En eventos científicos, técnicos y académicos, es necesario controlar el ingreso (check-in) de los participantes.
Pero, ¿cuál es la mejor solución para organizar la acreditación? La típica lista de papel ya no es la mejor opción, ¿verdad?
Al usar una plataforma online para vender las inscripciones de tu evento, puedes tener control total sobre qué participantes efectivamente ingresan a tu evento.
¡Y si esa plataforma está integrada con una aplicación de acreditación, mejor aún! Así, con una app, también puedes controlar los ingresos con más seguridad y mucha más practicidad.
La mejor solución para una acreditación ágil es mediante una aplicación. De hecho, la tecnología puede ser una gran aliada de tu evento y facilitar la organización en general.
Con la app, evitas la formación de filas en la entrada del evento, facilitas el control de participación de los estudiantes en las actividades y también registras las presentaciones de trabajos, lo que facilita la emisión de certificados para los participantes.
¿Por Qué Usar una Aplicación de Acreditación?
En la mayoría de los eventos hay personal en mostradores con computadoras en la entrada del evento.
A diferencia de la computadora, al usar una aplicación de acreditación es posible controlar los ingresos leyendo el código QR en menos de 5 segundos, validando la entrada y detectando posibles falsificaciones.
Es mucho más ágil que una lista en papel —donde se pierde mucho tiempo buscando nombres— y mucho más segura. Al ser más rápida, reduce las filas en los eventos, dejando pasar a un participante tras otro sin demora.
Ventajas de Usar un Código QR
Para que lo entiendas mejor, un código QR es una imagen codificada que puede leerse con la cámara del celular. La lectura del código QR en la aplicación de acreditación evita el trabajo manual de acreditar participante por participante dentro de la app.
Pero, ¿cómo funciona? La aplicación genera un código QR único para cada participante.
El día del evento, es muy importante que el participante tenga su código QR a mano, ya que esto ahorra bastante tiempo en la acreditación.
Debes estar preguntándote cómo accede el participante a su código QR, ¿verdad? Al inscribirse, el participante imprime el comprobante que ya incluye su código QR.
Si el participante no lleva el comprobante, puedes imprimir toda la lista con etiquetas antes del evento, en papel adhesivo, con los códigos QR para pegar en la credencial del participante, o puedes pedirle que abra el comprobante directamente en su celular.
Elige una Aplicación que Funcione Offline
Teniendo en cuenta que internet puede fallar en ciertos momentos, debes optar por una aplicación que funcione sin conexión.
Sin depender de internet, puedes continuar controlando el ingreso de los participantes sin interrupciones. ¿Te imaginas si el sistema se cae y se forma una fila enorme en tu evento? Por eso, siempre es mejor usar una solución que elimine esa posibilidad.
En la aplicación de abajo puedes ver que carga toda la información antes de abrirse: los datos del evento, actividades y trabajos. Así, no necesitas preocuparte por la falta de internet el día del evento.
Puede que te estés preguntando cómo el sitio del evento sabrá qué participantes asistieron si la aplicación funcionó sin internet.
Es simple: después de realizar todas las operaciones sin conexión, es necesario sincronizar la información.
Control Mucho Más Allá de las Inscripciones
Al acreditar al participante en la aplicación, confirmas su presencia en el evento. Es decir, el participante se inscribe en la plataforma y, al ser acreditado, podrá obtener su certificado al final del evento.
Acreditación Específica para Cada Actividad
Muchos eventos tienen actividades como charlas, minicursos, mesas redondas, entre otras. ¿Ya pensaste en acreditar al participante en cada una de esas actividades?
¡Acredita participantes en el evento, en las actividades y también en las sumisiones! Todo online u offline.
Controlar el ingreso del participante a la actividad te ayuda a validar si las personas inscritas realmente asistieron. Puedes armar un equipo en la entrada de tu evento para validar la asistencia, y también dejar a alguien en la entrada de cada actividad para confirmar en la app. Así, no hay riesgo de que alguien que no asistió reciba las horas para su certificado.
Confirmación de la Presentación de Trabajos
Algunos eventos realizan sumisión y presentación de trabajos. ¿No sería genial que, durante el evento, los evaluadores pudieran ir marcando a los participantes que presentan su póster o su presentación?
Con la aplicación, también puedes controlar qué trabajos fueron presentados y cuáles no.
¿Te imaginas encontrar todas estas funcionalidades en una sola aplicación? Pensando en eso, Even3 creó una aplicación para que la acreditación sea cada vez más rápida (puedes descargar la app para Android o iOS).
