Saber cómo organizar la presentación de trabajos científicos es muy importante para la calidad de un evento. Sin embargo, planificar la programación científica requiere bastante trabajo y atención.
Uno de los mayores desafíos al organizar la presentación de trabajos es definir y distribuir los trabajos según la disponibilidad de los participantes, la cantidad de trabajos y la capacidad de las salas.
También es necesario prestar atención al formato de cada presentación. Algunas pueden ser orales, en cuyo caso hay que delimitar el tiempo de cada presentación; otras pueden ser exposiciones de pósteres, donde es necesario planificar la capacidad de las salas.
En eventos con pocas presentaciones, la gestión de la programación científica puede hacerse con planillas, donde es posible organizar todo el cronograma.
Sin embargo, en eventos de gran tamaño, organizar las presentaciones de forma manual puede convertirse en un caos. Es difícil controlar la disponibilidad de los participantes, lo que puede ocasionar choques de horario y perjudicar toda la organización del evento, dando una mala impresión a los participantes y dificultando el control de las presentaciones.
Desafíos de Organizar las Presentaciones de Trabajos en un Evento
Como organizador, seguramente te resulta un desafío administrar el volumen de trabajos dentro del plazo y atendiendo a las preferencias de cada evaluador. ¿Verdad?
También debes pensar en el lado de los participantes, ¡ya que son ellos quienes deberán presentar en los horarios que definas!
Para que todo salga de la mejor manera y se potencie el debate, la organización debe agrupar los temas de los trabajos en un área común. Si esto no ocurre, ¡puede resultar confuso para todos!
Otro gran desafío es lograr la participación de los evaluadores, ya que en general no dominan de forma satisfactoria el uso de tecnologías digitales, y no siempre mantienen el sistema actualizado con las evaluaciones dentro de los plazos establecidos.
Además, armar planillas, incluso teniendo toda la información a mano, es agotador. Entonces, seguramente te estás preguntando cuál es la mejor forma de organizar las presentaciones de trabajos en tu evento. ¡Ya te lo contamos!
Consejos sobre la Organización de Presentaciones
Primero, antes de abrir la convocatoria de trabajos, ten ya definidas todas las reglas, plazos y evaluadores.
Además, debes tener la planificación de todas las etapas y contar con herramientas de apoyo.
Usar la tecnología a tu favor hace que organizar las presentaciones sea mucho más práctico. Esto optimizará tu trabajo y el del resto de la comisión organizadora. Optar por un sistema que automatice funciones que exigirían un proceso manual, demandando tiempo y esfuerzo de los organizadores, ¡es una excelente opción!
Si ya usas un software de gestión, asegúrate de que la plataforma ya esté organizada y en funcionamiento, con participantes inscritos y en período de sumisión de trabajos.
¡Y ten cuidado! Debes usar únicamente el sistema, ya que si compartes la gestión entre el sistema y otro medio (una planilla, por ejemplo), el trabajo organizativo se vuelve demasiado complejo de controlar.
¿Cuál Es la Mejor Forma de Organizar la Presentación de Trabajos?
Lograr organizar y acceder a la información de forma más rápida y práctica es el objetivo de cualquier organizador, ¿verdad?
Por eso, siempre es mejor cuando el sistema permite el acceso a una planilla ya lista, útil incluso para documentar los proyectos de los eventos.
Se recomienda que estos eventos usen un software de gestión para eliminar cuellos de botella, ganar productividad y ofrecer una experiencia única a los participantes.
¿Sabes cuál es la mayor ventaja de usar un sistema de sumisión de trabajos? Es la confiabilidad en la gestión del proceso de evaluación, junto con su vínculo con las inscripciones, lo que facilita el control y evita problemas de pago.
Pensando en esto, Even3 ofrece una herramienta que automatiza todo el proceso de organización de la programación científica.
Con esta herramienta, puedes crear el cronograma completo de las presentaciones en pocos clics. Evita choques de horario, estima la cantidad de trabajos y asigna fácilmente los horarios según la disponibilidad de las salas y de los participantes.
Además, cuenta con la practicidad de poder realizar cualquier tipo de modificación en cualquier momento.
Es posible registrar diversas sesiones y definir el formato de las presentaciones, la duración, sus lugares y fechas.
Para facilitar y agilizar el proceso de distribución, los trabajos pueden asignarse automáticamente según la modalidad y el área temática.
Existen 2 tipos de presentaciones; a continuación te explicamos cómo organizar cada una.
Organizar Presentaciones Orales
En las presentaciones orales, debes elegir el tiempo de presentación que tendrá cada autor. Además, determinarás cuándo ocurrirán las presentaciones.
Vale recordar que debes definir el período en que ocurrirán las presentaciones, ya sea por la mañana entre las 8:00 y las 12:00, o de 14:00 a 18:00, por ejemplo.
Si tu evento tiene 2 días de presentaciones, por ejemplo, puedes determinar esa duración y elegir las fechas en que se presentarán los trabajos. No olvides tampoco informar el lugar de las presentaciones.
Organizar Presentaciones de Póster
Las presentaciones de póster se diferencian de las orales en un aspecto.
Primero, debes ser cuidadoso al elegir el lugar. Esto se debe a que, en lugar de determinar el tiempo que cada participante tendrá para presentar, determinarás la cantidad de pósteres/banners que ese lugar puede albergar.
¿Y Cómo Queda Disponible para Evaluadores y Participantes?
Al final, es posible publicar la programación para participantes y evaluadores, con la posibilidad de consultar por nombre, lugar, día y horario, además de informar quién será el presentador de cada trabajo.
Organizar la presentación de trabajos científicos puede ser muy simple y no necesita hacerse con planillas complejas. Valora tu tiempo y la calidad de tu evento: agenda una demostración de esta funcionalidad ahora mismo y agrégala a tu evento.
