¡Uf! Tu evento terminó y ahora puedes respirar aliviado… ¿O no? Saltarte la fase de posevento puede ser una trampa, y te voy a explicar por qué.
Aunque muchos organizadores están completamente enfocados en la duración del evento, las diferentes fases de la organización están interconectadas justamente para garantizar su éxito.
Por eso, cuando todo termina, todavía necesitas atar los cabos sueltos, hacer el balance financiero, enviar certificados, recopilar comentarios, enviar correos…
Esto te ayudará a fidelizar a los participantes, lograr que se involucren con tu evento y aumentar las posibilidades de vender más entradas en tu próxima edición.
Entonces, si no quieres perder oportunidades, te voy a enseñar todo lo que necesitas saber sobre el posevento.
Cuáles son las fases de un evento
Como te dije, todas las etapas de un evento están interconectadas para generar éxito.
Por eso, es esencial que entiendas cómo se hace esta división y distribuyas bien las tareas en cada fase, para no sobrecargarte y atender a tus participantes según sus expectativas en cada momento. Son estas:
Preevento
Es la fase de planificación. Aquí el organizador estructura todo el evento y sus objetivos, conoce al público, crea los planes financieros y de marketing, selecciona el equipo, el lugar, la fecha, la hora y mucho más.
Evento
La fase durante el evento suele ser la más conocida. Este es el momento de poner en práctica todo lo planificado, además de gestionar el registro, el coffee break y el seguimiento de las actividades.
Posevento
Cuando tu evento termina, esta es la etapa llamada posevento. En esta fase se ponen en práctica estrategias que concluyen el ciclo de experiencia del participante, pero que al mismo tiempo aportan valor para la próxima edición del evento, si la hay.
De esta manera, mantienes el contacto con esas personas mientras produces una nueva experiencia, sin temor a perder al público anterior.
Además, vale la pena recordar que el éxito de un evento también se mide por su posevento.
Esto se debe a que ofrecer una gran experiencia durante el evento y mantener una comunicación constante con el público después de que termina crea una relación fuerte con tus participantes.
Y esa relación fuerte se traduce en una gran retención de participantes, que volverán a comprar entradas para una próxima edición y podrán recomendar tu evento a otras personas.
Ahora, déjame mostrarte qué estrategias pueden ayudarte a lograr estos objetivos en el posevento.
7 estrategias para mantener a los participantes comprometidos en el posevento
1. Recopila comentarios
Primero, las evaluaciones del evento son uno de los puntos más importantes cuando este termina.
Por eso, este es el momento ideal para recopilar comentarios, que son básicamente encuestas de satisfacción.
Es importante escuchar lo que tus participantes tienen que decir sobre su experiencia con tu evento.
Así, mediante preguntas objetivas, puedes entender cuáles fueron los puntos positivos y negativos, qué funcionó bien y qué necesita mejorar en tu próxima edición.
Con la encuesta de satisfacción, exploras preguntas que te ayudan a entender qué piensa, quiere y necesita tu público.
Pero existen diferentes tipos de encuestas de satisfacción. Pueden realizarse al final del evento o después de alguna actividad.
Por ejemplo, poner encuestas disponibles al final de una transmisión en línea sirve para saber si todo salió bien.
Por lo tanto, es necesario que pienses en el mejor formato para distribuir estas encuestas, de modo que facilites el llenado de la información por parte del participante y no lo sobrecargues.
Por lo general, las encuestas posevento se distribuyen por correo electrónico o incluso en la propia plataforma de eventos. De esta manera, también será más fácil visualizar los datos de las respuestas.
Si crees que esta parte puede dar trabajo, recuerda que en Even3, al finalizar el evento, ¡los participantes reciben la encuesta de satisfacción automáticamente en la plataforma!
Además, en Even3 es posible vincular la encuesta de satisfacción a los certificados. De esta manera, tus participantes se sienten más motivados a responder, ya que reciben el certificado como recompensa.
2. Envía los certificados
Hablando de certificados, es en el posevento cuando los liberarás.
Este es uno de los puntos de mayor valor de un evento. Al fin y al cabo, tus participantes dependen de los certificados para comprobar la experiencia adquirida.
Por eso, no dejes esta etapa para después. ¡O te aseguro que tu bandeja de entrada se llenará de solicitudes desesperadas!
Para que tus certificados sean confiables y aceptados por las instituciones educativas, lo ideal es que incluyan la siguiente información:
- Lugar y fecha del evento
- Nombre del participante
- Logo del evento y de los patrocinadores
- Carga horaria
- Firma
Si quieres ahorrarte el trabajo y el riesgo de olvidar emitirlos, puedes contar con la seguridad de una plataforma de eventos como Even3.
Así, tendrás los siguientes beneficios:
- Llenado automático de los datos de los participantes en los certificados
- Certificados con sello de autenticidad que atestiguan la veracidad del documento
- Creación de certificados para diferentes categorías de personas del evento
- Envío en lotes con un solo clic
3. Crea informes y analiza las métricas de tu evento
Al final de estas etapas, como mínimo, tendrás algunos datos para analizar. Este es otro momento esencial cuando tu evento termina.
Los resultados generados indican tu desempeño, midiendo el progreso, los puntos críticos y las oportunidades. ¡Por eso son tan importantes! Pueden guiarte hacia mejoras y decisiones estratégicas.
Normalmente, se crean informes para analizar estas métricas, lo que te permite tener una visión general de tu evento.
Por ejemplo, al final del evento es obligatorio crear un informe financiero. Así, puedes seguir métricas como el número de inscripciones vendidas, además de observar los medios de pago, ingresos, gastos y ganancias.
Esto te ayudará a conocer mejor a tu público y su comportamiento al momento de la compra, además de ayudarte a determinar el presupuesto para las próximas ediciones, valores aproximados para entradas y cuotas de patrocinio.
Otros tipos de informes comunes son los informes de participación, acceso al sitio web del evento, presentación y evaluación de trabajos. ¡Todas estas opciones pueden generarse automáticamente al final de los eventos realizados en Even3!
4. Utiliza las redes sociales
Muchos organizadores creen que las redes sociales son herramientas solo para anunciar el evento antes de que comience.
Pero la difusión a través de ellas puede ser mucho más potente si abarca todas las fases de un evento.
Al fin y al cabo, es un canal de comunicación directa y constante con tu público.
Por eso, vale la pena invertir en publicaciones en el posevento. Esto puede traerte algunos beneficios, como:
- Preparar al público para la próxima edición del evento
- Despertar sentimientos de nostalgia, generando conexión, empatía y expectativa
- Fidelizar a los participantes con el evento
- Crear un canal oficial para difundir el contenido producido en el evento, pudiendo alcanzar a otros públicos
- Consolidar el evento como referencia en el tema
- Generar difusión orgánica del evento a partir de las publicaciones compartidas
A partir de esto, algunas ideas de publicaciones para redes sociales son mensajes de agradecimiento, recortes de las filmaciones del evento y sus momentos más destacados y, claro, fotos.
Muestra a los ponentes, actividades y acciones realizadas por tu público. ¡A la gente le encanta ser protagonista! Así podrán compartir esa foto con amigos y contar sus experiencias.
Y recuerda: apuesta por diferentes formatos dentro de una misma red social, alternando entre videos cortos, imágenes o videos de duración media.
Creación de comunidades
Presta atención: las comunidades son uno de los puntos más positivos del uso de redes sociales para el posevento y los eventos recurrentes.
Es decir, cuando creas relaciones con tus participantes en tus redes sociales, puedes formar un grupo de personas comprometidas con las interacciones que generas.
Ellas normalmente promueven y se relacionan con tu contenido de forma espontánea porque se interesan por él.
A veces, esta comunidad va más allá del propio evento, consolidándote como referencia en el tema y atrayendo nuevos inscritos. Genial, ¿no?
Esta es una forma de mantener tus redes sociales activas después del evento y acercar aún más personas a tu negocio o marca.
5. Haz buen uso del correo electrónico
Como ya te comenté, cuando tu evento termina, todavía es momento de invertir en comunicación.
Independientemente de cuál de las estrategias anteriores utilices, no descartes el potencial del email marketing.
El email marketing es una estrategia basada en la comunicación y difusión directa mediante el envío masivo de correos electrónicos.
Así, puedes usar los correos de los inscritos en tu evento y seguir enviando contenido interesante, materiales de apoyo y novedades del sector.
Un buen ejemplo práctico ocurrió en el Festival do Conhecimento de la UFRJ, que utilizó los correos de sus participantes para crear una comunidad mediante el envío de newsletters, programación y curaduría de transmisiones en vivo durante la pandemia.
Sin embargo, recuerda: ¡no sobrecargues a tus participantes! Llenarlos de comunicados puede alejarlos de ti.
Además, en el momento de la inscripción, se les debe informar sobre el uso de sus datos de correo electrónico y deben tener la opción de darse de baja de la lista, tal como lo exige la ley de protección de datos.
6. Publica contenido del evento
Ya sea que tu evento haya sido presencial, en línea o híbrido, su contenido no tiene por qué limitarse solo al día en que ocurrió.
Por eso, si es posible, reúne todo el contenido compartible de tu evento y distribúyelo a los participantes por correo electrónico o en redes sociales.
Y si quieres un consejo valioso, crea un sitio web para tu evento y pon allí todo el contenido disponible, desde charlas grabadas hasta fotos del evento o incluso PDFs.
Esto ayudará a promover tu marca, dirigir tráfico a tu sitio web y reforzar la importancia de tu evento, siendo una excelente estrategia de marketing digital.
Si lo prefieres, también puedes vender tu contenido más adelante y convertirlo en otra fuente de ingresos. ¡Hay infinitas posibilidades para tu posevento!
7. Reúnete con especialistas en eventos
Por último, seguramente ya te diste cuenta de que tu posevento también es el momento de verificar si alcanzaste los hitos de éxito de tu planificación, ¿verdad?
Es decir, es hora de analizar métricas e informes para ver si se lograron tus objetivos, qué faltó para alcanzarlos y cómo podrías hacerlo mejor.
Sé que ya sabes todo esto, pero ¿puedes realmente analizar los datos e identificar lo que te muestran? En Even3, hay especialistas para acompañar tu evento y mostrarte todos estos indicadores de éxito.
Ellos extraerán datos directamente de la plataforma, harán análisis exclusivos y seguirán de cerca tu evento. Además, pueden ayudarte a aprovechar la plataforma de la mejor manera para alcanzar tus objetivos.
Cuenta con el apoyo de un profesional con experiencia en cientos de eventos.
