a poner todo aprendizaje en práctica? ¡Crea tu evento gratis con Even3!
