Si buscas entender cómo va la gestión de tu evento, definitivamente deberías aprender sobre los informes de eventos.
Esta herramienta trae varios beneficios para quien logra sacarle el máximo provecho, ya que facilita identificar aciertos y errores, antes, durante y después del evento.
Aun así, puede que no sepas dónde generar estos informes correctamente o cuáles son sus funcionalidades.
Por eso, preparamos una guía completa para que entiendas todo sobre:
- ¿Por qué es tan importante un informe de eventos?
- Conoce 6 informes esenciales para eventos
- Genera tus informes ahora mismo
¿Por qué es tan importante un informe de eventos?
Por lo general, los informes son un conjunto de información con el objetivo de detallar determinados acontecimientos de forma minuciosa.
De la misma manera, los informes de eventos son herramientas utilizadas para entender lo que está pasando antes, durante y después de la realización de tu evento.
Si tu evento utiliza datos personales de los participantes, ellos deben estar informados y de acuerdo con el uso de sus datos, siguiendo la legislación de protección de datos aplicable en tu región.
Conoce 6 informes esenciales para eventos
1. Informe de participación
El menú de personas de Even3 es una herramienta completa para gestionar a tus asistentes y organizarlos de forma eficiente.
Además, también es capaz de generar un informe completo sobre la situación de tus asistentes, con información importante como:
- Número de identificación;
- Fecha de inscripción;
- Número de inscripción;
- Categoría (evaluador, participante, autor, etc.);
- Estado de la inscripción (pendiente o realizada).
Para crear este informe, sigue estos pasos: accede a la plataforma de Even3 con tu usuario y contraseña, dentro del Área del Organizador, busca el menú Personas, haz clic en el botón Acciones y luego en Exportar. Así, tu navegador descargará el archivo con toda la información de tus asistentes.
2. Informe de accesos
Si buscas alcanzar un mayor número de personas con tu evento, es necesario que tengas presencia en el mundo digital.
Por eso, se vuelve imprescindible que tengas un sitio web para eventos. Con él, podrás vender entradas, exponer información importante y mucho más.
Para entender el desempeño de tu sitio web y facilitar tus próximas estrategias con informes precisos, utiliza herramientas de análisis de tráfico, conocidas como analytics.
¿Qué son las herramientas de analytics?
Las herramientas de analytics son sitios o aplicaciones cuyo objetivo es hacer un análisis completo de tu sitio web, generando un informe completo sobre accesos, tiempo de uso y mucho más.
Una de las más famosas y gratuitas es Google Analytics, una herramienta de monitoreo y análisis de tráfico web. Si no logra cubrir todo el rastreo de tu sitio, prueba usar el URL Builder.
El URL Builder es una herramienta que permite crear enlaces rastreables, indicando exactamente de dónde vinieron esos accesos.
3. Informe de ventas
Así como el informe de participantes en el menú personas, Even3 también tiene el menú ventas, con un informe completo para quien desea llevar el control de su flujo de caja y venta de entradas.
Allí encontrarás información como número de identificación, nombre del comprador, correo electrónico del comprador, descripción, fecha y hora de la transacción, además de información más específica sobre el pago del participante y los detalles de la transacción, como:
- Método de pago;
- Tipo de pago;
- Valor pagado;
- Valor por recibir;
- Estado del pago;
- Observaciones.
De esta forma, puedes usar datos importantes para entender mejor tus ventas en general y pensar estrategias para facilitar la compra de entradas. Por ejemplo, si notas que muchas personas usan un método de pago poco rentable, puedes ofrecer un descuento para quienes usen otros métodos.
Para obtener este informe, al igual que el anterior, ve al área del organizador, accede al menú ventas y haz clic en el botón exportar.
4. Informe de programación
Después de usar el menú de programación de Even3 para definir tus actividades, invitados, lugares y cupones, también podrás generar informes que ayudarán en la gestión de estas opciones.
Siendo un área más robusta que las ya presentadas, aquí tenemos dos informes de eventos para la gestión de la programación: el de actividades y el de inscritos.
Informe de actividades
Como su nombre lo indica, este informe de eventos ofrece una visión general de las actividades creadas por ti dentro del menú de programación. Además del tipo de actividad y el nombre, encontrarás información como:
- Fecha;
- Hora de inicio y fin;
- Carga horaria;
- Lugar;
- Límite de cupos;
- Inscripción;
- Ponentes;
- Cantidad de inscritos.
Informe de inscritos
Este informe es esencial para el día del evento, ya que, si hay algún problema con las opciones de acreditación, la lista de participantes puede ser tu último recurso para una acreditación manual.
Además de la información básica, como el número de identificación, nombre y correo electrónico del participante, este informe también incluye:
- Fecha de inscripción;
- Hora de inscripción;
- Fecha de acreditación;
- Hora de acreditación;
- Estado de la inscripción.
Cruzando esta información con el informe de actividades, tendrás un seguimiento completo de las acciones de tus inscritos.
Para obtener este informe, solo debes ir al menú de programación de la plataforma, acceder a la sección de actividades y hacer clic en exportar.
5. Informe de sumisiones
Cuando un evento recibe muchas sumisiones, puede ser difícil mantener un control total sobre todas ellas, ¿verdad? Pero con el informe del menú de sumisiones de Even3, ¡esto se puede resolver rápidamente!
En este informe puedes acceder a datos desde los más simples, como número de identificación, título de la sumisión y modalidad, hasta muchos otros, como:
- Área temática;
- Nombre del evaluador;
- Dictamen del evaluador;
- Justificación;
- Dictamen final;
- Observación interna.
Así, tú y tus evaluadores pueden entender el estado de todas las sumisiones en un solo lugar y, después del evento, tener una visión general de las sumisiones recibidas y la cantidad de producción científica generada en tu evento.
6. Informe de entrega de certificados
Al final de tu evento, todos los participantes estarán esperando sus certificados de participación. Y no solo eso, también existen los certificados de presentación, evaluación, sumisión y otros.
Por eso, es importante saber cuáles certificados ya fueron enviados, cuáles están pendientes y cuáles aún faltan por enviar.
En el menú de certificados de Even3, puedes hacer seguimiento del envío de correos electrónicos a través de un informe completo que especifica el estado de cada usuario. Así, en caso de reclamos sobre certificados pendientes de envío, puedes consultar el informe y entender adónde fueron enviados.
Genera tus informes ahora mismo
Como vimos, generar un informe de eventos es un paso muy importante para el éxito de tu evento.
Con esta práctica, puedes entender puntos clave de tu evento para optimizarlo y traer aún más beneficios.
Y como mencionamos, todos los informes citados están disponibles en la plataforma de Even3. Si te interesan estas funcionalidades, ¡crea tu evento hoy mismo!
