El sistema de acreditación es la primera impresión que se lleva el participante, por eso es un punto que exige mucha atención.
Un problema común en la mayoría de los eventos son las personas esperando en fila. Esta situación genera insatisfacción entre los participantes y da la impresión de desorganización por parte de la comisión.
Sabemos que es sumamente importante elegir un sistema de acreditación que se adapte al tamaño de tu evento. Por eso, preparamos cinco consejos de acreditación que harán de tu evento un éxito.
1. Elección del Lugar
No querrás que las personas juzguen tu evento antes de que comience, así que elige un espacio bien organizado para la acreditación.
Sé cuidadoso al elegir el lugar: cuanto más grande y espacioso, mejor. En eventos pequeños es más fácil encontrar un espacio adecuado.
En eventos grandes, cuanto mayor sea el número de personas, mayor será la influencia del lugar en la percepción de los participantes.
Prefiere espacios abiertos y ventilados, evita salas cerradas, ya que muchas personas se sienten incómodas en lugares cerrados, apretados y llenos de gente.
2. Prepara al Equipo
Es importante contar con suficiente personal para garantizar que las filas no se conviertan en un problema. El número de personas en tu equipo debe ser proporcional al número de participantes esperados.
Para descubrir el número exacto, basta con hacer una simulación:
- Define la cantidad de personas que trabajarán en la acreditación
- Simula cuánto tiempo lleva acreditar a un solo participante
Luego aplica esta fórmula:
Si 1 persona es acreditada en 3 minutos, y tienes 1.000 participantes inscritos con un equipo de 10 personas acreditando, ¡la acreditación tomaría 5 horas!
En caso de duda, es mejor tener personas de más en el equipo que dejar a los participantes esperando en una fila larga. Recuerda, este es un evento profesional, no una fila para un parque de diversiones.
3. Señaliza el Lugar
Puede parecerte obvio dónde queda el área de acreditación, pero nada es peor para el participante que sentirse perdido, sin saber a dónde ir.
Usa y abusa de la señalización, no necesita ser elaborada, imprime flechas y direcciones en papel para orientar a las personas. Aunque tu evento tenga una sola entrada, déjalo bien claro y señalizado.
Asume que tus participantes nunca estuvieron ahí y que tal vez ni siquiera sepan que existe un área de acreditación. Es sumamente importante señalizar y orientar a los participantes en la dirección correcta.
4. Divide las Filas
Crea filas separadas cuando sea necesario. Puedes usar varias filas: una para participantes que quieren inscribirse en el momento, otra para quienes tienen problemas de pago, otra para recibir el material y la credencial.
Estas diferentes filas ayudan a que tu acreditación esté siempre en movimiento y organizada.
Si el evento es muy grande y las filas son largas, coloca a tu equipo para recibir y calmar a los participantes, orientando a las personas, brindando información y respondiendo preguntas.
Una fila muy larga puede crear un ambiente desagradable.
5. Usa la Tecnología a tu Favor: ¡Usa un Sistema de Acreditación!
Las aplicaciones de acreditación son una solución para agilizar y dinamizar este proceso. Aceleran el ingreso de las personas y facilitan la consulta de datos, reduciendo filas y necesidad de personal.
Even3 ofrece una aplicación que permite realizar todo el sistema de acreditación desde smartphones. Ya está disponible en la App Store y en la Play Store. Con ella, ¡es posible acreditar incluso sin conexión a internet! Se puede acreditar offline y sincronizar después del evento.
También ayuda a ahorrar tiempo y dinero al imprimir la lista de asistencia, eliminando la necesidad de lectores de código que no son nada ágiles ni integrados.
Es intuitiva y tiene un buen diseño de interacción, así que no tendrás dificultades para usarla: solo debes generar tu código en el área de acreditación, dentro del menú Opciones.
