¿Piensas realizar una transmisión pregrabada de eventos online? ¡Excelente elección!
Como ya explicamos en otro artículo del blog, Eventos online: ¿por dónde empezar?, al planificar un evento online, es necesario tener en cuenta tres cosas:
- Tipo de transmisión que vas a utilizar, que puede ser en vivo, grabada o videoconferencia
- La plataforma o herramienta donde vas a realizar el evento
- Los equipos necesarios para una transmisión de calidad
Hoy, nos vamos a enfocar en el primer tema: el tipo de transmisión que puedes utilizar en tu evento, más específicamente sobre la opción de transmisión pregrabada de eventos.
Vas a entender cómo funciona la transmisión pregrabada, para qué tipos de evento es ideal, además de sus ventajas y desventajas.
Y, claro, ¡te vamos a dar los mejores consejos para que puedas adoptarla con éxito en tu evento! ¿Vamos?
Transmisión pregrabada de eventos
Seguramente ya viste un live en vivo en Instagram o participaste de un evento en vivo en el que, en medio del contenido, se cayó el internet o el micrófono dejó de funcionar. Frustrante, ¿no?
Justamente para evitar inconvenientes y sustos de ese tipo es que muchos eventos optan por utilizar la transmisión pregrabada.
El video pregrabado se usa bastante en el ámbito de los eventos, principalmente por aquellos que tienen más de una actividad o charla en su programación.
Consiste en la grabación anticipada de las charlas de un evento online.
Esas charlas, posteriormente, podrán lanzarse en un día y horario específico de la programación del evento, ¡como si estuvieran siendo transmitidas en vivo! Este formato también se conoce como simulive.
Sin embargo, como la grabación y la transmisión no ocurren simultáneamente, la gran ventaja es que el video grabado le permite al organizador y al ponente tener más tiempo para planificar y editar el contenido.
Por lo tanto, es natural que los materiales producidos en la modalidad pregrabada tengan más calidad y cuenten con recursos audiovisuales más desarrollados que la transmisión simultánea.
Si tu mayor preocupación es cómo quedará la interacción con los participantes, ¡calma! Más adelante, te voy a señalar algunas soluciones para que ponentes y organizadores queden más cerca del público.
Transmisión pregrabada y videotape
La transmisión pregrabada es una funcionalidad bastante utilizada en el ámbito del periodismo. En el área, se conoce como videotape, los famosos VTs.
El videotape empezó a adoptarse en los noticieros alrededor de 1960 y representó un gran hito en la historia del periodismo televisivo.
Esto se debe a que, sin él, la programación televisiva dependía exclusivamente de las transmisiones en vivo. Con los VTs, se pudo armar una grilla de programación, distribuyendo los contenidos previamente grabados en días y horarios de transmisión.
Al ver un noticiero, por ejemplo, podemos ver VTs de periodistas en el lugar de un determinado acontecimiento combinados con imágenes de apoyo que confirman lo que está diciendo el reportero.
Esas imágenes de apoyo pueden ser gráficos, imágenes que recuerden el acontecimiento o que presenten datos complementarios sobre el tema abordado.
Muchas veces, tenemos la impresión de que el contenido se está transmitiendo en vivo, simultáneamente mientras ocurre, cuando, en realidad, fue pregrabado. Todo por la forma en que el periodista decide comunicarse en el VT: dando los buenos días, hablando directamente con el presentador y usando verbos en presente.
¿Para qué eventos es ideal?
La transmisión online pregrabada es ideal para los eventos que desean crear contenidos más elaborados y que tienen más tiempo para la producción.
Además, se recomienda fuertemente para los eventos que cuentan con más de una charla en la programación. Principalmente, aquellos que tienen varias actividades online ocurriendo a lo largo del día.
La modalidad de transmisión pregrabada disminuye considerablemente las posibilidades de que ocurran errores y sustos de transmisión el día del evento, ya que el organizador tendrá todo el material grabado, editado y verificado antes de ponerlo a disposición de los participantes.
Entonces, no se corre el riesgo de que se caiga el internet en medio de una charla, perjudicando todo el contenido y también la programación del evento, que tiene horarios que cumplir.
Si tu evento es complejo, con muchas actividades, ni lo dudes. ¡La opción pregrabada es la mejor!
También vale para eventos que cuentan con pocas o solo una charla, o para los organizadores que quieren garantizar una transmisión más segura y de mejor calidad a los participantes.
8 ventajas de la transmisión pregrabada
Si tienes dudas sobre si la transmisión grabada es el tipo ideal para tu evento, revisa estas 8 razones y entiende por qué es la mejor opción.
Planificación anticipada de contenido
El contenido de la charla, en la modalidad pregrabada, puede pensarse con más calma y reestructurarse, si es necesario. ¡Todo para que quede lo más organizado y bien producido posible!
Facilidad de edición
En la transmisión pregrabada, es posible editar el material producido por los ponentes antes de liberarlo al público.
Con esto, puedes insertar recursos sonoros para dejar la producción audiovisual más atractiva y también incluir subtítulos con el nombre de los ponentes y el título de la charla.
Corrección de fallas
Como existe la posibilidad de editar el video, puedes corregir fallas que ocurrieron durante la grabación, ya sean de texto o problemas técnicos, como ruidos del ambiente, foco de la imagen, luz sobreexpuesta y problemas en la captación del audio.
Fortalecimiento de branding
¿Ya pensaste en formas de fortalecer el branding de tu evento durante las charlas?
¡En el tipo de transmisión pregrabada eso es posible! Puedes, por ejemplo, agregar cortinillas de apertura y cierre con la marca del evento. O incluso fijar el logo del evento, en un espacio del video, durante toda la transmisión.
Calidad
La calidad de las imágenes y del audio de las transmisiones pregrabadas también suele quedar mucho mejor que en los videos en vivo.
Las transmisiones en vivo, al depender, por ejemplo, de factores como la estabilidad de la conexión a internet, terminan volviéndose más pesadas y dejando las imágenes con calidad inferior, con el fin de evitar que los videos se interrumpan por completo.
Espacio para patrocinadores
Sabemos que los patrocinios son fundamentales para viabilizar muchos eventos. Y el formato de transmisión pregrabada puede ser de gran valor para quienes desean encontrar formas de incluir patrocinadores en el evento online.
Un buen consejo es incluir videos de los patrocinadores antes y después de las charlas. Como el contenido es pregrabado, tú, como organizador, ¡puedes realizar esta edición antes de poner las charlas a disposición del público!
Mayor interacción entre los participantes
En el formato pregrabado, el ponente no va a interrumpir el contenido para resolver dudas de los participantes. Así, el contenido se transmitirá de forma más fluida y con menos posibilidades de perder el foco.
Pero las interacciones de los participantes con los ponentes todavía pueden existir. En algunas plataformas, como Even3, puedes habilitar esa interacción vía chat, en tiempo real.
Así, todas las dudas pueden resolverse, pero la transmisión de contenido no se ve comprometida.
Accesibilidad y alcance
El formato pregrabado permite insertar subtítulos en diferentes idiomas en los videos de las charlas. Así, el contenido de tu evento se vuelve accesible a personas de todo el mundo y también a personas con discapacidad auditiva.
Cómo comunicarse con el público
Una comunicación eficiente hace que la transmisión pregrabada en los eventos sea mucho más atractiva.
¿Recuerdas lo que dije sobre los videotapes de los periodistas? Para dar la impresión de que el contenido se está transmitiendo exactamente en ese momento al público, acercando la relación ponente-participante, algunos cuidados son esenciales.
Por eso, listamos algunas recomendaciones para ponentes en transmisiones pregrabadas:
Verbos en presente
Utiliza los verbos en presente al momento de comunicarte. Esto le transmite al público la idea de que el ponente está, en ese momento, en el escenario del evento, que la charla se está grabando y transmitiendo ahora. Aunque haya sido grabada con anticipación =)
Mira hacia la cámara
Hablar mirando hacia la cámara es un consejo fundamental para quienes quieren transmitir una idea de mayor cercanía y conexión con el público. Antes de comenzar a grabar, verifica cómo está el encuadre de la filmación: ¿corta tu cabeza? ¿compromete tu comunicación con el público?
Saludos de bienvenida y de despedida
Desear buenos días, buenas tardes o buenas noches, según el horario planificado para tu charla en la grilla de programación del evento, también es una forma eficiente de transmitir la idea de que la charla está ocurriendo en ese momento.
Si todavía no tienes el horario de tu charla definido, evita saludar de acuerdo con un horario específico, como “buenos días”. ¿Qué tal usar “Hola, gente” o “Hola a todos”?
Tampoco te olvides de presentarte. Di tu nombre, cuenta de forma muy breve tu historia y actuación en el mercado. ¡Esto genera cercanía! Al final de la charla, no te olvides de despedirte, ¿eh?
Menciona el nombre del evento
Al mencionar el nombre del evento durante la presentación del contenido, el ponente comprueba la exclusividad de ese material. Es decir, garantiza que la charla fue elaborada exclusivamente para el evento.
Usa ejemplos y haz preguntas
Los ejemplos son una excelente forma de acercar al público al contenido del evento. A través de ellos, los participantes se identifican con las situaciones y logran absorber el contenido de forma más clara.
Las preguntas también contribuyen a esa cercanía ponente-público, pues estimulan una interacción. Puedes preguntarle al público si ya se enfrentó a una determinada situación que involucre o ilustre el tema, por ejemplo.
¿Cómo queda la interacción en la transmisión pregrabada?
La gran preocupación de los organizadores y ponentes es en relación a la interacción con los participantes. Existen algunas soluciones para que los ponentes logren, por ejemplo, resolver dudas, recoger feedbacks y escuchar a su público.
Interacción vía chat en tiempo real
En Even3 y también en plataformas de video como YouTube, es posible activar comentarios en transmisiones pregrabadas.
Una gran ventaja es que, a diferencia de lo que ocurre en la transmisión en vivo, el ponente logra responder las dudas durante la transmisión en el chat. Entonces, mientras todos ven el material, el ponente estará atento por si alguien tiene alguna duda.
De esta manera, los comentarios quedan mucho más organizados y la charla ocurre de manera mucho más fluida y sucinta, ya que no ocurren varias interrupciones como en el vivo para responder al público y, aun así, ¡todos van a ser respondidos!
Publicación con dudas
¿Tu evento cuenta con alguna red social? ¿Usa Instagram, por ejemplo? ¿Qué tal dedicar una publicación exclusiva para “Preguntas y Respuestas” e interacción del ponente con el público? ¡Esta práctica ya es adoptada por algunos eventos y cursos online!
Transmisión en vivo solo para dudas
¿Ya pensaste en realizar una transmisión más corta, en formato en vivo, solo para resolver dudas e interactuar con tus participantes? Puedes avisar, con anticipación, quizás al final de tu charla, la fecha y el horario de ese encuentro.
Así, los participantes ya estudian el contenido, anotan las dudas, curiosidades y contribuciones que quieran aportar al tema, y las dejan separadas para el encuentro en vivo.
Correos electrónicos
Otra opción es dejar tu correo electrónico o contacto a disposición de los participantes. A diferencia de las otras tres opciones, el correo es una relación “de uno a uno”, entonces, no habrá un intercambio y compartimiento de experiencias con otros participantes, pero aun así puede ser una buena alternativa para la interacción de un participante con el ponente.
¿Qué necesitas para una transmisión pregrabada?
Si piensas adoptar la transmisión pregrabada en tu evento, es necesario estar atento a algunos detalles, como:
Los equipos ideales de grabación
Tener equipos disponibles, como cámara y micrófono, es fundamental para realizar una buena grabación. Ten en mente que no siempre es necesario adquirir productos caros. Listamos algunas opciones de excelente costo-beneficio para que grabes tus charlas:
→ Acceder ahora: Cómo elegir los equipos para grabar charlas online
El lugar correcto de grabación
Elige un lugar tranquilo para grabar. Grabar de madrugada es una excelente forma de no ser interrumpido por familiares, por ejemplo.
Piensa en el fondo, es decir, en lo que aparecerá detrás de ti en el video. Intenta dejarlo lo más organizado posible y con aspecto profesional. Revisa la iluminación antes de comenzar a grabar, ¡así como también si el audio está bien!
La herramienta correcta para grabar
¿Qué herramienta usar para grabar tu charla? Zoom Meetings es la más famosa de ellas, pero puedes usar otras para la transmisión pregrabada de eventos.
Elaboramos una lista para que consultes y decidas la mejor para tu evento.
La mejor plataforma para recibir mi evento online
Y no te olvides, claro, de elegir una buena plataforma de eventos para gestionar el tuyo.
Even3 es una plataforma completa, en la que puedes gestionar todo el ciclo de tu evento: crear sitio, vender inscripciones, gestionar pagos y submisiones y realizar la transmisión online de tu evento. Ya sea en la modalidad en vivo o pregrabada.
No pierdas tiempo, ¡comienza ahora a organizar tu evento online!
