Según una encuesta realizada por LinkedIn, en 2020 el número de eventos online creció 8 veces. ¿Alguna vez te has preguntado por qué este mercado es tan atractivo?
Para quienes ya han estado en el lugar del participante, la respuesta es simple: los eventos siempre fueron oportunidades increíbles para conocer personas, aprender contenidos nuevos, publicar trabajos científicos e incluso conocer nuevas empresas.
Por eso, los amantes de los eventos siempre quieren que esas experiencias positivas se repliquen para más personas. Y si te interesa formar parte de ese grupo, debes saber por dónde empezar.
Hoy te explicaremos todos los conceptos básicos sobre:
- ¿Qué es un evento?
- 14 tipos de eventos que debes conocer
- ¿Cómo organizar un evento?
¿Qué es un evento?
Según el diccionario de Oxford, un evento es todo acontecimiento organizado por especialistas, con objetivos institucionales, comunitarios o promocionales.
¿No lograste visualizarlo en la práctica? Por ejemplo, basta con pensar en una fiesta. Allí, todos los participantes seguramente están reunidos con un propósito comunitario, y la función especializada recae en el organizador, aunque este no tenga formación en el área.
En este caso, cuanto más complejo es el evento, mayor es la necesidad de especialización en el rol de organizador. ¡Y para eso estamos aquí, para ayudarte justamente en ese punto!
Para empezar, ¿qué tal entender cuáles son los diferentes formatos de eventos?
¿Qué es un evento online?
Los eventos online, también conocidos como eventos digitales, transmisiones en vivo y eventos virtuales, están ganando cada vez más espacio en el mercado.
Al igual que los eventos presenciales, también reúnen a personas con un objetivo en común.
Sin embargo, en los eventos online el panorama cambia un poco: ya no hay límite físico de participantes, no necesitas encontrar un lugar para acomodar a todos, ni tampoco armar un equipo enorme para ayudar el día del evento.
Entonces, solo necesitas 3 cosas para garantizar lo básico en tu evento online:
- Definir el tipo de transmisión que vas a utilizar;
- La plataforma o herramienta donde vas a realizarlo;
- Adquirir el equipamiento necesario para una transmisión de calidad.
¿Qué es un evento híbrido?
Todavía hay quienes quieren probar un formato cada vez más en auge: el evento híbrido.
Este formato de evento, como su nombre lo indica, es una mezcla entre dos tipos de eventos: el presencial y el online.
Así, hay dos audiencias distintas que están conectadas, a pesar de ocupar espacios diferentes.
Básicamente, los eventos híbridos contienen:
- Dos programaciones distintas para atender las demandas específicas de los dos tipos de audiencias: presencial y online. ¡Esto genera mucha más personalización y engagement en el evento!
- Al menos algunos elementos de experiencia compartida, para que cada parte se conecte y se sienta presente en el evento.
14 tipos de eventos que debes conocer
Una vez definido el formato del evento, también es necesario definir su tipo. Es decir, la forma en que tu evento se organizará para transmitir su objetivo a los participantes.
Por ejemplo, para transmitir conocimiento al mayor número de personas posible y promover el intercambio de información, normalmente los organizadores apuestan por el congreso.
Así, diferentes tipos de eventos sirven a diferentes objetivos. Por eso no existe un tipo correcto, sino aquel que tiene más sentido para tu evento.
Por lo tanto, es muy importante conocer tus posibilidades:
1. Congreso
El congreso es uno de los tipos de eventos más comunes.
Tiene como objetivo debatir y extraer conclusiones sobre una temática central.
“El congreso es la reunión donde especialistas deliberan sobre cuestiones de interés común o presentan estudios, nuevos descubrimientos, etc.”
Características del congreso:
- Es un evento formal
- Tiene periodicidad
- Es un evento de alta complejidad
- Cuenta con reglamento y estatuto propios
En general, un congreso es promovido por entidades asociativas y cuenta con la presencia de profesionales y especialistas que tienen un interés en común y actúan en la misma área.
Además, los congresos pueden ser regionales, nacionales e internacionales.
Y dentro de un mismo congreso pueden ocurrir varios tipos de actividades, como: mesas redondas, conferencias, simposios, charlas, comisiones, paneles, cursos, entre otras.
2. Encuentro
Este evento tiene como objetivo discutir lo que está sucediendo en ese campo de actuación y destacar lo que necesita mejorar, proponiendo soluciones.
“Es la reunión de personas o especialistas para discutir determinado tema.”
Por ejemplo, en un encuentro académico, personas de una misma categoría profesional debaten temas relevantes, actuales y polémicos de esa área.
Por eso, los temas abordados en un encuentro sirven como base para un cambio de actuación en ese campo específico.
Así, mientras que el congreso suele ser más abarcador, el encuentro está más centrado en una única categoría profesional.
Además, para ampliar tu red de contactos, ¡es importante fomentar el networking en tu evento!
3. Seminario
A diferencia del encuentro, el seminario es un evento que se propone discutir una situación, pero no tomar decisiones sobre ella.
Por lo tanto, es un evento oral y necesita la presencia de un moderador (orador) para existir.
Para Capes, el seminario suele reunir a estudiantes en torno a un tema expuesto oralmente y que, habitualmente, está vinculado a investigaciones que estos estudiantes están desarrollando.
Es decir, funciona como un debate, cuyo objetivo es conocer todos los aspectos y variables de un tema central, discutido por dos o más expositores.
Por lo tanto, el debate no está centrado en la opinión de una sola persona y permite un mayor intercambio de experiencias, ya que se pueden compartir puntos de vista distintos con el público.
Por eso, el seminario tiene mayor amplitud del tema y se diferencia de la charla justamente en ese punto, ya que las charlas discuten temas solo desde un ángulo y por un único expositor.
Además, en los seminarios, lo más habitual es que los participantes ya tengan un conocimiento previo del tema.
Así, generalmente la sesión se divide en tres partes: fase de exposición, fase de discusión y fase de conclusión.
4. Mesa redonda
Probablemente ya hayas notado que las mesas redondas suelen formar parte de la programación de eventos más grandes, como los congresos.
En este caso, este tipo de evento tiene como objetivo promover el debate y plantear cuestionamientos sobre un tema.
Por eso, el tema debatido suele ser polémico y de interés público.
En la mesa redonda, la participación del público es bastante activa. Se incentiva a las personas a defender puntos de vista y a hacer preguntas a los especialistas.
Por eso, es fundamental la presencia de alguien que coordine la sesión, para garantizar el orden del evento.
Este coordinador, que también puede llamarse presidente de la mesa, funciona como elemento moderador.
Es el responsable de orientar la discusión para que se mantenga en torno al tema principal.
Generalmente, las mesas redondas cuentan con especialistas del área a abordar que, además de presentar su punto de vista sobre el tema, suelen tener que lidiar con un tiempo límite para su exposición.
En este formato, es común ofrecer al público una visión global que estimule el razonamiento y genere consenso sobre el tema en discusión.
Además, puede haber una sesión de preguntas y respuestas, de un participante a otro o del público, pero lo habitual es que las preguntas se dirijan a los integrantes de la mesa.
5. Simposio
Según Capes, el simposio consiste en una:
“Reunión por iniciativa de determinada comunidad científica en torno a un tema específico, con miras a agregar resultados y consideraciones de modo que se promueva un avance en su clarificación”.
En otras palabras, un simposio reúne a investigadores que buscan estudiar y discutir un determinado tema con el fin de llegar a mayores conclusiones sobre él.
En él, ocurre el intercambio de información (conocimiento y experiencias), con el objetivo de una toma de decisión.
Al igual que el congreso, este es uno de los tipos de eventos que exige una organización compleja.
Un simposio puede contener varias conferencias y contar con diversas exposiciones paralelas, por lo que es muy importante tener cuidado a la hora de organizar la presentación de trabajos, principalmente en el formato online.
Estos expositores presentarán las investigaciones que están desarrollando en esa área de estudio central del simposio.
6. Panel
El panel es un tipo de evento que deriva de la mesa redonda.
Sin embargo, en esta modalidad, los especialistas, que generalmente son de gran renombre, debaten el tema y el público participa solo como espectador.
7. Foro
La principal característica del foro es la participación del público.
Por eso, tiene como objetivo debatir libremente una idea.
Es el tipo de evento para quienes les gusta hablar y quieren escuchar diferentes perspectivas sobre un tema.
Además, es esencial la participación activa del público, que en general es motivado y sensibilizado para la discusión.
8. Conferencia
Es un evento más formal, que reúne a especialistas para debatir un tema específico.
En las conferencias, es común que exista un presidente de mesa, que actúa como moderador.
La conferencia suele recibir a un público específico, que demuestra familiaridad con el tema abordado.
Por eso, es muy común que los congresos cuenten con conferencias de apertura y clausura.
En este tipo de evento, el público puede formular preguntas por escrito, que serán dirigidas a la mesa.
A diferencia de la mesa redonda, donde el público tiene derecho a hablar directamente, en la conferencia las preguntas suelen ser filtradas por el moderador, quien debe optar por las más relevantes.
9. Jornada
Son encuentros de grupos profesionales más cercanos, de ámbito regional, que discuten periódicamente temas de interés del grupo.
Las conclusiones pueden definir líneas orientadoras para el trabajo en grupo y para las profesiones.
Las jornadas pueden durar varios días, dependiendo de la complejidad y el tamaño del evento.
10. Cursos
Consiste en el desarrollo detallado de un determinado tema o conjunto de temas con el fin de “entrenar” o “enseñar a hacer”.
Por lo tanto, está compuesto por exposiciones de personas, cuya formación generalmente es académica, que buscan transmitir su conocimiento a los participantes.
El objetivo del evento es más teórico que práctico, aunque no invalida la práctica.
Además, está indicado para personas que tienen poco o ningún conocimiento sobre el tema, excepto los cursos de especialización, que tienen como objetivo perfeccionar el conocimiento de quienes ya dominan el tema.
Hoy en día, muchos cursos se realizan online y, por eso, alcanzan un número mayor de personas.
11. Coloquio
Según el diccionario Aurélio:
“Coloquio [Del lat. colloquiu.] S. m. 1. Conversación o charla entre dos o más personas. 2. Reunión de personas capacitadas, en la que se debate determinado tema.”
Este tipo de evento académico promueve un espacio de conversación entre varias personas para debatir un tema específico, seleccionado y delimitado.
Por eso, normalmente, en los coloquios ocurren presentaciones de trabajos científicos.
Además, en un coloquio, el tema debe estar bien estructurado, ya que su principal objetivo es la exposición o el debate.
En este caso, los trabajos pueden presentarse de diversas maneras: en forma de exposición, donde una persona se dirige al público; o en forma de mesa, donde todos debaten al mismo tiempo.
12. Semana
¿Conoces ese evento ideal para integrar a los participantes? ¡Es la semana!
Este tipo de evento tiene como objetivo propiciar una mayor integración, caracterizándose por ofrecer un amplio conjunto de actividades (foros, paneles, minicursos, etc.).
Es decir, la Semana es una reunión de personas pertenecientes a una misma categoría que buscan discutir temas de interés común.
En este caso, la programación puede variar según la elección de los organizadores del evento, pero una buena idea es dividir la extensa programación en ejes temáticos, que pueden ser priorizados por quienes tengan interés.
13. Workshop
Otro tipo de evento muy común es el workshop, una clase que trata temas específicos. Por eso, cuenta con especialistas para guiar el tema y las actividades.
Además, una característica fundamental del workshop es que, en él, los temas se abordan de manera mucho más práctica que teórica.
Entonces, el workshop cumple su función cuando los asistentes salen poniendo en práctica todo lo que aprendieron.
14. Webinar
Por último, pensando en los formatos en auge en el online, ¡no podíamos dejar de lado el webinar!
El término webinar tiene origen inglés y significa “web based seminar”. Es decir, es un seminario realizado a través de la web. Por eso, el webinar, como también se le llama a este tipo de evento, remite a la unión de las palabras “web” y “seminario”.
El webinar consiste en una clase, seminario o conferencia online que se transmite a un público objetivo específico en formato de video.
Puede realizarse tanto a partir de contenidos grabados como también transmitirse en vivo.
¿Cómo organizar un evento?
Ahora que ya conoces los conceptos básicos sobre eventos, es hora de poner en práctica tu organización.
Para eso, es necesario organizar cada parte de tu evento con mucho cuidado. Y tenemos materiales exclusivos para ayudarte desde la planificación hasta la ejecución:
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