La presentación de trabajos en eventos científicos y académicos puede ser un desafío tanto para los participantes como para los organizadores.
Como organizador de eventos, debes ocuparte de la planificación de las presentaciones.
Es necesario, por ejemplo, determinar el día, horario y lugar de cada presentación, además de revisar cuestiones logísticas como la capacidad de personas que caben en la sala.
También es tarea de la organización crear una tabla con toda esta información para los participantes.
Mucho trabajo, ¿verdad?
Para los participantes, las presentaciones suelen ser la parte más delicada del recorrido científico. Muchos necesitan aprender a lidiar con los nervios al presentar y tienen dificultades para armar una presentación atractiva o un póster de calidad.
En este artículo, reunimos 5 prácticas que te ayudarán a simplificar la planificación de las presentaciones en tu evento.
5 Consejos para Organizar la Presentación de Trabajos en Eventos
Después del período de evaluación de los trabajos enviados, comienza el proceso de planificación de las presentaciones.
Así, debes reunir los trabajos científicos aprobados y elegir cuáles se presentarán en tu evento.
Es en este momento cuando comienzas a armar la programación científica de tu evento. Para eso, es importante prestar atención a 6 factores. Son los siguientes:
1. Definir los Horarios de los Trabajos
¿Cuál será el mejor horario para las presentaciones? ¿Cuál es la duración ideal de cada presentación? ¿Cuántas personas caben en la sala?
Así es, elegir los mejores horarios para la presentación de trabajos en eventos no es fácil.
Para definir los horarios de los trabajos, es necesario saber cuántas salas estarán disponibles y por cuánto tiempo.
Con base en esa información, podrás definir el tiempo máximo de duración de cada presentación. Piensa en una forma de que todas las presentaciones quepan en la grilla del evento.
Ejemplo: El evento tiene 10 trabajos por presentar. Si solo tienes una sala disponible por 4 horas (240 minutos), entonces cada trabajo debería tener una duración máxima de 10 minutos.
Consejo: Deja siempre un margen para el cambio de presentadores y la preparación de materiales, como notebooks y pendrives.
Para definir el tiempo de cada presentación, es importante pensar en el tipo de trabajo que presentará el participante.
Hay que prestar mucha atención para no asignar un tiempo demasiado corto o demasiado largo, ya que esto perjudica la calidad de las presentaciones.
¡Esta tarea debe hacerse con mucha atención! Debes pensar en los tipos de trabajo que se presentarán y saber gestionar las salas para que el ambiente de presentación resulte agradable.
Con esta información en mano, podrás determinar cuántos trabajos se pueden presentar por día y gestionar los intervalos.
2. Gestionar las Expectativas de los Participantes
Debes intentar adaptarte al máximo a las necesidades de los participantes; después de todo, ¡sin ellos, tu evento no existiría!
Por eso, intenta adaptar los horarios de las presentaciones según la disponibilidad de los autores de los trabajos.
Es importante recordar que no se puede complacer a todos.
Lo ideal es ofrecer 2 turnos de presentaciones y dejar horarios libres en la grilla para una posible reubicación de los participantes.
Una vez más, debemos insistir en que divulgar la grilla de programación con anticipación es esencial para que los participantes puedan organizarse mejor.
3. Elección del Lugar
Es muy importante establecer un límite de presentaciones por sala para que el evento fluya de la mejor manera.
En el caso de las presentaciones de póster, piensa en cuántos participantes ocuparán un mismo lugar. Ten cuidado de que el espacio no quede demasiado lleno, lo que haría incómoda la experiencia para participantes y público.
En el caso de las presentaciones orales, elige los auditorios pensando en la cantidad de participantes, para que no queden ni muy vacíos ni sobrepoblados.
4. Gestionar Planillas
Después de definir los horarios y lugares de cada trabajo y la duración de cada presentación, es necesario sistematizar esta organización.
Muchos organizadores usan planillas para organizar la presentación de trabajos en eventos.
Con ellas, puedes localizar fácilmente los trabajos, las salas y los autores de cada presentación.
5. Usar una Plataforma de Eventos
Ahora, el consejo de oro: opta por usar una plataforma de gestión de eventos para automatizar todo este trabajo y hacer que la presentación de trabajos sea mucho más práctica.
Una planilla puede funcionar, pero es sumamente laboriosa.
Registrar toda la logística de la programación científica es una tarea que demanda mucho trabajo manual y tiempo de tu equipo, por lo que es propensa a errores.
¿Te imaginas si, el día del evento, dos presentaciones estuvieran programadas para el mismo día y lugar? ¡Así que ten mucho cuidado!
Con un sistema de eventos, no tendrás ese problema.
En Even3, puedes organizar la programación científica evitando estos choques de horario.
El propio sistema puede notificarte cuando dos presentaciones queden marcadas para el mismo horario y lugar.
Entonces, se acabaron las confusiones, ¿no?
