El tema inscripciones para eventos suele ser polémico. Después de todo, ¿cómo determinar cuánto vale tu evento?
Elegir una buena estrategia de precios se convierte entonces en un aspecto fundamental para que el evento sea garantía de éxito.
Si no estás seguro de cuánto cobrar, ¡no te asustes! Te ayudaremos.
En este artículo, aprenderás:
- ¿Por qué es tan importante fijar el precio de la manera correcta?
- ¿Qué hay que tener en cuenta al fijar el precio de las inscripciones para eventos?
- 3 estrategias para fijar el precio de la inscripción de tu evento
¿Por qué es tan importante fijar el precio de la manera correcta?
La fijación de precios puede ser una de las tareas más estresantes para un organizador, ¿estás de acuerdo?
Pero es determinando la cuota de inscripción en un evento cuando empiezas a controlar tus finanzas de la manera correcta.
Al poner estos datos en una hoja de cálculo, también puedes planificar y asegurarte de que, en tu presupuesto, todo pase como esperabas, sin sorpresas incómodas.
Cobrar demasiado poco puede significar perder dinero.
Cobrar demasiado puede hacer con que los asistentes potenciales se lo piensen dos veces (o más) antes de pagar.
“Puede” porque todo debe adaptarse a la realidad del evento y, por supuesto, de los participantes.
Cuando se elige correctamente el precio de la cuota de inscripción, ¿los asistentes pasan su tarjeta sin dudarlo?
Pero para determinar cuánto un asistente va a pagar por tu evento, debes tener en cuenta algunas cosas.
¿Qué hay que tener en cuenta al fijar el precio de las inscripciones para eventos?
Antes de empezar a estipular las cuotas de inscripción al evento, debes pensar en algunas cosas:
1. ¿A qué público va dirigido su evento?
Comprueba si tu público está formado principalmente por estudiantes o por profesionales ya titulados y exitosos.
Por lo general, las personas ya graduadas y con experiencia en el área están en mejores condiciones de pagar una cuota de inscripción más elevada.
Si fijas un precio muy alto y tu público son todos estudiantes, lo más probable es que haya un excedente de entradas.
Por tanto, analiza el perfil de tu público y comprueba si pueden permitirse pagar por tu evento.
2. ¡El tema importa!
Cuanto más actual y relevante sea el tema, mayor será el interés de la gente por tu evento.
Si el contenido es realmente atractivo e importante para esa región en ese momento, seguro que venderás más entradas y por un precio mejor que, te garantiza una buena rentabilidad.
3. ¿Tu evento tiene fines lucrativos o no?
Todo evento tiene costes y hay que sufragarlos de alguna manera. Sin embargo, el precio de las inscripciones varía en función del tipo de evento que vayas a organizar.
Incluso los eventos sin ánimo de lucro, los que no pretenden obtener ingresos excedentes, necesitan pagar sus facturas.
Incluso hay los que no cobran cuota de inscripción de los participantes. Generalmente, en estos casos, el espacio lo cede una empresa, o un patrocinador puede asumir toda la parte financiera.
Si tu evento tiene ánimo de lucro, debes estudiar la estrategia de precios que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu evento.
No te estreses. Te explicaremos las mejores estrategias para ambos casos.
4. ¿Cuál es el formato de tu evento?
Con la llegada de las nuevas tecnologías, los eventos se han reinventado y han buscado adaptarse a nuevos formatos, yendo más allá de lo presencial.
De este modo, hoy contamos con tres formatos diferentes de eventos, a saber:
- Presencial;
- En línea (streaming de audio y vídeo);
- Híbrido (unión de presencial y en línea);
Por lo tanto, es importante que tengas ya definido el formato de tu evento, para poder crear un plan no sólo organizativo, sino también financiero.
Por ejemplo, un evento en línea puede requerir la suscripción a un servicio de streaming o la compra de equipos para la transmisión, lo que puede repercutir en el precio de la entrada.
En el caso de un evento híbrido, hay que tener en cuenta los costes de elección del lugar, streaming y otras interacciones entre los dos formatos.
Y, por supuesto, independientemente de su formato, es necesario entender qué nivel de experiencia vas a ofrecer a los asistentes, lo que sin duda cuenta como un gran punto para aumentar el precio de las entradas.
3 estrategias para fijar el precio de la inscripción de tu evento
1. Basada en los costes
Basarse en los costes es el método más básico para determinar el valor de las inscripciones para un evento.
Básicamente, se cobra lo suficiente para cubrir el valor de los costes (en el caso de actos sin ánimo de lucro) y obtener ingresos excedentes (en el caso de actos con ánimo de lucro).
Para ello, es primordial que pongas todos los costes de la organización en la punta del lápiz. Una vez más vengo a reforzar la importancia de tener una hoja de cálculo financiera actualizada.
Gastos con alquiler, electricidad, agua, internet, transporte, alojamiento, materiales y ponentes… TODO lo relacionado con las finanzas debe estar detallado.
Para los eventos sin ánimo de lucro:
Una vez establecidos los costes del evento, basta con dividir el importe total por el número previsto de participantes. De este modo, podrás establecer el valor de cada registro.
Ejemplo: Costes de $3.000 y 300 participantes previstos.
$3.000 / 300 participantes = $10 por inscripción
Si tu evento ha recibido algún tipo de patrocinio o ayuda, réstalo de los costes y divide el resto por el número previsto de asistentes.
Ejemplo: Costes de $3.000, previsión de 300 participantes y cuota de patrocinio de $300.
$3.000 – $300 = $2.700
$2.700 / 300 participantes = $9 por inscripción
Para eventos con ánimo de lucro:
Para obtener beneficios al final del evento, es necesario que los ingresos sean superiores a los gastos (costes).
En esta situación, también es esencial restar de los gastos los importes de las cuotas de patrocinio.
Tras examinar los gastos restantes, calcula la cuota de inscripción de cada participante que cubriría tus costes.
Ejemplo: Costes de $10.000, 200 participantes previstos, cuota de patrocinio de $5.000
$10.000 – $5.000 = $5.000
$5.000/200 = $25 por inscripción bastarían para cubrir todos sus gastos.
Así que si quieres obtener beneficios, añada valor a esa inscripción.
El precio final sería de $40, por ejemplo.
Esta estrategia puede funcionar si tienes garantizado el número mínimo de asistentes que asistirán a tu evento.
¡Pero cuidado! Tus costes variables (como las comidas y el personal) pueden recortar inesperadamente tu margen de beneficios.
Y si un evento de la competencia iguala o supera tus precios, corres el riesgo de perder asistentes, y el dinero que ellos conllevan.
Lo que nos lleva al segundo método para fijar el precio de tu evento: el precio competitivo.
2. Basado en la competencia
Para asegurarte de que la cuota de inscripción cubra tus costes, también puedes fijarse en el precio de los eventos de la competencia y cobrar una cuota de inscripción similar.
Esta estrategia puede ser muy eficaz si quieres competir con un evento muy popular en la misma zona.
Al fin y al cabo, quieres convencer a tus asistentes en potencial que se inscriban en tu evento en lugar de elegir el de la competencia, ¿no es así?
A la hora de analizar la competencia, es esencial prestar atención a tres aspectos:
- Cuota de inscripción;
- Entre bastidores;
- Formas de cobro.
En cuanto a la cuota de inscripción, es necesario saber cuánto cobran los eventos competidores. Esto te dará una base para definir el precio de tu evento.
Sin embargo, como cualquier estrategia de fijación de precios, también existen riesgos asociados a este planteamiento.
Por eso es que no debes fijarte sólo en el importe cobrado por cada inscripción. ¡Presta atención también entre los bastidores deeste evento!
Si puedes obtener información detallada sobre el backstage, que incluya el presupuesto y los gastos de la competencia, podrás medir si su realidad también se ajusta a la tuya.
Te lo explicamos mejor.
Con la ayuda de patrocinios, muchos eventos de éxito pueden ofrecer a sus participantes una estructura y materiales de mayor coste y calidad. Pero aún así logran cobrar un precio bajo por sus inscripciones.
Todo esto sólo fue posible gracias a la ayuda de patrocinadores disponibles para ayudar el evento.
Si te basas en los precios de las entradas de la competencia pero no cuentas con los mismos ingresos de patrocinadores que ellos, puedes acabar perdiendo dinero.
Así que, ¡mucho cuidado! En primer lugar, comprueba si esta estrategia se aplica a tu evento.
Un consejo valioso es invertir en ponentes de alto nivel. Los buenos ponentes atraen a buenos patrocinadores.
También es importante fijarse en cómo cobra la competencia. ¿Cobran sólo por la inscripción? ¿O se cobra por la inscripción + envío de trabajos + participación en minicursos?
Imagínate que los eventos de la competencia sólo cobran por la inscripción.
Si decides cobrar por inscripción y por participación en cada actividad (minicurso, envío de trabajos, talleres), al participante puede resultarle difícil valorar qué evento le conviene más.
Es como intentar comparar un smartphone con una piña. Simplemente no hay manera. Son muy diferentes.
Si sigues el modelo de cobro de la competencia, le darás al posible asistente la oportunidad de comparar tu evento con los otros.
Y ahí es donde tienes que encontrar el elemento diferenciador de tu evento.
Tras analizar estos 3 puntos, ¿cuál sería la estrategia adecuada para fijar el precio de inscripción? Para encontrar esa respuesta, hay que fijarse en el elemento más crítico de las dos estrategias que hemos presentado: el participante.
3. Valor añadido
El modelo de precios de valor añadido se centra en el cliente, es decir, el participante del evento.
De manera muy sencilla, el valor añadido es la percepción que el participante tiene de tu servicio (evento).
En estas condiciones, el participante analiza la relación coste/beneficio de su evento.
En otras palabras, es lo que el participante piensa que vale tu evento.
Si tu evento ofrece actividades que aportan valor añadido al participante, este tiende a pagar más por disfrutar del servicio, ya que lo considera importante.
En el ámbito de los eventos, esta percepción suele estar influida por factores como:
- Tradición del evento;
- Calidad de los trabajos presentados;
- Lugar de celebración;
- Nivel de los ponentes;
- Calidad del sitio web y del sistema utilizado;
- ¡Y muchos otros!
Todo lo que añade valor a un servicio genera un diferencial. Y este diferencial puede ser decisivo para que la gente quiera asistir a tu evento.
Si ya has definido el valor ideal para las inscripciones a su evento, ¡felicitaciones! Ahora es el momento de planificar la siguiente fase: la venta de las entradas.
Elegir un método de pago que se adapte a tus necesidades y a la realidad de tus participantes es imprescindible.
Ofrecer diferentes opciones, como tarjetas de crédito y débito, suele aumentar las posibilidades de venta.
¿Te ha gustado? ¿Cuál de estas estrategias es la más adecuada para ti y tu evento? Si aún no has creado el tuyo, ¡haz clic en el banner de abajo y comienza tu trayectoria con Even3!
