Ya captaste a los leads, pero ¿ahora cómo iniciar el contacto?
Las investigaciones muestran que el primer momento es decisivo para lograr tus objetivos.
¡Pero no vale empezar de cualquier manera! El abordaje correcto va a depender, como siempre, del perfil de tu público y de estrategias valiosas que te voy a enseñar en este artículo.
Entonces, si quieres tener más conversiones, empieza por aquí.
Recordatorio: conceptos importantes sobre leads
Antes de hablar sobre el abordaje, vale la pena recordar conceptos de la captación de leads.
Primero, ¿qué significa “lead”? Un lead es toda persona que demostró interés en lo que ofreces y dejó algún dato de contacto, como nombre, correo o teléfono.
En el contexto de eventos, normalmente un lead es alguien que visitó tu landing page (LP), descargó un material o se inscribió para recibir novedades sobre la programación.
Pero también puede ser algún contacto que capturaste en un evento, como sucede con los expositores en ferias.
Después, esos contactos pueden ser nutridos con la ayuda de herramientas de captación de leads.
Por ahí, es posible gestionar el camino del lead por el embudo de ventas. ¡Y es justamente el primer contacto el que va a guiarlo!
¿Cuándo entrar en contacto con el lead?
Recuerda: el timing hace toda la diferencia en el contexto de los leads.
Cuando un lead demuestra interés, cuanto más rápido hagas ese primer contacto, mejor.
Estudios de ventas muestran que las posibilidades de conversión son mucho mayores cuando el primer contacto sucede hasta 5 minutos después de la conversión del lead.
Esto sucede porque el lead todavía está:
- recordando la acción realizada;
- emocionalmente conectado con el tema;
- más receptivo a la conversación.
El timing ideal para el contacto
En general, lo ideal es que el primer contacto suceda:
- justo después de la captación;
- en las primeras horas después del registro;
- o, como máximo, en hasta 24 horas.
Si una persona descargó un material, entró en una comunidad o demostró interés en el evento, esperar varios días puede disminuir significativamente el compromiso.
Cómo monitorear si tu timing está funcionando
Para saber si el momento del contacto es adecuado, sigue métricas como:
- Tasa de apertura de correos: correos abiertos en las primeras horas indican que el timing es correcto.
- Tasa de respuesta en mensajes directos: respuestas rápidas generalmente indican un lead calentado.
- Tasa de conversión por ventana de tiempo: compara conversiones de leads abordados en menos de 1h, entre 1h y 24h, y después de 24h para encontrar la ventana ideal para tu público.
Las herramientas de CRM y automatización de marketing son aliadas esenciales para este tipo de análisis.
Principales canales de contacto con leads
Ahora debes estar preguntándote por dónde sucede ese contacto. La respuesta es: depende.
La mejor elección va a tomar en cuenta el perfil del público, el tipo de evento, la etapa del embudo y el nivel de cercanía que deseas crear.
Lo más importante es entender dónde tu lead está más disponible y qué formato de comunicación tiene más sentido en ese momento.
Correo electrónico
El correo electrónico sigue siendo uno de los canales más fuertes para la nutrición de leads y la comunicación escalable.
Tiene algunas ventajas, como:
- Permite mensajes más completos y estructurados
- Ideal para compartir enlaces, materiales y programaciones
- Fácil de automatizar con herramientas de email marketing
Consejo: personaliza el asunto del correo. Los asuntos genéricos tienen tasas de apertura mucho menores que los que mencionan el nombre de la persona o algo específico a su interés.
WhatsApp es el canal con las mayores tasas de apertura en muchos mercados. Por eso, es uno de los más eficaces para el primer contacto con leads en eventos. Es especialmente indicado cuando el lead ya proporcionó el número y demostró interés reciente.
- Los mensajes cortos y directos funcionan mejor
- Evita enviar muchos archivos de una vez
- Respeta los horarios comerciales
Atención: usa una cuenta de negocio para tener acceso a recursos como etiquetas, respuestas rápidas y catálogo. ¡Pero siempre obtén el consentimiento del lead antes de enviar mensajes! Es decir, envía mensajes solo a quien completó formularios del evento.
DM (mensaje directo) en redes sociales
Los mensajes directos en Instagram, LinkedIn u otras redes son una buena opción cuando el lead interactúa con tus perfiles. Es decir, comentó en una publicación, dio like a un contenido o envió un mensaje primero.
- En LinkedIn, el tono suele ser más profesional
- En Instagram, el abordaje puede ser más ligero y cercano
- Siempre referencia lo que generó la interacción para crear contexto
Llamada telefónica
La llamada es uno de los canales más directos y personales para el primer contacto con leads. En general, es bastante eficaz para leads de alto valor o que demostraron una intención clara de compra (como quien solicitó una cotización o pidió hablar con alguien del equipo).
- Permite una conversación en tiempo real, con escucha activa y respuesta inmediata a las dudas del lead
- Transmite más confianza y humanidad que cualquier mensaje escrito
- Ideal para leads B2B o para eventos corporativos con un ticket más alto
Consejo: antes de llamar, investiga un poco sobre el lead para personalizar el abordaje. Una llamada fría y sin contexto puede generar el efecto contrario. Si es posible, envía un mensaje de WhatsApp o correo primero avisando que vas a contactarlo, esto aumenta considerablemente la tasa de atención.
Encuentro presencial
El encuentro presencial es el canal de mayor impacto relacional y puede suceder de formas variadas:
- En ferias, congresos y eventos del sector: si tú o alguien de tu equipo está presente en un evento donde tu público también estará, ese es un espacio natural para abordar potenciales leads de forma orgánica y relajada;
- Visitas o reuniones presenciales: para eventos corporativos o patrocinadores, una reunión presencial puede ser el primer paso de una negociación más profunda;
- En el propio evento que organizas: dependiendo de tu objetivo con la captación de leads, los participantes presentes en el evento son leads calientes y el contacto cara a cara, en ese contexto, tiende a ser muy bien recibido.
Pero presta atención: el encuentro presencial exige más planeación y recursos. Sin embargo, cuando se ejecuta bien, genera vínculos que ningún otro canal logra crear con la misma profundidad.
¿Qué canal elegir?
Finalmente, es importante entender que tu primer canal de contacto no será el único.
Esto porque la mejor estrategia normalmente no está en usar solo un canal, sino en crear una comunicación integrada.
Por ejemplo:
- el lead descarga un material vía LP;
- recibe el primer contacto en un correo automático;
- entra en una comunidad;
- recibe un recordatorio en WhatsApp;
- participa en un encuentro presencial;
- y solo después se convierte en la inscripción.
Cuanto más organizada sea tu gestión de leads, más fácil será entender qué canales generan mejores respuestas y conversiones para tu evento. Ahí, puedes priorizarlos.
¿Cómo hacer el primer contacto con leads? Paso a paso práctico
El primer contacto necesita equilibrar:
- contexto;
- claridad;
- personalización;
- valor.
A continuación, mira un flujo práctico para estructurar tu abordaje.
Paso 1: Identifica de dónde vino el lead
Antes de cualquier mensaje, entiende el origen del contacto: ¿vino de una LP? ¿De un anuncio? ¿De un grupo?
En resumen, esa información define el nivel de interés (etapa del embudo) y el tono del abordaje.
Paso 2: Segmenta y personaliza
Evita mensajes genéricos. Usa el nombre de la persona, menciona el evento o contenido por el cual demostró interés y adapta el lenguaje al perfil del público.
Por ejemplo: “¡Hola, Ana! Vi que ayer demostraste interés en la comunidad para organizadores académicos.”
Paso 3: Elige el canal adecuado
Con base en el origen y en los datos disponibles (correo, teléfono, red social), elige el canal más adecuado, como discutimos en la sección anterior.
Paso 4: Elabora un mensaje claro y con valor
El primer contacto no necesita ser un intento inmediato de conversión.
Prioriza:
- ayuda;
- orientación;
- información relevante;
- beneficios útiles.
Por ejemplo: “Preparé un checklist que puede ayudarte en la planeación inicial de tu evento.”
Paso 5: Finaliza con un CTA claro
Todo mensaje de primer contacto necesita tener una acción esperada, ya sea hacer clic en un enlace, responder al mensaje o reservar un horario. Sé directo, pero sin presionar.
Paso 6: Registra el contacto y haz seguimiento
Usa un CRM o una hoja de cálculo para registrar cuándo y cómo se hizo el contacto. Esto es esencial para la gestión de leads y para saber cuándo (y cómo) hacer el próximo contacto. ¡Solo hay que seguir el flujo de nutrición!
Ejemplos de mensajes de primer contacto con leads
Ejemplo 1: Correo para un lead que descargó un material
Asunto: [Nombre], tu guía llegó. ¡Y hay más cosas buenas aquí!
¡Hola, [Nombre]! ¿Todo bien? Vi que descargaste nuestra guía sobre [tema].
¡Espero que sea útil! Solo quería contarte que el [fecha] vamos a realizar el [Nombre del Evento], que profundiza exactamente en ese tema.
Ahí vas a encontrar actividades como:
- [resumen de las principales actividades del evento en viñetas]
Las inscripciones están abiertas y los cupos son limitados. Puedes asegurar el tuyo aquí: [enlace]
Cualquier duda, ¡aquí estoy! [Firma]
Ejemplo 2: WhatsApp para un lead captado en la LP de un evento
¡Hola, [Nombre]! Soy [Tu nombre], de [Organización].
Vi que te registraste para recibir novedades sobre [Nombre del Evento], ¡qué bueno que te interesó!
Las inscripciones acaban de abrir. ¿Puedo enviarte más detalles sobre la programación?
Ejemplo 3: DM en Instagram para un lead que interactuó con una publicación
¡Hola, [Nombre]! Vi que le diste like a nuestra publicación sobre [tema], ¡qué bien!
Estamos preparando un evento increíble sobre eso y pensé que podría interesarte.
Vamos a tener actividades como [ejemplo de actividad 1] y [ejemplo de actividad 2].
¿Quieres que te envíe más detalles?
7 consejos para mejorar el primer contacto con leads
1. No intentes vender de entrada
El primer contacto debe generar confianza y curiosidad, no presión. Entonces, entrega valor antes de pedir algo a cambio.
2. Respeta el horario y el contexto
Los mensajes enviados fuera del horario comercial o en momentos inadecuados tienden a ser ignorados. O peor, a bloquear el contacto.
3. Adapta el tono al canal
El tono de un correo es diferente al de un DM en Instagram. Ajusta el lenguaje al ambiente donde te estás comunicando.
4. Usa el nombre de la persona
Parece simple, pero personalizar con el nombre del lead ya aumenta significativamente las tasas de apertura y respuesta.
Después de todo, tus correos pueden ser automáticos, pero los mensajes deben parecer escritos por una persona real. Entonces, añade personalización real y escribe de forma cercana.
5. Ten una propuesta de valor clara
¿Por qué la persona debería seguir la conversación contigo? Deja eso claro desde el primer mensaje.
6. Organiza tu gestión de leads
Centraliza información sobre tus leads para:
- seguir el historial;
- segmentar contactos;
- identificar a los leads más comprometidos;
- mejorar estrategias futuras.
7. Haz pruebas A/B
Prueba diferentes mensajes, horarios y canales para descubrir qué funciona mejor con tu público.
Pero recuerda cambiar solo una variable a la vez para ver qué da mejores resultados. El seguimiento de datos es la clave para mejorar la gestión de leads.
¿Y después del primer contacto, qué hacer?
El primer contacto es solo el inicio del recorrido.
Después de él, la misión es nutrir la relación con contenidos relevantes, seguimientos estratégicos y una comunicación que lleve al lead cada vez más cerca de la decisión de participar en tu evento.
En resumen, lo ideal es seguir nutriendo el interés con:
- contenidos educativos;
- recordatorios;
- materiales útiles;
- pruebas sociales;
- novedades del evento;
- oportunidades exclusivas.
Cuanto más consistente sea esa comunicación, mayores las posibilidades de transformar interés en participación real.
Y para ayudarte en esta estrategia, Even3 te permite captar, gestionar y nutrir leads todo en una sola plataforma: desde la inscripción hasta la captación de leads en tu evento y más allá.
