Uno de los primeros pasos para realizar eventos presenciales es la elección del lugar ideal para eventos.
Al final, es esencial para que tu evento realmente se lleve a cabo. Además, su capacidad y estructura son las que impactarán toda la experiencia de los participantes.
Por eso, vale la pena dedicarte a elegir el espacio que cumpla con tus necesidades.
Si no sabes por dónde empezar, solo sigue mis consejos:
- ¿Cómo elegir un lugar para eventos?
- 4 consejos para elegir el lugar ideal para eventos
- Checklist de elementos esenciales en el espacio para eventos
¿Cómo elegir un lugar para eventos?
Para empezar, tu búsqueda del espacio ideal para eventos va a requerir investigación.
Tanto internet como la visita al lugar son esenciales. Sin embargo, ¡es importante saber por dónde empezar a investigar!
En este caso, aplicaciones como Google y Airbnb pueden ser útiles para algunos tipos de eventos.
Además, puedes comenzar por fuentes más confiables, como analizar espacios de eventos similares o pedir recomendaciones a otros profesionales e instituciones.
Pero debes saber: tal vez esta no sea una búsqueda rápida, por lo que debe iniciarse con meses de anticipación.
Además, si tus eventos son recurrentes, mapea siempre los pros y contras de los lugares.
Esto te ayudará a entender qué funciona mejor y qué se debe evitar en la búsqueda de otros espacios en el futuro.
Así, mientras buscas espacios, presta atención también a otros puntos, como:
4 consejos para elegir el lugar ideal para eventos
1. El lugar del evento debe estar alineado con el formato
Dependiendo del formato de tu evento, hay demandas específicas para el lugar.
Por ejemplo, los eventos deportivos necesitan una estructura específica para realizar las actividades con seguridad y brindar comodidad al público.
De la misma manera, los eventos híbridos necesitan un lugar que cuente con la estructura física y los equipos para la transmisión en línea y la interacción con los participantes virtuales.
Además, los eventos que promueven mesas de debate requieren auditorios, exigiendo buena acústica, equipos de proyección y espacios para otras actividades de la programación.
En fin, ya te habrás dado cuenta de que cada evento tiene su particularidad, ¿verdad?
Por eso, lo ideal es estudiar bien los formatos y ¡aprender de eventos similares!
2. Prioriza la experiencia de tu participante
En consecuencia, si buscas un lugar que se adapte bien al formato del evento, ya estarás priorizando al participante.
Sin embargo, es necesario tomar algunos cuidados más para asegurarte de que tus participantes son el centro de todo, como:
- Garantizar comodidad básica, como higiene, agua y seguridad;
- Priorizar la accesibilidad para personas con discapacidad;
- Verificar el permiso de funcionamiento del lugar;
- No superar la capacidad máxima del espacio;
- Evitar filas.
3. Reserva un espacio para el registro
Hablando de evitar filas, al elegir un lugar para eventos necesitas tener en mente las divisiones del espacio de acuerdo con las necesidades del evento.
Por ejemplo, si quieres exhibir ponentes, tendrás que prever el ambiente para stands al visitar un espacio.
Además, hay áreas que son obligatorias en todo tipo de evento, como el área de registro.
Tener un lugar reservado para el registro, la distribución de kits y la atención va a ser esencial para evitar filas y mejorar la experiencia del participante.
Por lo tanto, ¡ten cuidado de no dejar a todos amontonados! Ten en mente cuántas divisiones serán necesarias para tener un registro eficaz.
Te recomiendo separar las filas de registro por orden alfabético, creando varias filas consecutivas, y crear espacios para nuevas inscripciones y distribución de kits.
Así, dependiendo del tamaño de tu evento, el espacio para el registro debe ser grande.
Entonces, para evitar errores, realiza visitas previas y, si es posible, ten acceso al plano del lugar del evento para pensar bien en la división de las áreas.
4. Busca innovación
Ahora, si estás pensando en ofrecer elementos diferenciadores en tu evento, la elección del lugar puede ser el primer paso.
Es decir, puedes agregar valor con innovación en el espacio, como áreas de descanso y relajación, espacios exclusivos para networking, áreas infantiles o salas de reuniones.
En fin, vale la pena usar la creatividad y, a través de la comunicación, dejar los diferenciales explícitos para los participantes.
Checklist de elementos esenciales en el espacio para eventos
- Cuenta con permiso de funcionamiento
- La estructura física está en buen estado: sin moho, filtraciones o peligros para los participantes
- Tiene salidas de emergencia
- Cuenta con elementos de seguridad obligatorios, como extintores de incendios (verifica que estén dentro de su fecha de vigencia)
- Hay espacio para la instalación de equipos esenciales para el evento
- Ofrece los equipos que necesitas, como sonido e iluminación
- Está ubicado en un barrio seguro
- Tiene fácil acceso por transporte público y/o privado
- Cumple con los requisitos de accesibilidad para personas con discapacidad
- Tiene una capacidad máxima ideal para el tamaño de tu evento
- Cuenta con baños bien conservados
- Tiene los elementos necesarios para garantizar la comodidad de los participantes
- Si tu evento necesita más ambientes, verifica que estén bien integrados y respondan a la necesidad.
Da los próximos pasos
Ahora que ya elegiste el lugar ideal para eventos, ¿quieres saber qué viene después?
Tu evento debe evolucionar de la manera correcta, sin saltarte ninguna etapa ni olvidar planificar pasos importantes.
Así que prepara a tu equipo para la difusión, la búsqueda de patrocinadores, el inicio de las ventas y mucho más.