Si buscas realizar un evento exitoso, sin duda ya debes estar pensando en la planificación financiera para eventos.
Esto se debe a que es fundamental para entender cuáles son las limitaciones y las posibilidades para invertir en la experiencia de tus participantes durante el evento.
Así, una buena planificación te permite tomar decisiones más acertadas y te guía hacia el éxito.
Pero si aún no sabes cómo hacer una planificación financiera, no te preocupes: en este post te contaremos sobre:
- ¿Qué es la planificación financiera para eventos?
- ¿Cómo hacer una planificación financiera para eventos?
- Entiende los posibles gastos de tu evento
- Revisa el resultado financiero post-evento
¿Qué es la planificación financiera para eventos?
La planificación financiera para eventos es una práctica de administración que consiste en el proceso de organización de los valores y recursos disponibles para la realización de algo.
¡En este caso, para tu evento!
Esta planificación es importante para que entiendas cuáles son los ítems que realmente importan para tu evento, qué se utilizará y dónde puedes ahorrar.
¿Cómo hacer una planificación financiera para eventos?
1. Define las limitaciones de tu evento
Antes de comenzar, es necesario que entiendas el momento actual de tu organización.
Para eso, determina cuál será el tamaño del evento y también sus consecuencias, como cuáles son las limitaciones de tu evento, y colócalas en tu planificación.
Por ejemplo, comienza con preguntas del tipo:
- ¿Cuánto tengo actualmente en caja?
- ¿Qué tipo de evento busco realizar?
- ¿Mi equipo actual es suficiente?
- ¿Cuáles son las principales demandas de mi evento?
- ¿Necesito algún material?
- ¿Ya tengo un patrocinador?
En este momento, cada detalle es importante, ya que toda esta información servirá como base para tus decisiones.
Y, claro, no te limites solo a estas preguntas que mencionamos arriba. Cada evento tiene su particularidad y puedes explorar las tuyas de la manera que consideres mejor.
2. Calcula todas tus prioridades
Ahora que ya pensaste en el presente, es hora de comenzar a idealizar el futuro de tu evento.
Y, después de definir las limitaciones financieras, pon en perspectiva cuáles son los ítems que realmente importan para tu evento, qué se utilizará y dónde puedes ahorrar.
Por ejemplo, definir el formato puede ayudarte a entender cuáles serán sus gastos más específicos, como:
- Ponentes invitados;
- Equipo de audio y/o video;
- Impresión de banners;
- Costo de herramientas (marketing, gestión, streaming);
- Transporte de equipos y personal.
En esta parte, el presupuesto es fundamental para que separes cada segmento por columnas, eliminando también los posibles ítems superfluos de la planificación.
3. Ten en cuenta los costos adicionales
Y hablando de estos puntos no tan necesarios, también existen aquellos que pueden no estar en tu presupuesto, pero que, sin duda, son importantes para un evento exitoso.
Desde la limpieza hasta la seguridad, existen equipos de profesionales dedicados a la ejecución de cada tarea para que tu evento se realice.
Así, si buscas tercerizar servicios, incluye en tu planificación los costos con ellos y también con otras actividades.
Por ejemplo, la realización de un coffee break necesita un servicio de catering especializado para entregar la mejor experiencia a tus participantes.
Entiende los posibles gastos de tu evento
Gastos con eventos en línea
Costo con el servicio de streaming
Para hacer una transmisión en línea, con recursos variados, puede ser necesario que contrates servicios de herramientas específicas para este tipo de presentación.
Pero si buscas una opción más fácil y tan completa como esa, existe Even3 Streaming, un servicio desarrollado con el objetivo de facilitar la vida del organizador de eventos en línea.
Además, te da también la posibilidad de explorar diversos formatos de transmisión.
Costos de producción
Si, además del servicio de streaming, estás idealizando una producción más robusta, calcula los costos del alquiler del estudio, los profesionales involucrados y también los equipos.
Ponentes
Uno de los beneficios de hacer eventos en línea es exactamente lo que mencioné.
Piensa en esto como una inversión, ya que grandes nombres llaman bastante la atención de los participantes y, en consecuencia, aumentan las ventas de entradas.
Creación de espacios virtuales
La inmersión en línea, con la creación de espacios virtuales para aumentar la interactividad de los participantes, puede incluir gastos con profesionales de diseño y programación.
Por eso, también puedes optar por plataformas de eventos que ya ofrecen este tipo de servicio, lo que puede disminuir significativamente tus gastos con este ítem.
Gastos con eventos presenciales
Boletería
Si quieres realizar un evento totalmente presencial, incluyendo la venta de tus entradas, es importante incluir el valor del pago de la impresión.
Además, también existe el equipo detrás de la venta de esas entradas, así que incluye los salarios de todo el staff en tu planificación.
Pero recuerda: con plataformas de eventos, puedes vender tus entradas de forma automatizada, sin costos adicionales, y además realizar el registro mediante código QR.
Viajes y hospedaje
¿Decidiste realizar tu evento en otro estado o país? Entonces calcula todos los costos con el transporte de tu equipo y también de los equipos técnicos, si ya los posees.
También, en caso de que tu evento traiga a un ponente de otro estado o internacional, existen los costos de viaje y hospedaje para el invitado.
Alquiler de equipos
Siendo un ítem que mencioné anteriormente, tus equipos también deben ser tomados en cuenta en tu planificación financiera como un ítem muy importante.
Por eso, haz un análisis del lugar del evento y realiza un relevamiento de lo que será necesario para su realización.
Alquiler del lugar
Siendo uno de los puntos principales de un evento presencial, el lugar debe definirse con anticipación, teniendo en cuenta sus costos, ubicación, acceso al público y límite de personas.
También vale la pena analizar su tamaño, acústica y otros espacios además del salón principal.
Estos pueden servir para otras actividades de tu evento, como coffee break, networking, expositores y mucho más.
Vale recordar que cuanto más espacio, mayor será tu costo para mantener un evento que ofrezca una experiencia agradable para tus participantes.
Premios o regalos
Un premio necesita ser diferenciado en aspecto visual, relevancia e incluso en valor financiero.
Por eso, es importante que, mientras estés idealizando algún premio o trofeo para tu evento, también estés calculando sus costos.
Así tendrás más tiempo para hacer cambios en el diseño, la presentación e incluso para recaudar más dinero en caso de que el premio sea un valor financiero.
Además, un buen consejo es contar con patrocinadores y colaboradores.
En algunas ocasiones, ellos ofrecen regalos personalizados para distribuir entre tus participantes.
Pago de personal
Además del pago de tu equipo, es importante calcular qué profesionales necesitarás contratar externamente, como personal de seguridad, técnicos de audio y video, y otros.
Por eso, alinéate con tu equipo y mapea todo lo que será necesario como soporte para ellos.
Papelería e imprenta
¿Tu evento necesita banners? ¿O volantes para la difusión?
En caso de que la respuesta sea “sí”, incluye los costos de impresión de estos materiales, así como otros que desees imprimir en favor de tu evento.
Además, puedes invertir en marketing digital con contenidos orgánicos o incluso anuncios pagos.
Si tu evento es híbrido, los costos mencionados para eventos en línea y presenciales son los mismos y tendrás que combinarlos según tu necesidad.
Revisa el resultado financiero de tu evento
Al final del evento, puede parecer que es hora de relajarse. Pero no: todavía necesitas hacer un relevamiento de tus gastos.
De esta forma, entenderás cuáles fueron los ítems que podrían haberse optimizado financieramente.
Así, tendrás una visión general del valor total de tu evento, lo que puede servir como un excelente ejemplo para tu próxima edición.
Y con esto, podrás hacer una redistribución de recursos, realizando eventos cada vez más eficientes.
Además, es interesante estar atento a algunos puntos importantes:
- Realizar los pagos a tiempo para evitar multas;
- Tener un fondo de emergencia para imprevistos;
- Acompañar siempre el avance de tu presupuesto;
- Elegir la mejor relación costo-beneficio con los proveedores.
