Para ayudar a los organizadores primerizos de eventos técnico-científicos, hemos elaborado un guía paso a paso para organizar eventos como congresos, simposios, conferencias y seminarios.
¡La organización de eventos no es nada sin planificación!
La etapa de planificación es esencial para los eventos científicos en general, ya se trate de un simposio, seminario, conferencia o congreso.
En esta etapa, debes tener en cuenta con quién vas a contar para organizar tu evento, así como determinar las fechas y el lugar de realización.
Al fin y al cabo, para que la organización de un evento sea eficaz, el equipo debe planificar un presupuesto que responda a las expectativas tanto de los organizadores como de los participantes.
Pensando en eso, Even3 ha creado una planilla con todas las actividades esenciales en las principales etapas de tu evento. Así podrás tenerlo todo controlado en un solo lugar. Compruébalo:
Personas
Es necesario definir qué personas formarán parte del Comité Organizador, ya que son ellas las que guiarán los demás pasos y delegarán las demás tareas.
Seleccionar a las personas que representarán al personal, es decir, aquellas que ayudarán con la acreditación, la publicidad del evento, la elección de proveedores, como restaurantes, panaderías, etc.
Además, ¡son personas que pueden ayudarte a conseguir patrocinios y colaboraciones!
Si tu evento tiene envío de trabajos científicos, es muy importante elegir también quiénes serán los evaluadores de los trabajos y el comité editorial, para determinar las normas de ponencia de los trabajos y evaluar según los criterios determinados.
¡Hacer la organización de eventos no es fácil! Pero en la etapa de planificación, debes confeccionar una lista con los nombres de estas personas y ponerte en contacto con ellas con antelación para que puedan colaborar en tu evento.
Lugar del Evento
Dependiendo del tamaño del evento, si es para más de 100 o 300 o incluso 5000 personas, es necesario reservar el lugar con antelación.
Así evitarás imprevistos. También es importante elegir un lugar que pueda albergar cómodamente al número de personas, no se puede elegir un lugar con la capacidad al límite.
El éxito de tu evento también depende de lo satisfechos que estén los participantes.
Cronograma
Dentro de la planificación, ¡hay que definir bien todas las etapas del evento! Esto incluye fechas clave como: los plazos de inscripción, el periodo de envío de trabajos, el periodo de evaluación y (obviamente) la fecha del evento.
Si tienes en cuenta todas las fechas y elaboras un calendario con la ayuda de hojas de cálculo, podrás programarte y determinar qué tareas/actividades deberán realizarse dentro de ese plazo.
Además, si un ponente no es de la ciudad donde se va a celebrar el evento, puedes planificar la compra de entradas y las fechas de alojamiento.
Programación
Si dejas tu evento bien programado, con los temas de las actividades, tales como conferencias, minicursos y mesas redondas, puedes hacer una lista de los ponentes que quieres que participen en tu evento.
¡Recuerda que debes definir una programación que sea importante para tu público!
Cuanto antes definas tu programación, antes podrás ponerte en contacto con los ponentes. Y al confeccionar la red de ponentes, puedes publicitarla en las redes sociales, atrayendo la atención de los asistentes.
Finanzas
Por último, pero no por ello menos importante, la estructuración de las finanzas es clave para que todo salga como se espera.
En esta fase de la planificación, ¡debes hacer una estimación de los costes! Esto tiene en cuenta todos los materiales, la confección de credenciales, camisetas, blocs de notas, el alquiler del local, el pedido de comida para la pausa, el viaje y el alojamiento de los ponentes, etc. La organización de un evento no es nada sin un presupuesto bien planificado.
Sabiendo lo que se va a gastar, es posible ver si es necesario recaudar fondos externos, como patrocinios o financiación para becas de eventos científicos, o si la cantidad recaudada con las inscripciones puede cubrir los gastos.
Inscripción
¡Las inscripciones son un punto crucial a la hora de organizar eventos! Por lo tanto, debes pensar en estrategias para aumentar el número de inscripciones, es decir, captar a más personas. Esto incluye determinar un precio asequible para el público de su evento.
Si ya has realizado alguna edición de tu evento, es de suma importancia que anuncies que se va a celebrar una nueva edición. Pero, ¿cómo hacer eso?
Bueno, el consejo es mantener la base de participantes con cada edición de tu evento. De este modo, es posible comunicarse con ellos por correo electrónico o incluso a través de las redes sociales antes de que empiecen las inscripciones y atraer así a un buen número de participantes.
Los facilitadores son otra forma de aumentar la captación. Si utilizas una herramienta que facilita la inscripción, aumentas el número de participantes en tu evento.
¡Los canales de difusión son muy importantes para aumentar las ventas de las inscripciones! Puedes mapear grupos en Facebook y Linkedin o incluso registrar tu evento en plataformas que tienen calendarios/programas de eventos.
Pensando en la experiencia del participante
¡Tiene todo el sentido disponer de una herramienta de calidad, adecuada para vender suscripciones! Siempre hay que pensar en la experiencia de los participantes antes, durante y después del evento, ¿verdad? Así que, si inscribirse en tu evento le resulta laborioso y complicado, corres el riesgo de que el participante ya no quiera participar!
Al informar que las inscripciones están abiertas, es esencial explicar en qué sitio se realiza la inscripción y qué pasos debe seguir el participante. En otras palabras, ¡hay que informar de todo lo que pueda generar dudas!
Si tu evento ya cuenta con una calificación, como una puntuación, o si ya es conocido, es importante destacar esta cualidad y darla a conocer a participantes y ponentes.
Ventas
Dentro del calendario de organización de eventos, hay que dejar claras las fechas de inscripción e informar a los participantes de la fecha límite.
Establecer plazos y lotes es esencial, ¡sobre todo para atraer a más participantes! Al poner un precio promocional en los primeros lotes, ya logras tener algún valor para invertir en lo que tu evento está demandando.
Además, debes definir las formas de cobros para tu evento. Hay facilitadores que permiten al participante pagar mediante transacciones bancarias o tarjeta de crédito. Algunos eventos deben preocuparse por los recibos de las personas jurídicas, como las empresas que quieren participar de un evento. Por eso es importante conocer las formas de pago según el público.
Divulgación del Evento
Uno de los factores fundamentales para el buen desarrollo de cualquier evento científico es la divulgación. Horas de planificación pueden irse al garete, al fin y al cabo de qué sirve un evento muy bien hecho, pero al que no asiste nadie. Hay que pensar en las estrategias que se utilizarán para que el evento llegue al mayor número de personas posible.
¡Utiliza la tecnología en tu favor!
Vivimos en un mundo cada vez más tecnológico, y podemos utilizarla tecnología en nuestro beneficio. No sólo en la creación y organización de eventos, sino también en la publicidad.
Las redes sociales como Youtube, Instagram, Twitter y Facebook han ganado relevancia en las estrategias de marketing y divulgación en los últimos años, ya ha pasado la época en la que la única solución era imprimir carpetas, folletos, etc. Úsalas y llegarás a un número mucho mayor de personas. Ahorrarás muchos recursos económicos y contribuirás a la sostenibilidad.
Con la facilidad de interacción que promueven las redes sociales, también es posible conectar con tu público antes, durante y después del evento. Utiliza estas redes para pedir sugerencias a tu audiencia y medir el alcance de las publicaciones, ¡esto te ayudará a preparar más contenidos y así promover mejoras antes del gran día!
Recuerde que en las redes sociales la información se multiplica muy rápidamente, por lo que la promoción de su evento es clave, permitiendo así un aumento significativo de nuevas inscripciones.
Trabajos
Comité Científico
Es muy importante tener bien definido el proceso de evaluación. Organizar el comité científico, definir el principal responsable del comité científico, que estará en contacto con los autores de los trabajos, si es necesario un cuerpo mayor de personas, se recomienda contar con coordinadores científicos que se ocupen de cada área temática de tu evento, si este tiene varias áreas temáticas de trabajos a recibir. Además, en el comité científico estarán los evaluadores de los trabajos, que recibirán los trabajos y determinarán si se aceptan o no para el evento.
Es importante hacer estas invitaciones para el comité científico con antelación, ponerse en contacto con ellos, tener una buena comunicación y organización, para que las evaluaciones fluyan mucho mejor.
Envío de Trabajos
El envío de trabajos dentro de un evento puede hacerse de varias maneras. Lo más habitual es pedir a los participantes que lo envíen por correo electrónico. En este caso, el comité científico establece las normas de envío y crea un modelo de correo electrónico que los participantes deben enviar junto con el tipo de archivo elegido.
Si deseas facilitar este proceso de envío, utiliza una herramienta que lo automatice. Pero, ¿cómo funciona? ¡Es muy fácil! En lugar de enviar un correo electrónico, cada participante puede enviar su trabajo dentro de la plataforma. Esto facilita la vida no sólo a los participantes, sino también a los organizadores y evaluadores, que tienen acceso a la lista de trabajos presentados.
Modalidades de Evaluación
Debes definir cuáles serán los criterios y formas de evaluación de los trabajos científicos. Algunos eventos trabajan de manera más avanzada con criterios de evaluación mediante calificaciones, para disponer de una clasificación de estas evaluaciones. Pero puedes simplemente declarar el trabajo como aprobado o reprobado.
Algunos eventos optan por una evaluación simple, es decir, con una sola aprobación el trabajo queda aprobado para el evento. En este caso, puedes tener un solo evaluador que apruebe el trabajo.
Para los eventos que requieren una mayor revisión de los trabajos, se indica la evaluación por pares. En este tipo de evaluación, se necesitan al menos dos personas para evaluar el trabajo científico y decir si ese trabajo será aceptado o no. Si hay un empate, una persona que da su aceptación y otra que da su desaprobación, una tercera persona debe dar la opinión final y decir si ese trabajo fue aprobado o no.
Para un evento más cuidadoso y más rígido a la hora de evaluar, lo más aceptado en la comunidad científica es la evaluación doble ciego. Ni el autor sabe quién está evaluando su trabajo, ni el evaluador sabe quién es el autor, por lo que no hay interferencias en esta evaluación.
Facilitando las evaluaciones
Es muy importante que tú facilites la vida a los organizadores. Contar con una herramienta que pueda distribuir estos trabajos entrantes a los evaluadores ahorra mucho trabajo manual. Esto también puede facilitar la posterior divulgación de los resultados de las evaluaciones en tu evento y de los trabajos que se presentarán.
Ponencia
La ponencia de los trabajos tiene lugar tras la divulgación de los resultados de la evaluación. Este es el momento de confeccionar la programación científica de tu evento. Para ello, debes definir la duración de cada ponencia, si es en la modalidad oral, cuántos trabajos se presentarán por la mañana y por la tarde y para la modalidad póster, definir el número de ponencias por salón.
Después de establecer la programación de ponencias, debes compartirla con los evaluadores y los participantes con antelación para que puedan programarse y asistir en el lugar, fecha y hora elegidos.
Realización
Capacitación del Personal
Ten en cuenta que la organización de eventos no es un trabajo que se puede hacer solo. Necesitas un equipo de confianza que te ayude. Tiene que haber sintonía entre los miembros del equipo, pero eso no siempre es tarea fácil.
Puede ser un reto encontrar personas y capacitarlas con éxito para hacer tu evento, sin embargo, una vez más la tecnología puede ayudarte con la tarea. Siempre es una buena opción buscar programas y aplicaciones que ayuden.
Estos softwares pueden ayudarte facilitando la formación y mejorando el desarrollo del equipo, en las funciones que desempeñarán a lo largo de la organización del evento.
Hay que tener en cuenta que también es necesario buscar la satisfacción no sólo del público, sino también de los implicados en el equipo. Es posible crear un ambiente relajado y promover momentos de relajación, un equipo contento con el trabajo que está haciendo sin duda trabajará mejor.
Haga todo lo posible por integrar al equipo en el objetivo y los temas del acto, dejando claro que formarán parte de las impresiones que ese acto causará en el público. Cree una estrategia y una hoja de ruta para mantener al equipo centrado y motivado, divídelo en equipos más pequeños y cree tareas específicas para cada grupo.
Su equipo debe contar con suficientes personas para llevar a cabo todas las tareas. Sin embargo, un número excesivo de personas a veces provoca problemas de comunicación, lo que dificulta la organización de su evento.
Acreditación
¡La acreditación es una parte crucial de tu evento! Es el primer paso hacia el éxito y, por lo tanto, exige mucha responsabilidad.
Ten mucho cuidado con el personal encargado de realizar esta función, recuerda que si la acreditación está mal ejecutada, puede ocasionar problemas a los participantes. Los inscritos que no pasen por la acreditación no podrán emitir certificados, por ejemplo.
La acreditación no sólo servirá para controlar el acceso de los participantes, sino que también podrá utilizarse para verificar el número de personas que asistieron a tu evento. Con ello, es posible generar una base de datos y mejorar las estrategias en una futura edición.
Lo ideal es eliminar la espera, ¡y se pueden tomar algunas medidas para acelerar el proceso! Libérate del papeleo, utiliza una aplicación que haga la acreditación, puedes dividir a los inscritos en categorías, por ejemplo de pagados y no pagados.
También es durante la acreditación cuando los inscritos recibirán los kits, las insignias y todo el material que se entregará a los participantes.
Utilizando la teoría de filas, es posible optimizar el sistema, mejorando la utilización del servicio, reduciendo los tiempos de espera y aumentando la rapidez del servicio. Las filas se forman cuando la demanda por un servicio es mayor que su oferta, en este caso, se considera fila los participantes que esperan acreditación.
Una forma práctica de optimizar la asistencia consiste en utilizar una fila única y varias personas acreditándose, en lugar de filas separadas. De este modo, en caso de que haya un problema en uno de los puestos de acreditación, la fila seguirá fluyendo.
¿Aún no lo entiendes? Te lo explicamos mejor.
Filas separadas
Al organizar la fila por separado, ¡se corren algunos riesgos! Si hay un problema con uno de los miembros del equipo de acreditación, todas las personas de la fila se verán afectadas, ya que toda la fila se paralizará.
Fila única con varias personas acreditando
Al utilizar una sola fila, aunque uno de los miembros del equipo de acreditación tenga un problema, ninguno de los participantes se verá perjudicado, porque el servicio seguirá fluyendo.
Utilizando este método, seguro que la acreditación de su evento será más rápida.
Post-evento
Certificados
La emisión de certificados es una etapa muy importante en la organización de tu evento. Se considera un requisito previo para el éxito de cualquier evento, y es un paso que debe planificarse con antelación. Son los certificados que prueban que el participante estuvo presente en las actividades, tales como, envío de artículo, ponencia de trabajo, participación en seminarios, etc.
Muchos organizadores se complican a la hora de crear los certificados y en cómo van a ponerlos a disposición de los inscritos. Los certificados hechos de forma manual llevan mucho tiempo y convierten lo que podría ser una tarea sencilla en algo potencialmente problemático.
A casi todos los inscritos les interesa obtener los certificados, por lo que es muy importante en la organización de su evento que los certificados se elaboren de forma eficiente.
La Emisión
El primer paso que hay que dar es elegir cómo se emitirá el certificado. Los certificados impresos cuestan mucho más. A menudo, los certificados deben dividirse en categorías, por ejemplo, minicursos, mesas redondas, seminarios, y así sucesivamente. A todo este trabajo hay que añadir el recuento de la carga de trabajo y su posterior reparto entre los participantes, lo que también puede ser una tarea difícil, imagínate la cantidad de papeles que generará toda esta operación.
Por lo tanto, prefieras siempre los certificados digitales, cuyo coste de emisión es menor. Digitalmente, los certificados pueden generarse automáticamente, enviarse por correo electrónico a los participantes o incluso descargarse a través de una plataforma de eventos. Los costes de impresión se eliminan por completo.
Tras definir cómo se realizará la emisión, deberás crear los certificados. Para agilizar la creación, existen modelos listos para descargar en Internet. También hay softwares gratuitos que disponen de varios modelos para certificados. Por ejemplo, Canva, una herramienta en línea para crear modelos de certificados, y Microsoft Power Point.
Actas
Las actas son documentos que se generan una vez finalizado un congreso o evento, las actas son el registro principal de tu evento, en él estarán los trabajos presentados, además de ponencias y conferencias que se llevaron a cabo. Las actas recopilan todo el conocimiento generado en el evento y, por lo tanto, es otra etapa fundamental en la organización de tu evento, y deben planificarse.
Importancia de las Actas
Para los investigadores que estarán presentes cuando se publiquen sus resúmenes o trabajos científicos en las actas del evento, esto añade valor a sus currículos. Las actas dan credibilidad a tu evento y hacen que los investigadores sean reconocidos por su producción científica.
Las actas conservan la memoria de tu evento. Al publicar las actas, permites que profesionales y estudiantes acceden al contenido incluso después de que haya terminado. El contenido de un determinado congreso se hace público y fácilmente accesible, contribuyendo para la imagen del evento y a la organización de futuras ediciones.
¿Cómo publicar?
Con el avance de las tecnologías, la forma de publicar las actas fue cambiando: antaño, las actas se imprimían y se convertían en cientos de libros; después, los organizadores empezaron a utilizar soportes físicos, como CDs y DVDs, lo que también resultaba bastante laborioso y caro; imagínate un soporte físico para cada participante en tu evento.
Con la popularización de Internet, surgió la oportunidad de publicar las actas en formato virtual, lo que facilitó la organización de eventos científicos. La mejor manera de publicar las actas de tu evento es en línea. Publicando de esta manera facilitas la organización además de reducir y mucho los costes.
Publicaciones en línea proporcionan una mejor difusión, llegando también a personas que no estuvieron en tu evento, pero que pueden estar interesadas en el contenido.
Una de las alternativas que han encontrado los organizadores es publicar las actas en formato PDF, sin embargo, aunque es una forma más rápida, siguen existiendo algunos pequeños problemas, como la dificultad para buscar un trabajo específico y para abrirla en tabletas, smartphones, etc.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera? Hoy en día, lo mejor es utilizar plataformas digitales que publiquen actas en línea y faciliten la organización de tu evento. A través de ellas, los contenidos producidos aparecen en motores de búsqueda como Google, por ejemplo. Quedando accesibles a todo tipo de dispositivos, incluidos los móviles.
¡Publicar actas de calidad es muy importante para ti y para la reputación de su congreso! Publicarlas de la mejor manera es una forma de democratizar el conocimiento científico producido por tu evento y de construir una buena relación entre ti y la comunidad científica.
Encuestas de Satisfacción
Realizar encuestas de satisfacción es una práctica que establece un canal de diálogo con tus participantes, con esto los participantes empiezan a sentirse más considerados; con las encuestas ganas más posibilidades de acertar en tus futuros eventos, identificando los errores y lo que se podría hacer para mejorar.
Al saber qué hay que mejorar, los errores tienden a disminuir y los esfuerzos se orientan mejor hacia la realización de ajustes. Organizar su evento de forma más eficaz y satisfactoria.
¿Te ha gustado? Even3 nació para simplificar la organización de eventos académicos y científicos. Con esta plataforma, todos los tips anteriores resultan más sencillos de seguir, eliminando el trabajo manual y dejándote libre para dedicarte exclusivamente a la calidad de tu evento.
Crear un evento requiere mucha planificación y organización, ¿no es así? Por eso, ¡cuenta con la plataforma Even3, que te acompaña en todas las etapas y tiene las mejores herramientas para tu éxito!
