Existe un intervalo peligroso en la captación de patrocinio: el tiempo entre el “sí” del patrocinador y la firma del contrato.
En ese intervalo, el presupuesto de la empresa cambia. Además, el director que aprobó se va de vacaciones, la partida de marketing se reasigna a otra acción… Al final, aquel patrocinio que parecía cerrado vuelve al punto de partida.
Veo que esto pasa con frecuencia. Sin embargo, la mayoría de las veces el problema no es el precio ni la cuota. En realidad, es la demora en transformar la conversación en un documento firmado.
Y esa demora suele tener una causa muy práctica: el contrato sale de un lugar, la firma ocurre en otro y, al final, el archivo desaparece en una bandeja de entrada. ¡Pero eso puede cambiar!
En este texto vas a entender:
- Qué es un contrato de patrocinio y cuándo entra en la negociación;
- Cómo conseguir buenos patrocinadores antes de llegar al contrato;
- Qué entrega el Área del Patrocinador de Even3 para ti y para la marca;
- Qué cláusulas necesita tener un contrato de patrocinio de evento;
- Cómo firmar el contrato de patrocinio digitalmente, dentro de la propia Even3.
Dicho esto, vamos por partes.
Qué es un contrato de patrocinio
El contrato de patrocinio es el documento que formaliza un intercambio: la empresa invierte dinero, producto o servicio en tu evento y, a cambio, recibe visibilidad, acceso al público y asociación de marca.
Fíjate en las palabras a cambio, porque son el centro de todo.
En una donación, alguien da y no espera retorno. En un patrocinio, existe un retorno esperado.
Y es justamente ese retorno el que necesita estar escrito. Cuando queda solo en el acuerdo verbal, cada lado guarda una versión distinta de la misma conversación.
Por eso, el contrato de patrocinio no sirve para desconfiar del socio. Sirve para que los dos lados tengan la misma lista en la mano.
Antes del contrato: cómo conseguir buenos patrocinadores
Ningún contrato de patrocinio resuelve una propuesta débil. Por eso, antes de hablar de cláusulas, vale la pena organizar la etapa que viene antes.
1. Conoce a tu público en números
El patrocinador no compra tu evento. En la práctica, compra acceso a tu público.
Por eso, ten tres respuestas listas, por escrito:
- ¿Quién va a estar ahí? Cargo, sector, formación, región y poder de decisión.
- ¿Cuántos van a estar ahí? Público esperado, con la base de la edición anterior cuando exista.
- ¿Qué se lleva la marca? Contactos, exposición, contenido, reuniones, datos.
Si todavía no tienes esos números, puedes recolectarlos analizando ediciones anteriores, el mercado al que llegas o incluso entrevistando a los inscritos.
2. Arma cuotas de patrocinio con entregas claras
Generalmente, tres o cuatro cuotas suelen bastar. Más que eso, solo confunde.
Entonces, para cada cuota, describe lo que está incluido en ítems contables. Por ejemplo:
| Cuota | Ejemplos de contrapartida |
|---|---|
| Master / Diamante | Logo destacado en el sitio y en la app, espacio en la programación, activación en el lugar, App de Captura de Leads, mención en todas las circulares |
| Oro | Logo en el sitio y en la app, estand en área principal, App de Captura de Leads, envío de una pieza de email marketing |
| Plata | Logo en el sitio y en la app, estand estándar, App de Captura de Leads, mención en la apertura |
| Apoyo | Logo en el sitio, mención en redes sociales |
Básicamente, la regla es: si no lo puedes contar, no lo pongas en la cuota. Es decir, “gran visibilidad” no es una entrega, pero “logo en la página del evento y en tres correos a la base” sí lo es.
3. Elige empresas que ya hablan con tu público
Para empezar, lista proveedores del sector, empresas que patrocinaron eventos parecidos, marcas que se anuncian en los medios que tu público consume y socios institucionales.
Por otro lado, evita la lista genérica de grandes marcas. Esto es porque la conversación se vuelve mucho más corta y provechosa cuando tu público es exactamente el cliente que la empresa quiere.
4. Presenta un proyecto de patrocinio, no un pedido
Una carta pidiendo apoyo es fácil de rechazar. Pero un proyecto con público, cuotas, valores y contrapartidas es fácil de aprobar internamente. Al final, la persona que lo recibe necesita defenderlo ante su jefe.
5. Prueba el resultado después
Por último, el mejor momento de vender el patrocinio del año que viene es justo después del evento de este año, con el informe en la mano.
Entonces, aprovecha el final del evento para mantener la conversación activa con los patrocinadores, mostrando entregas, mejoras y beneficios para el año siguiente.
El Área del Patrocinador de Even3: qué entrega
Aquí, por cierto, vale un cambio de punto de vista.
Hasta ahora hablamos del trabajo del organizador. ¡Pero el patrocinador también tiene trabajo!
En la mayoría de los eventos, depende del organizador para cada información. Por ejemplo: ¿cuánto cuesta la cuota Oro? ¿Qué incluye realmente? ¿Ya se pagó la segunda cuota? ¿Cuál era el plazo del arte?
Cuando esas respuestas están repartidas en propuestas, PDFs y conversaciones de WhatsApp, pasan dos cosas:
En primer lugar, antes de la compra, la marca no logra comparar los planes y demora en decidir. Además, después de la compra, cada duda se convierte en un mensaje para el equipo de organización del evento.
Por eso existe el Área del Patrocinador de Even3: un espacio propio del patrocinador dentro de la plataforma, donde acompaña por su cuenta todo lo que involucra la participación de la marca en tu evento.
A continuación, mira lo que encuentra ahí.
Representantes del patrocinador
En primer lugar, el patrocinador puede agregar a su equipo a la plataforma de Even3.
En otras palabras, registra a los representantes de la empresa, normalmente el equipo de marketing o el jurídico, para acompañar los contratos.
Esto importa más de lo que parece, porque el patrocinio casi nunca lo decide una sola persona: quien negocia suele ser distinto de quien firma y de quien envía el arte. Así, con cada representante en su propio acceso, la información llega a quien la necesita, sin tener que reenviarla.
Cuotas organizadas, antes y después de la contratación
Este es el centro del área, y funciona en dos momentos.
Antes de la contratación, el patrocinador ve las cuotas disponibles en el evento y compara los planes lado a lado, con los beneficios incluidos en cada uno. Identifica por su cuenta qué cuota combina con la marca y se pone en contacto para cerrar.
Fíjate en la ganancia: en vez de que armes una presentación por empresa y respondas las mismas preguntas en cada reunión, la comparación ya está lista y disponible.
Después de la contratación, el área pasa a mostrar la sección Mi cuota de patrocinio, con todo lo acordado en una sola pantalla:
- cuota adquirida;
- valor contratado;
- fecha de la adquisición;
- estado de la contratación;
- beneficios incluidos;
- pagos.
Así, es la misma referencia para los dos lados. Es decir, cuando tú y el patrocinador miran la misma pantalla, desaparece esa conversación de “yo pensé que estaba incluido”.
Facturas
Además de los beneficios, el patrocinador acompaña las facturas de la cuota directamente en el área: lo que ya se pagó, lo que está pendiente y las fechas.
Así, ambos lados consiguen acompañar las finanzas con seguridad y control centralizado.
Compra de productos y servicios de la feria
Además de la cuota, el patrocinador puede contratar los ítems extra de la feria desde la propia área: mobiliario, energía adicional, medios internos, servicios de montaje y todo lo que la organización ofrezca.
Para el organizador, esa es una fuente de ingresos que suele perderse.
No porque la marca no quiera comprar, sino porque pedirlo da trabajo. Al final, hay que enviar correo, tabla, confirmación, factura…
¡El Área del Patrocinador facilita esa compra porque centraliza la disposición de los ítems, la compra segura, la facturación y la emisión de la factura en un solo lugar!
Beneficios
Como viste, cada entrega prevista en la cuota aparece detallada, con lo que está incluido.
En otras palabras, es la versión viva de aquella cláusula de contrapartidas que el organizador escribió en el contrato.
¿Pero ya pensaste en lo que puedes ofrecer? Por ejemplo, en Even3 es posible ofrecer cupones de descuento con porcentaje o valor fijo, cantidad limitada, plazo de validez y aplicación en todas las entradas o en categorías específicas. Es una entrega barata, pero valiosa para la marca, porque le lleva algo concreto a sus clientes.
Aquí entran también las contrapartidas como la exhibición de la marca en la página del evento, en el Hall 2D — el salón digital de expositores y patrocinadores, que armas sin necesitar un diseñador — y en la app del evento, que es donde el participante más mira durante los días de feria.
Estands
Siempre que la cuota incluye espacio en la feria, el estand aparece en el Área del Patrocinador.
Así, el patrocinador sabe exactamente cuál es su espacio en el mapa y qué está incluido en su estand.
Documentos: circulares, contratos y formularios
Además, todo el papeleo de la relación queda reunido en un solo lugar:
- Circulares: los comunicados oficiales de la organización quedan registrados por tipo y fecha de envío. Por ejemplo, una circular sobre el plazo de envío de artes, el horario de montaje, las reglas del espacio, la acreditación, etc.;
- Contratos: aquí está la Firma Digital. El organizador crea el contrato, lo envía para firma y el documento firmado queda archivado y vinculado a esa empresa;
- Formularios: los formularios creados por el organizador para recolectar información específica quedan guardados en el Área de cada patrocinador. En vez de perseguir cada respuesta, el organizador publica el formulario y acompaña quién ya respondió sin salir de Even3.
Captura de leads
Por último, el retorno concreto: los leads. Con la App de Captura de Leads, el equipo del patrocinador escanea la credencial del visitante desde su propio celular durante el evento, clasifica el nivel de interés y escribe una observación. Al final del evento, la lista de leads estará organizada en el Área del Patrocinador.
En la práctica, esa es una de las funcionalidades más ricas para medir el retorno del evento con datos reales.
Con todas esas funcionalidades, al final del evento el patrocinador actúa con mucha más autonomía y el organizador gestiona expositores y patrocinadores con mucha más facilidad.
Qué debe tener un contrato de patrocinio
Incluso con toda la facilidad que entrega la tecnología, es necesario formalizar el patrocinio con un documento.
Un contrato de patrocinio de evento no necesita ser largo, pero sí específico. Por eso, usa la lista de abajo como checklist al revisar el tuyo:
1. Identificación de las partes
Razón social, identificación fiscal, dirección y datos del representante legal de cada lado. Además, confirma quién tiene poder para firmar por la empresa, porque no todo contacto comercial es el responsable legal.
2. Objeto del contrato
Una frase que diga qué se está contratando. Algo como: “patrocinio de la cuota Oro del [nombre del evento], realizado el [fecha] en [lugar]”.
3. Descripción de las contrapartidas
Esta es la cláusula más importante, porque genera fricción si no es clara.
Lista las contrapartidas ítem por ítem, con cantidad, formato y plazo. Por ejemplo:
- dónde aparece el logo (sitio, app, correo, material impreso, pantalla) y en qué tamaño relativo;
- cuántos envíos de email marketing y en qué fechas;
- si hay espacio en la programación, con duración y formato;
- si hay estand, con número, categoría y metraje;
- cuántas cortesías o inscripciones están incluidas;
- si hay acceso a datos de participantes y en qué condiciones.
Si es necesario, escribe también lo que no está incluido para evitar interpretaciones equivocadas.
4. Valor, forma y plazo de pago
Valor total, número de cuotas, fechas, forma de pago, datos bancarios y, si corresponde, multa por atraso. En caso de que el patrocinio sea en producto o servicio (canje), describe el ítem y el valor equivalente.
5. Plazos de entrega del material
El patrocinador también tiene obligaciones. Define hasta cuándo necesita enviar el logo en alta resolución, los textos, las artes y la información del estand — y qué pasa si lo envía después.
6. Uso de marca y derecho de imagen
Autorización recíproca para el uso del logo y del nombre en la difusión, con límites de uso y plazo. Incluye también la autorización de captación de imagen en el evento.
7. Protección de datos
En caso de que alguna contrapartida implique compartir datos de participantes, la cláusula necesita decir cuál es la base legal, qué datos se comparten, con qué finalidad y por cuánto tiempo, según la ley de protección de datos que se aplique a tu evento. Además, comparte solo datos de quien lo autorizó expresamente.
8. Cancelación, aplazamiento y caso fortuito
¿Qué pasa si el evento se aplaza, se reprograma o se cancela? Define porcentajes de devolución y plazos. Por cierto, después de 2020, ningún contrato de evento debería salir sin esta cláusula.
9. Rescisión y penalidades
En qué situaciones cada parte puede terminar el contrato, con qué aviso previo y qué multa. Es decir, qué pasa cuando la alianza no llega hasta el final.
10. Jurisdicción y firmas
Por último, la ciudad elegida para resolver eventuales conflictos, además de la fecha y la firma de las partes.
Una observación necesaria: este checklist es una orientación práctica, construida a partir de lo que aparece con más frecuencia en los contratos de eventos. No sustituye la revisión de un abogado, principalmente en patrocinios de valor alto o con recursos públicos y leyes de incentivo involucrados.
Cómo firmar el contrato de patrocinio en Even3
¡Ahora vamos a la parte práctica! Even3 tiene la Firma Digital nativa. Es decir, ya no necesitas exportar el contrato, subirlo a un firmador externo, descargar el PDF firmado y guardarlo en otra carpeta.
Todo ocurre dentro de la plataforma. Básicamente, adjuntas el PDF, indicas quién firma de cada lado y lo envías.
Del otro lado, el patrocinador firma desde el navegador sin crear cuenta, instalar programas ni tener certificado digital.
En la práctica, eso significa:
- estado en tiempo real, así dejas de preguntar por mensaje quién ya firmó;
- borrador guardado mientras el jurídico revisa el documento;
- rechazo registrado con fecha y hora, en caso de que el patrocinador pida ajustes;
- archivo en el lugar correcto, junto a la cuota, las circulares y el registro de esa marca — lo que salva la rendición de cuentas meses después;
- el mismo flujo para contratos de estand.
Y sí, la firma electrónica tiene validez jurídica.
Preguntas frecuentes sobre el contrato de patrocinio
¿El contrato de patrocinio necesita registrarse ante notario?
No. Para contratos entre empresas privadas, el registro no es obligatorio. Aun así, puede ser recomendable en casos específicos, como patrocinios de valor muy alto o con garantías involucradas. Entonces, vale la pena consultar al jurídico.
¿Cuál es la diferencia entre contrato de patrocinio y carta de patrocinio?
La carta de patrocinio es un documento simple, generalmente una declaración de intención o de apoyo. Por otro lado, el contrato de patrocinio es el instrumento completo, con contrapartidas, valores, plazos y penalidades. Por lo tanto, para cualquier patrocinio con dinero involucrado, usa el contrato.
¿Puedo usar un modelo de contrato de patrocinio ya listo?
Puedes, como punto de partida. Pero todo modelo necesita ajustarse a las contrapartidas reales de tu cuota y ser revisado por un abogado. La parte que nunca debe copiarse, por cierto, es la descripción de las entregas, porque es específica de tu evento.
¿Necesito certificado digital para firmar en Even3?
No. La firma ocurre en la propia plataforma, sin instalación y sin certificado. Para confirmarla, el firmante recibe un código de 6 dígitos por correo, válido por 4 horas.
¿Y si el patrocinador no está de acuerdo con el contrato?
En la pantalla de firma, además de “Firmar documento”, existe la opción “Rechazar”. El rechazo queda registrado en el historial del contrato, con fecha y hora. Enseguida, ajustas el documento y creas un nuevo envío.
¿Se puede preparar el contrato sin enviarlo en el momento?
Sí. Al crear el contrato, elige “Guardar borrador” en vez de “Finalizar y enviar contrato”. Esto es útil siempre que el documento todavía necesite pasar por una revisión interna.
¿Se puede firmar el contrato de expositor de la misma forma?
Sí. Es decir, el mismo flujo vale para contratos de estand y de expositores, que quedan archivados junto al registro de cada empresa.
¿En cuánto tiempo necesita firmarse el contrato?
Lo más rápido posible después de la confirmación. La tasa de desistimiento crece con cada semana entre la aceptación verbal y la firma. Por eso, vale la pena tener el modelo listo incluso antes de la última reunión con el patrocinador.
Cierra el ciclo en un solo lugar
Captar patrocinio es un trabajo de convencimiento. Mantener al patrocinador, por otro lado, es un trabajo de organización.
Cuando la cuota, las contrapartidas, el contrato firmado, las circulares y los datos de la participación quedan en el mismo lugar, dos cosas mejoran: gastas menos tiempo verificando y tienes mucho más material para vender la próxima edición.
En Even3, toda la operación del evento la gestiona el organizador con facilidad. No solo la captación de patrocinadores, sino también la venta de entradas, los estands, la programación del evento, el envío de certificados…
Es hora de armar la página de tu evento y empezar a captar patrocinadores. Define tus cuotas y comienza ahora.
