Cómo organizar el transporte para eventos

¿Alguna vez te detuviste a pensar cómo la comodidad puede marcar la diferencia en la experiencia de tu evento?

Tener una forma segura de llegar al lugar y regresar puede ser incluso una comodidad por la que muchos están dispuestos a pagar.

Por eso, es común que algunos organizadores ofrezcan opciones de transporte para eventos.

Este es un movimiento bastante común en conciertos. Pero también ocurre en conferencias, grandes congresos y en el mundo corporativo.

Al final, participar en un evento es más fácil cuando hay comodidades como comida, alojamiento y transporte disponibles para los participantes. ¿Estás de acuerdo?

Entonces vale la pena conocer lo que necesitas para ofrecer transporte en tu evento:

¿El Transporte para Eventos Es Obligatorio?

Para empezar, no es obligatorio ofrecer transporte en eventos.

Pero brindar este servicio a tus participantes puede ser un diferencial muy atractivo.

Sobre todo si el evento está lejos de los grandes centros urbanos o incluye desplazamientos dentro de la programación. Al final, tu papel es facilitar el acceso al lugar.

Y con un transporte exclusivo para el evento, también puedes fomentar la participación y generar sentimientos positivos de pertenencia y cuidado. Entre los principales beneficios están:

Beneficios del Transporte en Eventos

Más comodidad y facilidad para los participantes;
Un diferencial único y atractivo para tu evento;
Facilidad de acceso al lugar del evento;
Mayor seguridad para los participantes;
Una posibilidad de ingreso adicional junto con la venta de entradas.

Pero seguramente ya te diste cuenta de que no todos los eventos necesitarán transporte, ¿verdad?

Por eso, es importante analizar al público y verificar la necesidad del servicio de transporte antes de firmar contratos con las empresas proveedoras. ¡Te voy a enseñar cómo hacerlo!

¿Cómo Organizar el Transporte para Eventos?

Analiza a Tu Público y el Evento

El primer paso para organizar el transporte para eventos es entender quiénes son tus participantes y las características del evento.

Por lo tanto, considera:

Ubicación del evento;
Horario y duración;
Perfil de los invitados: dónde viven, si vendrán de otras ciudades, si tienen presupuesto para contratar servicios por su cuenta, etc.

Por ejemplo, un evento corporativo puede ofrecer el transporte como un beneficio.

Sin embargo, los eventos musicales pueden cobrar por este servicio.

Por eso, es importante analizar las expectativas del público antes de definir las mejores opciones de traslado.

Para eso, puedes usar el formulario de encuesta de público gratuito creado por Even3.

4 Cuidados al Elegir un Servicio de Traslado para Tu Evento

1. Presta atención al tamaño de la flota y evita el hacinamiento: la cantidad de plazas disponibles siempre debe ser mayor que la estimación de personas.

Para saber cuántos participantes usarían el transporte, haz una estimación del público esperado a partir de un análisis o encuesta.

2. Ofrece buenos vehículos: tus opciones deben ser accesibles para todos y cómodas.

Por eso, verifica siempre las condiciones y limpieza de los vehículos ofrecidos por el proveedor. Y analiza si tiene más sentido solicitar autobuses o vans.

3. Encuentra un proveedor confiable: busca empresas que cuenten con certificaciones de los organismos reguladores de transporte. Esto evitará problemas y ofrecerá más seguridad a tus participantes.

También verifica las credenciales de los conductores.

Por lo general, puedes consultar con el organismo regulador de transporte terrestre de tu país las leyes y requisitos que una empresa debe cumplir para ofrecer este tipo de servicio.

4. Organiza horarios e itinerarios: define los horarios de salida con anticipación y respétalos estrictamente.

El transporte también debe tener puntos de partida y llegada en lugares de fácil acceso, seguros y bien señalizados.

Ofrece la Compra del Transporte a los Participantes

Por último, si vas a vender el servicio de traslado, es hora de incluir una página de ventas.

Con esto, harás el servicio más accesible para tus participantes. Además de tener un mayor control de la cantidad de personas que necesitarán transporte.

Lo ideal es que la venta se ofrezca durante la inscripción al evento.

Así, los participantes saben que existe la opción de transporte y pueden planificarse con anticipación.

Por ejemplo, el organizador que desea vender los traslados para el evento puede crear una entrada específica o usar la tienda de artículos adicionales de Even3.

En la práctica, las opciones funcionan así:

Vende el Transporte Junto con las Inscripciones

Puedes ofrecer la opción de compra combinada de entrada + transporte.

Esta alternativa puede facilitar la inscripción de personas que tendrían dificultades para llegar solas al lugar del evento.

Entonces, todo lo que necesitas hacer es crear los diferentes tipos de entradas para tu evento.

Esto se puede hacer a través de una plataforma de venta de entradas. Te muestro cómo funciona en la práctica en Even3:

Crea un tipo de entrada general y otro de entrada + transporte. Puedes crear tantas entradas como quieras en Even3;
En la descripción de la entrada con transporte, informa todo lo que el participante necesita saber. Añade horarios, puntos de salida, etc.;
Ofrece soporte durante la compra para resolver las dudas de los participantes. Puedes agregar botones de WhatsApp o chat en la página de compra de la entrada.

Vende el Transporte en la Tienda del Evento

A pesar de la venta combinada, algunos participantes pueden preferir comprar el transporte después.

En ese caso, puedes incluirlo como un artículo en la tienda de tu evento.

Esta es una funcionalidad ofrecida por Even3 y es una posibilidad de ingreso adicional.

Así, tu evento tendrá una tienda online a la que se puede acceder durante la compra de entradas o a través de un enlace exclusivo.

Para eso, solo debes activar los artículos y definir la cantidad disponible para el público.
De esta manera, puedes crear un único artículo de transporte o separar las opciones según los horarios de salida de los vehículos.