La sumisión es uno de los procesos más comunes en eventos académicos y científicos. Tradicionalmente, la palabra “sumisión” estaba vinculada a la recepción de artículos científicos, pero hoy los eventos también reciben poesías, fotografías, música, videos, banners y otros materiales sujetos a evaluación. Gestionar la sumisión es una tarea minuciosa que exige mucho cuidado por parte de la organización.
Entendiendo la Sumisión de Trabajos en Eventos
La sumisión en eventos involucra 6 etapas principales: la propia sumisión/recepción, evaluación, revisión, resultados, presentación y publicación de actas. Estas etapas pueden realizarse de forma manual o automática. Conoce la mejor manera de gestionar la sumisión de trabajos en tu evento.
1. Sumisión
De forma manual, los organizadores deben orientar a los participantes para que envíen los materiales para evaluación por correo electrónico o herramientas como Google Docs. Alguien de la comisión organizadora debe encargarse de comprobar la recepción de los archivos y organizarlos en planillas según la modalidad (resumen, reseña, artículo, foto…) y el área temática.
Con una plataforma de eventos, puedes realizar todos estos procedimientos de forma automática y en un solo lugar. En Even3, puedes despedirte de las planillas: tenemos un módulo exclusivo para la sumisión, donde el participante completa el formulario, envía su trabajo y sigue todas las etapas siguientes: evaluación, revisión y presentación.
2. Evaluación
La forma en que los trabajos o actividades serán evaluados debe definirse previamente por la organización del evento. Lo ideal es centralizar todos los trabajos a evaluar en un solo lugar y establecer criterios de evaluación claros, algo que puede automatizarse en Even3. Así, los evaluadores trabajan de forma más ágil, la organización evita una fuerza de tarea manual (enviando 500 correos) y los participantes pueden seguir en tiempo real la evaluación de sus trabajos.
3. Revisión
Después de ser evaluados, los trabajos pueden ser aprobados, rechazados o aprobados con observaciones. Si los organizadores optan por hacer esta etapa de forma manual, deben tener mucho cuidado: los trabajos aprobados con observaciones deben volver a sus autores para corrección, y la organización debe reenviar el material y controlar el plazo de devolución.
Hoy en día, puedes hacer esto de forma automatizada a través de una plataforma, poniendo a disposición de los autores los trabajos aprobados con observaciones y estableciendo un plazo para que devuelvan el material corregido para una nueva evaluación.
4. Resultados
¡Es hora de anunciar los resultados! Puedes enviar un correo a los autores cuyos trabajos fueron aprobados, incluyendo orientaciones y fechas de presentación. Hacer esto manualmente implica crear una lista de correos o usar herramientas de email marketing para filtrar mejor a quién enviar cada mensaje, lo cual sigue tomando tiempo y esfuerzo. Por eso es preferible usar un sistema de gestión de eventos que automatice esta etapa por ti.
5. Presentación
Encajar los trabajos aprobados en salas y horarios que tengan sentido puede ser una de las tareas más complicadas al armar la programación de un evento. De forma manual, no hay forma de evitar el rompecabezas de encajar temáticas en salas y horarios. Con un sistema de eventos todo se vuelve más fácil: puedes distribuir automáticamente los trabajos aprobados en salas y horarios estratégicos, y los participantes pueden acceder a esta información de programación directamente en la plataforma.
6. Publicación de Actas
La mejor manera de preservar todo lo que generó tu evento es publicando las actas. Todos los resúmenes, trabajos presentados, charlas y conferencias se compilan en un contenido más amplio. Publicar las actas es una excelente forma de fortalecer la autoridad de tu marca o evento, y para los participantes, tener un trabajo publicado en las actas añade un valor real a su currículum.
