Si organizas eventos, sabes bien lo ricos que son como fuente de contactos. ¿Pero sabes aprovecharlos?
Cada inscripción hecha en un evento es algo mucho más grande que solo una plaza ocupada. En realidad, la información que los participantes ofrecen libremente son oportunidades de relación y de negocio.
Pero aquí viene el gran desafío: ¿cómo transformar esa lista de inscritos en algo realmente valioso?
¡Es en ese momento que la tecnología entra en escena! En este artículo te enseñamos a transformar participantes en clientes fieles con Even3 y RD Station. Conoce más sobre:
- Qué es RD Station y para qué sirve;
- Consejos para unir eventos a una estrategia de marketing;
- Cómo usar RD Station en eventos.
¿Qué es RD Station y para qué sirve?
De forma directa, RD Station es una de las herramientas de marketing digital y CRM más usadas en Latinoamérica. ¿Pero sabes qué es un CRM?
CRM es la sigla de Customer Relationship Management, que en español significa Gestión de Relación con el Cliente. En la práctica, un CRM es un sistema que centraliza toda la información sobre tus contactos: es como una agenda potenciada con datos básicos (nombre y correo) más el historial de interacciones, intereses y negociaciones.
Tener un CRM te ayuda a transformar participantes de eventos en clientes, porque ayuda a cerrar negocios y vender a las personas correctas, de la mejor forma y en el mejor momento.
Eso es justamente lo que hace RD Station. La tecnología te ayuda a capturar datos, administrarlos y venderlos de forma automática.
Básicamente, con RD Station puedes:
- Capturar leads mediante formularios, landing pages e integraciones;
- Nutrir contactos con correos automáticos, enviando mensajes segmentados según los intereses de cada persona;
- Gestionar el embudo de ventas, entendiendo en qué etapa del recorrido está cada contacto;
- Analizar resultados con informes que muestran el desempeño de las campañas y del proceso comercial.
En resumen: RD Station funciona como un centro de control de marketing y ventas, permitiendo que empresas e instituciones se comuniquen mejor con su público, de forma personalizada y eficiente.
¿Pero qué tiene que ver RD Station con los eventos?
Tal vez te preguntes: “Ok, entendí qué es RD Station. ¿Pero qué tiene que ver con eventos?”
La respuesta es simple: un evento es una de las mejores oportunidades de marketing que puedes tener.
Imagina, por ejemplo, una feria de negocios. Cientos o incluso miles de personas se inscriben, asisten e interactúan con tu marca. Pero no siempre les vendes a todas. ¿Y ahora?
Los eventos abren la puerta para adquirir contactos de forma orgánica. Conoces personas con intereses específicos, distintos niveles de conocimiento sobre tu producto o servicio y expectativas diferentes.
Después, un CRM como RD Station te ayuda a nutrir la relación con ellas y venderles exactamente lo que necesitan, en el momento en que lo necesitan. A esto lo llamamos leads y gestión de leads.
Entiende cómo funciona:
Lead
Cuando alguien se inscribe en tu evento, ya dio el primer paso hacia una relación con tu marca.
Ese contacto se convierte entonces en un lead: alguien que te dio sus datos y puede ser nutrido hasta convertirse en un cliente fiel.
Embudo de ventas
Ahora piensa en el embudo de ventas como un mapa que muestra en qué etapa está ese lead.
- Algunas personas están apenas en el descubrimiento, la parte superior. Todavía están conociendo el tema, descubriendo que tienen un problema y aún no saben que tu producto puede ayudarles;
- Otras están en consideración, la parte media. Ya saben que tienen un problema, quieren resolverlo y están comparando alternativas, tú entre ellas;
- Y algunas ya están en el fondo del embudo, en la etapa de decisión: listas para comprar tu producto.
Un evento puede reunir todos estos perfiles en un solo lugar, o estar dirigido solo a uno de ellos.
Por eso, el secreto está en identificar cada etapa y trabajar la comunicación de forma personalizada con RD Station.
Automatización de marketing
Después de capturar los leads, es hora de activar la automatización de marketing.
En lugar de gastar horas enviando correos manuales, puedes programar mensajes automáticos y segmentados.
Por ejemplo, si quieres usar un evento para vender productos, puedes crear el siguiente flujo de correos automáticos:
Parte superior del embudo (después de la inscripción al evento)
En cuanto la persona se inscribe, puedes enviar un correo de bienvenida que presente tu marca y entregue valor inmediato.
Parte media del embudo (pre-evento)
Unos días antes del evento, envía un correo mostrando cómo tu empresa resuelve un problema real del público.
Fondo del embudo (post-evento)
Cuando el evento termina, es hora de transformar el interés en venta. Envía una oferta exclusiva a los participantes.
Seguimiento (nutrición continua)
Quienes no compraron pueden seguir recibiendo contenidos que refuercen tu autoridad y muestren pruebas sociales.
Gestión y nutrición de leads
¿Recuerdas esos correos de ejemplo? Este proceso se llama nutrición de leads: ofrecer contenido e información relevante hasta que la persona esté lista para comprar tu producto.
Además, la nutrición no tiene que detenerse después de la compra. Puedes seguir manteniendo la relación con tu público para fidelizarlo o lanzar nuevos productos.
¿Cómo usar RD Station en eventos?
Ya puedes notar la diferencia que RD Station puede hacer en eventos, ¿verdad? Ahora te explico cómo funciona en la práctica junto con una plataforma de eventos.
La propia herramienta RD Station te permite integrarte con algunas plataformas, como Even3.
En resumen, Even3 es la plataforma donde gestionas tu evento. RD Station es donde gestionas tus contactos y la estrategia de comunicación de tu marca.
Cuando trabajan juntas, ganas tiempo, organización y resultados mucho más expresivos.
Integración Even3 + RD Station CRM
Uno de los productos ofrecidos dentro de RD Station es RD Sales CRM.
En la práctica, cuando se integra con la plataforma de Even3, sucede lo siguiente: cada vez que un participante confirma su inscripción en un evento o actividad en Even3, o cuando se aprueba una venta, esa información va directo a RD Sales CRM.
Es decir, nada de exportar planillas ni actualizar manualmente.
Ejemplo práctico: imagina que organizas una feria de tecnología. Un participante confirma la inscripción a una charla sobre inteligencia artificial. Esa información va automáticamente al CRM, actualizando el contacto de la persona y mostrando que tiene un interés específico en ese tema. Esto ayuda a tu equipo de ventas a tener conversaciones mucho más dirigidas después del evento.
Beneficios:
- Todos los contactos entran directo al embudo de ventas;
- El equipo puede seguir las oportunidades en tiempo real;
- Los eventos pueden usarse de forma más estratégica dentro del embudo de ventas;
- El historial de relación queda centralizado, sin riesgo de perder información.
Integración con RD Marketing
Además del CRM, la integración con RD Marketing ayuda a crear flujos automáticos de comunicación.
En cuanto se confirma la inscripción de un participante, o se aprueba una venta, los datos van automáticamente a RD Marketing.
Allí puedes configurar campañas segmentadas, listas personalizadas e incluso cambiar automáticamente el estado del lead a “Cliente”.
Ejemplo práctico: piensa en un congreso académico. En cuanto el participante confirma la inscripción, puede recibir automáticamente un flujo de correos vinculado a la temática del evento y contenidos de valor que lo hagan avanzar por el embudo de ventas de forma natural.
Beneficios:
- Datos centralizados para campañas de marketing más inteligentes;
- Los participantes reciben comunicaciones segmentadas y personalizadas;
- Mayor compromiso, antes, durante y después del evento.
Por último, vale recordar que RD Station no es gratuito. La herramienta tiene varios planes pagos para quienes tienen interés en integrarla a una plataforma de eventos.
Even3, en cambio, es gratis, y no se conecta solo con RD Station. Con la plataforma de eventos de Even3, también puedes conectarte a herramientas como ActiveCampaign, LeadLovers, Ramper, Mailchimp y otras.
Además, puedes aprovechar otras funcionalidades de marketing gratuitas, como email marketing para participantes, sitio web para el evento, formularios de inscripción en línea y mucho más.
Crea ahora tu evento en Even3 y descubre cómo utilizarlo para potenciar los resultados de tu negocio.
