¿Alguna vez has pensado en realizar más ediciones de tu evento? Es decir, convertirlo en recurrente y crear una cultura a su alrededor?
Esta puede ser una alternativa muy rentable, ya que tu evento se consolidará en el mercado, convirtiéndose en referencia y fidelizando a los participantes más antiguos.
Para muchos organizadores, es natural que un gran evento se vuelva periódico, pero ¿sabías que puedes ir más allá de solo repetir las mismas versiones año tras año?
Además, quienes organizan este tipo de evento saben que puede ser un poco más complicado mantener las expectativas altas u ofrecer mejoras respecto a la edición anterior.
Pensando en eso, preparamos 4 consejos prácticos que te salvarán a la hora de organizar un evento recurrente. Descubre más:
Beneficios de los eventos recurrentes
- Consolida tu evento como referencia sobre el tema central;
- Genera una comunidad de participantes comprometidos;
- Crea expectativa alrededor del evento;
- Mantiene un público asiduo y garantiza la venta de parte de las entradas;
- Facilita conocer a tu público y comunicarte con él;
- Permite mejoras a lo largo de las ediciones y aplicar ideas compartidas en las encuestas de satisfacción.
4 consejos para organizar eventos recurrentes exitosos
1. Facilita la creación de comunidades
Ya te habrás dado cuenta de que hablamos mucho sobre comunidades, ¿verdad?
Esto se debe a que es uno de los mayores beneficios de los eventos recurrentes. ¡Pero las comunidades no se crean de la nada!
Puedes fomentar el compromiso de tus participantes con las siguientes acciones:
Aprovecha las redes sociales a tu favor
Las redes sociales son un excelente canal de comunicación masiva y facilitan la interacción con tu público.
Allí puedes fomentar el compromiso con el evento, especialmente si la primera edición ya ocurrió y los participantes ya lo conocen.
Por ejemplo, en Instagram puedes usar un hashtag (#) único para el evento, compartir fotos y videos hechos por tus participantes, usar encuestas y mucho más.
Crea expectativa para las próximas ediciones de tu evento
Cuando hablamos de redes sociales, casi siempre pensamos en marketing digital.
Es decir, acciones de promoción de tu evento en medios digitales.
En este caso, estas acciones son ideales para generar expectativa para las próximas ediciones.
Al fin y al cabo, puedes empezar a compartir novedades en Instagram, crear misterio alrededor de los próximos invitados o incluso, a través del email marketing, enviar contenido exclusivo a los participantes recurrentes.
Entonces, ¿qué tal ir preparando a los participantes de la edición anterior enviando correos con descuentos y adelantos sobre la próxima edición del evento?
Ten grupos específicos para tus participantes
Por último, nada mejor que los grupos para consolidar la comunidad.
Por ejemplo, el Festival do Conhecimento de la UFRJ creó un boletín mensual para comunicarse con los participantes incluso después de terminado el evento.
También puedes crear grupos en WhatsApp, Telegram o Facebook para compartir contenido y permitir que los participantes discutan e interactúen entre sí.
Así, tu evento siempre será visto como una plataforma de encuentros y networking.
Pero recuerda: los grupos tienen un tono de exclusividad, por lo que lo ideal es mantener allí solo a quienes ya conocen el evento.
Para esto, puedes compartir el enlace de tu grupo en lugares de fácil acceso solo para los participantes.
Por ejemplo, en Even3 es posible agregar un enlace al grupo de WhatsApp o Telegram en la página de confirmación de inscripción del participante.
2. Utiliza encuestas de satisfacción
Los eventos recurrentes permiten hacer pruebas y mejoras de edición en edición, pero ¿cómo saber qué está funcionando y qué se puede mejorar?
Es simple: invierte en encuestas de satisfacción. Son instrumentos que sirven para medir y evaluar la calidad del evento.
También conocidas como feedback, pueden realizarse en diferentes momentos del evento y a través de distintas herramientas.
Entre los ejemplos más comunes están los formularios, correos electrónicos, Net Promoter Score (NPS) y plataformas de eventos como Even3, que ya cuentan con encuestas de satisfacción integradas en el propio sitio.
Además, pensando en ayudarte, creamos un modelo de Encuesta de Satisfacción para ayudarte a medir el éxito de tu evento. Solo tienes que descargarlo y empezar a usarlo.
3. Copia la información del evento anterior
Para mantener la calidad, los eventos recurrentes exigen mucha atención por parte de la organización y muchas veces requieren repetir algunas cosas de ediciones pasadas.
Por eso, ¿qué tal automatizar algunos procesos? En Even3, puedes copiar la información principal de un evento anterior y no preocuparte por lo que pudiste haber olvidado.
4. Crea relación con tus contactos
Otra funcionalidad esencial para los eventos recurrentes es la posibilidad de exportar los contactos de los participantes inscritos.
Esto será fundamental para dar continuidad a la comunicación, trabajar con los contactos interesados e informarles sobre las novedades de las próximas ediciones.
De esta forma, puedes utilizar la función de exportar contactos y usarlos para email marketing.
En Even3, por ejemplo, este paso es muy simple. Solo tienes que ir al menú Personas y exportar tus contactos segmentados por fecha de inscripción, categoría y demás datos proporcionados al momento de la inscripción.
Pero no olvides siempre dejar en claro a los participantes cómo se usarán sus datos y contar con su consentimiento, ¿de acuerdo? Así respetarás las normativas de protección de datos.
Ahora es momento de empezar a poner manos a la obra para la próxima edición de tu evento.
Empieza conociendo Even3, la plataforma que automatizará y simplificará las principales etapas de tu evento recurrente. Crea un evento gratis.
