Si ya sabes que tomar decisiones estratégicas es súper importante, llegó el momento de conocer las herramientas para la recolección de datos en eventos que pueden ayudarte.
De la inscripción a la acreditación, cada etapa del evento puede (y debe) generar información que te ayudará a tomar las mejores decisiones.
Estos datos te harán entender el comportamiento del público, medir resultados, calcular el ROI y mejorar la experiencia de los participantes.
Entonces, conoce algunas de las principales herramientas para la recolección de datos en eventos:
¿Por qué recolectar datos en eventos?
En primer lugar, necesitas elegir qué datos vas a recolectar en tu evento.
Al fin y al cabo, ¡no tienes tiempo para analizarlo todo! Y tampoco es necesario.
Básicamente, todo lo que necesitas hacer es recolectar información que te ayude a alcanzar el objetivo que tienes con el evento.
Por ejemplo, si el objetivo de tu evento es aumentar el número de leads de una empresa, vas a recolectar y analizar datos relacionados con el tema, como número de leads, conversiones, compromiso en campañas de marketing, etc.
Mira algunos de los principales motivos para invertir en herramientas de recolección de datos en eventos:
Entender el perfil del público
Saber quién participa en tu evento ayuda a ajustar la comunicación, la programación e incluso a atraer patrocinadores.
Medir el éxito real del evento
Las ventas no son el único indicador. Es necesario analizar presencia, compromiso y satisfacción.
Por ejemplo: Vendes 500 entradas, pero solo 320 participantes hacen check-in. Este dato muestra la necesidad de mejorar la programación, los recordatorios o las estrategias de compromiso.
Mejorar las próximas ediciones
Los datos muestran qué funcionó y qué necesita evolucionar.
Por ejemplo: La encuesta posterior al evento indica que la acreditación demoró demasiado. En la próxima edición, puedes invertir en check-in con código QR para agilizar el proceso.
Calcular el ROI del evento
Sin datos, no es posible medir el retorno financiero o estratégico para ti y tus patrocinadores.
Validar la propuesta del evento
Incluso antes de la próxima edición, los datos ayudan a responder: ¿el tema fue relevante? ¿se impactó al público correcto?
Por ejemplo: Si las actividades sobre innovación tuvieron el doble de participantes que las demás, esto indica alta demanda y puede justificar un evento exclusivo sobre el tema.
Identificar oportunidades de monetización
La recolección de datos revela intereses específicos del público, picos de ventas, cupones más utilizados, etc.
Todo esto puede señalar mejoras, como la creación de un nuevo producto o evento adicional.
10 herramientas para la recolección de datos en eventos
Pre-evento
1. Formularios de Even3
Los formularios son necesarios para que cualquier inscripción suceda.
Básicamente, deben ser online, breves y ofrecer seguridad, en caso de que haya venta de entradas.
Pero si quieres ir más allá de lo básico, puedes invertir en herramientas que permiten la creación de formularios más allá de la inscripción.
Por ejemplo, en Even3 puedes crear otros formularios independientes con preguntas adicionales para que tus participantes respondan cuando quieras.
Luego, los datos recolectados se almacenan en la propia plataforma (un lugar seguro), pero también pueden exportarse para analizarse y presentarse con más facilidad.
Ejemplo práctico: Quieres conocer mejor a tu público en un evento, pero quieres evitar un formulario de inscripción demasiado grande. Entonces, al inicio del evento, envías automáticamente un correo con el enlace de un formulario más completo para conocer a todos tus participantes con mayor profundidad. Además, es posible elegir los colores, imágenes e identidad visual del nuevo formulario creado.
2. Google Analytics
Google Analytics es una herramienta gratuita de análisis de tráfico que monitorea el comportamiento de los usuarios en un sitio web.
Funciona mediante la instalación de un código en la página del evento. A partir de ahí, comienza a registrar datos como:
- Cantidad de visitantes
- Origen del tráfico
- Dispositivo utilizado
- Tiempo en la página
- Tasa de conversión
Por eso, es súper importante utilizar esta herramienta si quieres descubrir qué canales traen más inscritos, entender el perfil del público, los resultados de las campañas de marketing, etc.
Ejemplo práctico: Percibes que muchas personas acceden a la página de inscripción, pero pocas finalizan la compra. Esto puede indicar que el formulario es demasiado largo o que hay fricción en el pago.
3. Even3 Analytics
Similar a Google, Even3 Analytics es una herramienta de análisis de datos, pero integrada directamente a la plataforma de eventos.
Con ella, ni siquiera necesitas salir de la página de organización del evento para ver gráficos con información como:
- Total de ventas realizadas
- Picos de ventas
- Métodos de pago utilizados
- Países de pago
- Cantidad de visitantes del sitio del evento
- Origen del tráfico
- Dispositivo utilizado, etc.
Ejemplo práctico: Al monitorear el panel de Even3 Analytics, identificas que las inscripciones aumentan siempre después de los envíos de correo — información que ayuda a optimizar tu estrategia de difusión e invertir en los canales que realmente convierten.
4. Meta (Instagram y Facebook)
Meta ofrece una de las herramientas más completas para el seguimiento de datos de compromiso y anuncios.
A través de Meta Business, es posible monitorear:
- Información sobre tu público
- Publicaciones con mayor alcance
- Número de me gusta, compartidos y compromiso
- Resultados de anuncios
- Costo por lead
- Tasa de conversión en anuncios, etc.
En la práctica, esto te ayudará a revisar los resultados de las campañas de difusión del evento, medir el retorno de la inversión en anuncios, probar diferentes públicos, entre otros.
Ejemplo práctico: Al probar dos públicos diferentes, descubres que los profesionales convierten 3 veces más que los estudiantes. En consecuencia, tienes una mejor noción de quién es tu público objetivo.
5. RD Station
RD Station es una herramienta de automatización de marketing y CRM. Centraliza datos de leads y permite la segmentación y el envío automatizado de correos.
Funciona así:
- El participante se inscribe en el evento
- Los datos se envían al CRM
- Puedes crear flujos automáticos de comunicación
En la práctica, esto te permite crear campañas de email marketing bien segmentadas, utilizar eventos para atraer leads, nutrir leads después del evento y monitorear los resultados de esas campañas.
Ejemplo real: Después de varias campañas segmentadas de email marketing, percibes que el público de estudiantes está más comprometido que el público de investigadores. Por eso, el día del evento puedes crear programaciones diferentes para explorar el compromiso de los estudiantes e incentivar a los investigadores.
6. HubSpot
Al igual que RD, HubSpot también es una plataforma de CRM y automatización de marketing que funciona de forma similar.
Almacena datos de los inscritos en el evento, organiza contactos por segmentación y permite crear flujos automáticos de correos para los leads.
En la práctica, puedes usarla como cualquier otra herramienta de CRM: para crear relaciones, y para mantener y fidelizar clientes.
Ejemplo práctico: Después del evento, identificas un perfil de participantes que interesa a los patrocinadores, entonces, les envías materiales específicos.
Evento
7. Aplicación de acreditación
El día del evento, una herramienta es esencial: la aplicación de acreditación.
Todo el mundo sabe que es crucial para agilizar el check-in de los participantes y garantizar que solo los inscritos estén participando en el evento.
Pero, ¿sabías que puede mostrarte datos valiosos? Por ejemplo:
- Medir la tasa real de asistencia (show-up)
- Controlar el acceso por actividad
- Monitorear el porcentaje de obsequios entregados
- Monitorear el tiempo de fila en el evento (esencial para mejoras en la atención)
Ejemplo práctico: En la aplicación de acreditación de Even3, también es posible marcar si, al momento de la acreditación, hubo entrega de materiales de apoyo u obsequios. Después, al finalizar el evento puedes monitorear la cantidad de materiales entregados y posibles mejoras para próximas ediciones.
8. Mentimeter
Mentimeter permite crear encuestas y preguntas interactivas mostradas en tiempo real durante las conferencias.
Por eso, a veces se ve solo como una herramienta de interacción. ¡Pero los datos generados pueden ser importantes!
Por ejemplo, con Mentimeter puedes recolectar datos sobre la opinión del público respecto a temas específicos en el momento en que están sucediendo.
Además, es posible recolectar datos sobre el perfil del público, nivel de compromiso con las temáticas y mucho más.
Ejemplo práctico: Después de una conferencia, usas Mentimeter para crear un cuestionario sobre la temática debatida y la recepción del público. Así, puedes medir la absorción del contenido y la opinión sobre la actividad.
Post-evento
9. Evaluación del evento en Even3
Al final del evento, una de las mayores fuentes de datos es el formulario de evaluación.
Pero, para evitar la pérdida de datos o la falta de respuestas, es ideal buscar una plataforma de eventos que ya cuente con la funcionalidad de evaluación nativa.
De esta manera, los datos más importantes de tu evento quedan centralizados en un solo lugar y todavía puedes vincular el envío de certificados a la evaluación del evento.
En la práctica, la utilizarás para medir el NPS del evento, evaluar conferencias, identificar puntos de mejora y escuchar a tu público.
Ejemplo práctico: Si la evaluación muestra una nota baja para la infraestructura, pero alta para el contenido, sabes exactamente dónde necesitas invertir en la próxima edición.
10. Google Looker Studio
Por último, Looker Studio es una herramienta de visualización de datos.
Es decir, transforma hojas de cálculo e informes en dashboards interactivos.
Por eso, es ideal para ser utilizado en la producción de informes con resultados del evento, indicadores importantes y pruebas para patrocinadores.
Ejemplo práctico: Armas un panel mostrando número de inscritos por estado, tasa de asistencia y nivel de satisfacción: todo en un único informe visual.
Centralizando todo en una única plataforma
Aunque es posible usar varias herramientas aisladas, esto puede ser trabajoso y arriesgado, ya que los datos quedan descentralizados.
Por otro lado, Even3 reúne, en un solo lugar:
- Formulario de inscripción personalizable
- Control de pagos
- Check-in con código QR
- Certificados automáticos
- Encuesta de satisfacción
- Exportación de informes
Además de la posibilidad de integrar herramientas en la plataforma.
En la práctica, esto significa que recolectas datos desde el primer clic hasta el feedback final, sin necesidad de alternar entre múltiples herramientas.
Entonces, ¿qué tal simplificar este proceso y centralizar las métricas en un único ambiente?
Comienza a estructurar tu evento con datos desde el inicio: crea tu evento en Even3.
