¿Ya pensaste en apostar por un mercado en crecimiento y organizar eventos en hoteles?
Desde la pandemia, el sector hotelero ha aumentado su tasa de ocupación y mejorado su infraestructura.
Para 2028, el Foro de Operadores Hoteleros de Brasil (FOHB) estima una inversión de R$ 8.400 millones en el área.
Con este escenario favorable, organizar eventos en hoteles puede ser una alternativa más rápida para encontrar un lugar completo y bien estructurado.
¡Pero necesitas saber qué buscar! Por eso, en el artículo de hoy te explicamos más sobre:
- ¿Por qué organizar eventos en hoteles?
- Elementos esenciales para eventos en hoteles
- Paso a paso para organizar eventos en hoteles
¿Por qué organizar eventos en hoteles?
Seguramente ya viste o incluso participaste en conferencias corporativas, capacitaciones o exposiciones en hoteles.
Estos son los tipos de eventos más comunes en estos lugares.
Al fin y al cabo, necesitan una logística integrada con alojamiento, restaurantes, salas de reuniones… todo esto se ofrece con más facilidad en un hotel.
Pero estos no son los únicos beneficios del lugar. Hay otros puntos positivos, como:
Experiencia profesional
La mayoría de los hoteles cuentan con equipos especializados en eventos. Entonces, si necesitas recibir personas de forma estandarizada y con soporte constante, ¡los hoteles son una buena alternativa!
El crecimiento del sector favorece los eventos
Con el mercado hotelero en expansión e inversión constante en infraestructura, los hoteles están cada vez más preparados para competir como espacios profesionales de eventos.
Un ambiente más sofisticado
Los hoteles ofrecen una atmósfera corporativa y organizada, ideal para eventos de negocios, capacitaciones, talleres y encuentros académicos.
Oportunidad de networking de calidad
Como los participantes se reúnen en un único lugar, la interacción aumenta, incluso en los descansos, áreas comunes y espacios de alimentación.
Elementos esenciales para eventos en hoteles
Ahora, si quieres aprovechar al máximo los beneficios de organizar eventos en hoteles, debes prestar atención a algunos puntos, como:
- Ubicación: ¿es de fácil acceso para los participantes? ¿Está cerca de aeropuertos, transporte público o puntos estratégicos para tu público objetivo?
- Capacidad de las salas: ¿el hotel tiene salas adecuadas para el tamaño de tu evento (número de participantes, configuración de auditorio, mesas, espacio para descansar)?
- Infraestructura de apoyo: verifica si hay equipo de sonido, proyector, micrófonos, internet de buena calidad, iluminación, etc.
- Alojamiento: si necesitas hospedar participantes o ponentes, verifica si el hotel dispone de la cantidad de habitaciones que necesitas.
- Servicios de alimentación: para lograr una logística realmente integrada, es esencial que el hotel ya ofrezca el servicio de alimentación para el evento.
- Equipo de eventos: ¿el hotel tiene un departamento o equipo especializado en eventos? ¿hay soporte para el montaje y desmontaje?
- Flexibilidad del contrato: presta atención a los términos de bloqueo de habitaciones, política de cancelación, garantía de un mínimo de participantes, etc.
- Reputación y reseñas: revisa reseñas de eventos anteriores, testimonios de otros organizadores, fotos de eventos pasados.
- Sostenibilidad: si es importante para tu público, verifica si el hotel adopta prácticas sostenibles o normas de responsabilidad social.
Cómo organizar eventos en hoteles: paso a paso práctico
1. Define el objetivo y el formato del evento
Antes de buscar hoteles, determina el tipo de evento, el público estimado, las necesidades técnicas, el número de salas y si se incluirá alojamiento.
2. Investiga hoteles adecuados
¿Recuerdas los elementos esenciales? Ten esa lista a mano para buscar hoteles que cumplan con los requisitos.
3. Envía una solicitud formal
Contacta por correo electrónico o mediante el formulario corporativo del hotel, indicando fechas, estimación de participantes, formato de las salas y horarios.
4. Haz una visita técnica
Antes de firmar el contrato, conoce en persona los espacios del hotel. Es el momento de probar el internet, escuchar la acústica de las salas y verificar el equipo disponible.
5. Negocia según las necesidades reales
¡Mantén tu evento dentro de tu presupuesto!
Así que analiza qué es posible hacer y negocia con el establecimiento.
Por ejemplo, si necesitas bloquear habitaciones, asegúrate de solicitar solo la cantidad que realmente necesitas.
6. Formaliza todo en un contrato
Asegúrate de que el contrato incluya:
- Valores desglosados
- Políticas de cancelación y no-show
- Horarios y espacios liberados
- Servicios incluidos
- Tarifas adicionales
- Reglas de alojamiento
7. Organiza la parte fiscal de tu institución
Para contratar un hotel, la organización del evento necesita tener un registro fiscal activo. Esto también será esencial para que tu evento contrate proveedores, emita facturas, realice pagos, entre otros.
8. Planifica la acreditación y el flujo de participantes
Como los eventos en hoteles requieren control de acceso, define cómo será la acreditación, la señalización y el flujo entre salas, recepción, coffee break y áreas comunes.
En este caso, es recomendable usar una aplicación de acreditación para controlar la entrada y salida de los participantes con más agilidad y seguridad.
Además, puedes apostar por otras estrategias como el autocredenciamiento, credenciales gamificadas y mucho más.
Cuenta con una plataforma de eventos para organizar con más seguridad
Para garantizar el control de acceso, inscripciones organizadas y una acreditación profesional directamente en el hotel, cuenta con una plataforma de eventos completa.
Even3 te permite crear inscripciones, hacer seguimiento de participantes, emitir credenciales y mantener el acceso al evento seguro y organizado.
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