Armar una programación atractiva es un deber de todo organizador: son las actividades que defines las que despiertan primero el interés del público en asistir. La programación es uno de los pasos más fundamentales en la planificación de un evento, por lo que debes elegir con cuidado a los ponentes y moderadores, los tipos de actividades y sus temas. Al planificar una programación, ten en cuenta que los temas de las actividades deben despertar el interés real de tu público, sin dejar de tener sentido para el tipo de evento. Aquí van consejos increíbles para organizar una programación atractiva que aumentará considerablemente la cantidad de participantes en tu evento y lo convertirá en un verdadero éxito.
5 Consejos para Crear una Programación Atractiva para tu Evento
1. Define los Tipos de Actividades
Desde la fase de planificación, piensa en los tipos de actividades que compondrán la programación de tu evento, especialmente en eventos grandes, que suelen tener varias actividades al mismo tiempo. Otro punto importante es que ciertos tipos de actividades toman más tiempo que otras, como las mesas redondas y los cursos, mientras que los talleres y charlas pueden ser más breves y encajar en horarios más estratégicos. Lo mejor es definir primero el tipo de cada actividad, luego pensar en su temática, y finalmente armar la programación según el tiempo que tome cada una. Para que la programación sea lo más clara posible para los participantes, intenta organizar las salas y horarios de las actividades según las áreas temáticas: esto evita choques de horarios y confusiones durante el evento.
2. Elige Temas Actuales y Relevantes para Hacer tu Programación Más Atractiva
Es esencial elegir un tema que sea tendencia en tu sector y que atraiga al público invitado: algo que estudiantes y profesionales del área estén buscando aprender más y que despierte su interés. Puedes descubrir qué temas están en tendencia en tu sector a través de Google o redes sociales, como Big Data o UX Design, por ejemplo. Herramientas como Google Trends pueden ayudarte en este proceso, al igual que LinkedIn, según los hashtags en tendencia: cuanta más gente publique sobre un tema en redes sociales, más visibilidad y relevancia gana. Investigar los temas que están usando tus competidores también puede ser una excelente fuente de ideas.
3. Invita a Ponentes y Moderadores Referentes en sus Áreas
Durante la planificación del evento, es muy común que la comisión organizadora ya tenga en mente nombres de ponentes o moderadores mucho antes de definir los temas y tipos de actividades, pero no es tan simple. Debes prestar atención a detalles como el público, el estilo didáctico y la temática del ponente que quieres invitar. ¿El público que suele alcanzar ese ponente es el mismo que el de tu evento? ¿Su forma de transmitir conocimiento es adecuada para el perfil de los participantes que asistirán? Estas son algunas preguntas que debes hacerte antes de invitar a alguien a moderar o dar una charla. Lo más recomendable es hacer una curaduría minuciosa, eligiendo buenos nombres y temas de tendencia que realmente interesen a tu público. Estos factores son esenciales para hacer tu programación más atractiva y, en consecuencia, aumentar las inscripciones.
4. Crea Espacios para Networking
Es buena idea dividir la programación de tu evento en bloques, especialmente si dura varios días o un día completo. Los espacios de descanso son fundamentales para evitar que los participantes pierdan el foco o el interés en el tema que se está tratando, y también son el momento en que fomentas el networking entre los asistentes. Puedes, por ejemplo, ofrecer un coffee break al inicio del día o a media tarde: una gran oportunidad para promover la interacción y estimular el intercambio de ideas y conocimiento.
5. Promociona la Programación de tu Evento para Atraer Más Público
Una excelente forma de atraer aún más gente a tu evento es promocionando la programación a través de canales estratégicos: redes sociales, el sitio web de tu evento y cualquier otro medio donde tu público esté presente o pueda acceder fácilmente.
