¿Alguna vez te has detenido a imaginar cuál es la primera tarea de los organizadores? ¡Seguro que es la planificación de eventos!
Por lo tanto, debe considerarse como la etapa que sostendrá toda la organización.
Suelo decir que organizar un evento significa proporcionar grandes experiencias a los participantes, pero, para esto, la experiencia tiene que ser enriquecedora para los organizadores también.
En esta etapa de planificación, es necesario tener un norte en la gestión de eventos y saber por dónde empezar. Por ello, estoy aquí para enseñarte más sobre:
- ¿Cómo planificar un evento? El paso a paso;
- Creando la planificación estratégica;
- Planificando el evento;
- El evento en la práctica: cuenta con una plataforma
¿Cómo planificar un evento? El paso a paso
¡A principio, planificar un evento es informarse!
Así que ten en cuenta lo que es un evento y sepa que la organización implica tres etapas principales, el pre-evento, el evento en sí y el post-evento.
Por eso, hoy mi objetivo es darte justamente la base que va a sostener todo ese ciclo de vida: la planificación.
Tener una planificación estratégica de eventos es lo mismo que trazar un guión detallado de todo lo que necesita ser hecho, destacando cómo las actividades serán realizadas y, principalmente, por qué y por quién serán realizadas.
Para empezar, tienes que conocer las actividades esenciales en tu cronograma.
¡Pero te explicaré todo sobre estas etapas! Vamos a empezar el paso a paso de cómo hacer una planificación exitosa.
1. Creando la planificación estratégica
Sí, lo sé. Ahora puedes estar pensando en la tonelada de actividades que tienes que programar, tareas para delegar y personas con las que contactar.
Pero primero, debes responder algunas cuestiones esenciales, como cuál es el propósito de tu evento.
Averiguar el por qué y para quién vas a planificar es más importante que definir aspectos técnicos como la fecha, el lugar y la hora del evento.
Después de todo, sin personas nada tiene sentido, ¿no?
Por lo tanto, para elaborar una planificación estratégica de eventos, te sugiero que respondas las siguientes preguntas:
¿Quién será el responsable de organizar el evento?
En primer lugar, es necesario elegir quién va a estar al frente de la organización.
Me imagino que si has llegado hasta aquí, eres uno de los organizadores.
¿Pero vas a embarcarte en esto de forma solitaria o vas a contar con un equipo?
Eso porque planificar un evento requiere trabajo, existen diferentes áreas de actuación, y es importante que cuentes con la ayuda de más gente.
Por lo tanto, para dividir el trabajo, puedes reunir equipos dirigidos a cada área de tu evento y llamar a coordinadores comprometidos y preparados.
→ Conoce cuáles equipos son esenciales en tu evento y como organizarlas
En este caso, a depender del tamaño del evento, es interesante también buscar profesionales calificados, como el caso de un promotor de eventos para dedicarse exclusivamente a la divulgación.
¿En qué contexto se llevará a cabo el evento?
Haz un diagnóstico del escenario en el que pretendes realizar el evento. Algunas preguntas son importantes, como:
- ¿Es su primera edición? ¿Han ocurrido eventos similares en la misma región?;
- Este es un momento oportuno para conquistar patrocinadores o, en el caso de los eventos académicos, ¿hay como conseguir subvención?;
- En relación al contexto y área del evento, ¿qué tema está en alta y puede ser abordado en este período?
En fin, entender el contexto es importante para analizar la viabilidad del evento.
Después de todo, es ante estas condiciones que, por ejemplo, podrás estipular factores operacionales, como fecha del evento y valores de inscripciones. ¡Pero vamos a llegar allá en el momento adecuado!
¿Cuál es el objetivo estratégico del evento?
Antes de llegar a los factores operativos, otra pregunta esencial en la planificación de eventos es la clásica: “¿por qué quiero organizar este evento?”.
Por ejemplo, hay personas que quieren propagar y fomentar la ciencia en la ciudad. Otros lo hacen por el reconocimiento adquirido en el medio.
También hay quienes aman organizar eventos por las conexiones que proporcionan (¡el famoso networking!) y por la oportunidad de reunir nombres de peso en el mercado.
Sea cual sea su propósito, es este que dará exclusividad a tu evento. Es decir, con un objetivo bien definido, todas las áreas de su organización convergerán para lograrlo.
Además, tu público objetivo se sentirá atraído por la promesa que tu propósito determina. Por lo tanto, intenta atribuir valor al objetivo de tu evento y venderlo como un diferenciador a ser alcanzado con tu programación.
¿Qué público quieres impactar con tu evento?
¡Hablando en público, él es el foco de tu evento!
Por eso, necesitas conocerlo muy bien. Solo así sabrás lo que le atrae y cómo proporcionar la mejor experiencia.
Para ello, es común utilizar una estrategia de marketing llamada construcción de persona.
Persona es la representación ficticia de un cliente ideal para el negocio. En este caso, ¿quién es el cliente ideal para tu evento?
A la hora de definir tu persona, ve más allá de las cuestiones básicas, como edad, profesión e información demográfica, y busca también:
- Formación familiar;
- Hábitos;
- Actividades de ocio (lo que hace en el tiempo libre, por ejemplo);
- Principales retos a los que se enfrenta en el mercado laboral;
- Cuáles son sus preocupaciones y objetivos de vida.
Por lo tanto, puedes aplicar formularios de encuesta de público, hablar con profesionales del área e incluso observar el público objetivo de eventos en el mismo segmento.
Ahora, ¡ya has completado la primera parte, así que es hora de materializar la planificación!
2. Planificando el evento
Después de definir todos estos puntos en cuanto a la planificación estratégica del evento, es hora de arremangarse y garantizar lo que va a hacer que tu evento, de hecho, suceda.
Estos son tópicos normalmente pensados por la organización en la fase de pre-evento. Son ellos:
Tema
En función de toda la información que has establecido durante la planificación estratégica y los objetivos que has alineado, define el tema central de su evento.
Fecha, hora y lugar
Mira en un calendário cuáles son los días ideales para que ocurra su evento.
Presta mucha atención a los días festivos y a los fines de semana.
Comprueba si realizar el evento en fechas como estas tiene sentido para ti y tu público objetivo, o si afectará directamente el efectivo del evento.
En cuanto al local para eventos presenciales, comprueba, principalmente, si es de fácil acceso. Si hay paradas de autobús cerca y lugar para que la gente pueda aparcar.
Además de la accesibilidad, se deben sopesar factores como la comodidad y la seguridad.
En el caso de los eventos híbridos y en línea, debes considerar la plataforma para la transmisión del evento. Este es el momento de hacer cotizaciones y elecciones basadas en lo que garantiza la estabilidad de la red, la seguridad de los participantes y la interactividad.
En relación con el horario es importante pensar en el público. Vea si tiene más sentido que las actividades ocurran en el turno diurno, vespertino o nocturno. Las respuestas a estas preguntas están en la planificación estratégica del evento.
Así que vuelve allí y analiza la persona de tu evento.
Establece un presupuesto y reduce costos
Hablando del efectivo del evento, ¡su planificación debe contar con el financiero desde el principio!
Para esto, debes mapear los costos, como Infraestructura, transporte, coffee break y almuerzos, parte gráfica y otros servicios.
Bien como las entradas, como patrocinios y venta de inscripciones, en la medida en que ocurra.
Incluso, en esta fase se puede estimar una meta de venta de entradas, además de cotizar valores de productos y servicios necesarios para la realización del evento.
Asegura patrocinadores
Hablando todavía de presupuesto, en muchos casos, los organizadores recurren a patrocinios para costear algunos factores determinantes para la realización del evento.
Para ello es necesario un proyecto de patrocinio presentando tu evento, los beneficios que puede generar a los patrocinadores y los resultados deseados.
Divulgación del evento
Ahora que ya conoces bien a tu público objetivo, conoces la información básica del evento y hasta tienes metas de ventas, ¡ha llegado el momento de conseguir los primeros participantes!
Para esto, planificarás la divulgación.
Primero, crea el branding. En otras palabras, la gestión de tu marca o identidad visual que se reforzará a lo largo de la divulgación del evento.
Estos son conjuntos de elementos que transmiten la personalidad de tu evento y atraen al público.
Luego, puedes desarrollar la planificación de las redes sociales centrándose en puntos como:
- En qué redes sociales actuarás;
- Los tipos de publicaciones que se realizarán;
- Calendario de las publicaciones;
- Quién será el equipo responsable de la comunicación.
Para empezar, puedes contar con en el kit de Marketing creado por Even3 y tener un calendario de publicaciones editable y sugerencia de temas. Descarga ahora:
Programación
Por último, ya tienes buena parte de la planificación encaminada. El siguiente paso es pensar en el cronograma de actividades.
Por lo tanto, piensa en los nombres que vas a traer para hablar en el evento.
Lo ideal es que tengas al menos tres nombres en mente. De esa manera, puedes contactarlos con anticipación y dejar una lista con oradores “reservas” en caso de que tus primeras opciones no puedan participar.
Además, si tu evento es académico, ten en cuenta también el envío de trabajos.
Si tu evento recibirá artículos, fotografías, resúmenes u otros materiales que deberán ser evaluados, debes pensar en los nombres que formarán el cuerpo editorial de tu evento.
Además, será necesario definir las reglas de presentación y estipular plazos.
Por lo tanto, aprovecha este momento final de planificación para crear todo el calendario del evento.
El evento en la práctica: cuenta con una plataforma
Como te dije al principio del texto, para planificar eventos es necesario tener dimensión de todas las fases de un evento.
En este caso, ¡una plataforma de eventos puede ser tu mayor ayuda!
En Even3, por ejemplo, puedes administrar y realizar un seguimiento de todas las etapas de tu evento en un solo lugar.
La plataforma incluso automatiza muchos procesos y facilita tu trabajo.
Por ejemplo, a la hora de planificar las inscripciones, ya puedes contar con un sitio web propio para la divulgación de informaciones, venta, vueltas de lote, ¡y mucho más!
Además, la acreditación, los envíos de trabajo, los certificados, la transmisión en línea y otros beneficios ya están garantizados.
Por lo tanto, ¿qué tal facilitar tu planificación estratégica? Es gratis! ¡Crea tu evento en Even3!
