¿Recién empezaste a prestarle atención a tu formulario de inscripción?
Entonces tengo que decirte que la mayoría de tus participantes ¡ya le está prestando atención!
Los datos indican que el 60% de las personas ya saben que no quieren llenar formularios por más de 10 minutos.
¡Pero tranquilo! Todavía puedes recolectar información e incluso potenciar el alcance de tu evento de forma eficiente.
En este post, te vamos a enseñar las principales reglas de los formularios de inscripción. Conoce más:
- ¿Qué es un formulario de inscripción?
- Qué colocar en el formulario de inscripción;
- ¿Cómo crear un formulario de inscripción online gratis?
¿Qué es un formulario de inscripción?
El formulario de inscripción es el medio por el cual recolectas los datos de los participantes de un evento o actividad.
Puede ser físico, pero actualmente los formularios online son la opción más común —y más inteligente—.
Sea para un taller, una charla, una carrera callejera o un congreso científico, el formulario de inscripción es el medio oficial para declarar interés real en el evento.
Por eso, es importante que sea fácil y rápido de completar.
Así, los participantes no desisten de la interacción y logras mantener el contacto de forma más cercana.
¿Por qué usar un formulario online?
1. Compra segura
Dependiendo de la plataforma elegida, es posible vincular el formulario de inscripción a la compra de entradas.
Así, garantizas más seguridad en el proceso, evitas fraudes y facilitas la finalización de inscripciones pagas.
2. Facilidad para completarlo
Con los celulares y navegadores modernos, los formularios suelen completarse de forma automática. Esto hace que el proceso sea mucho más rápido y fluido.
3. Acceso remoto
Los formularios online pueden llenarse desde cualquier lugar, a cualquier hora. Esto aumenta significativamente el alcance de tus inscripciones online.
4. Seguridad de los datos
Plataformas como Even3 mantienen los datos de los participantes seguros, en conformidad con las leyes de protección de datos. Además, los participantes pueden editar o eliminar su información de las plataformas cuando lo deseen.
5. Optimización de la comunicación
Puedes usar los correos recolectados para comunicarte con tu público. De esta forma, es posible enviar recordatorios del evento, materiales complementarios o incluso formularios más extensos para conocerlos mejor.
6. Automatización de tareas
Algunas herramientas de formularios de inscripción online, como Even3, automatizan tareas de forma gratuita, como:
- Generación de certificados;
- Creación de listas de asistencia;
- Creación de códigos QR para acreditación.
7. Email marketing
Muchos sistemas avisan cuando un participante empieza a llenar el formulario pero no concluye la compra. Así, puedes crear estrategias de email marketing con ofertas, recordatorios y remarketing.
Qué colocar en el formulario de inscripción: buenas prácticas
Pregunta solo lo esencial
Cuantos más campos, mayor la probabilidad de abandono.
Para que tengas una idea: los formularios con más de 5 preguntas ya pueden parecer demasiado largos.
Utiliza preguntas estándar
Prioriza los datos esenciales, como:
- Nombre completo
- Correo electrónico
- Documento de identidad
Preguntas estándar, como la profesión, también son simples y ya ofrecen una base para entender a tu público objetivo.
Después, si quieres recolectar más datos, puedes enviar correos con otros formularios.
Usa modelos de formulario
Para ahorrar tiempo, puedes usar un modelo de formulario ya listo y adaptarlo a tu necesidad.
En Even3, incluso existe la posibilidad de agregar documentos a tu formulario de inscripción. Con este modelo, puedes solicitar archivos de forma más práctica.
Agrega una casilla de consentimiento
¡Respeta las leyes de protección de datos! Si vas a usar los datos de tus participantes para otros fines, como el email marketing, es necesario incluir una casilla de consentimiento.
Además, debe informar para qué fines se usarán los datos y pedir autorización para eso.
Prueba el orden de las etapas
¿Imaginaste qué pasaría si tus participantes llenaran primero los datos de la tarjeta al inscribirse en el evento? Tal vez sea más difícil que desistan después de eso, ¿no? Pero tal vez no haga ninguna diferencia.
Para tener la respuesta correcta, ¡es importante probar! Entonces, si estás usando plataformas que lo permitan, como Even3, realiza pruebas.
¿Cómo saber si mi formulario está bien?
Sigue de cerca la tasa de abandono. Muchos participantes desisten cuando:
- El formulario es demasiado extenso;
- La interfaz es confusa;
- Faltan instrucciones claras.
Para monitorear estos datos, puedes usar herramientas de rastreo de usuarios, como Google Analytics. Así, es posible medir la cantidad de personas que visitan tu página de formulario.
Por último, basta con comparar ese dato con la cantidad de personas que confirman la inscripción.
¿Cómo crear un formulario de inscripción online gratis?
Ahora seguramente quieres saber cómo crear tu formulario en la práctica, ¿verdad?
Si quieres conocer las herramientas más populares para crear un formulario de inscripción online gratis, aquí están:
1. Google Forms
Google Forms es una de las herramientas más conocidas para crear formularios online. Entonces, si quieres algo básico y gratuito, siempre es una opción.
Ventajas:
- Gratuito;
- Fácil de usar;
- Las respuestas quedan guardadas en hojas de cálculo en Google Drive;
- Ideal para quien busca simplicidad.
Desventajas:
- No permite recibir pagos seguros;
- No se integra automáticamente con sistemas de acreditación o emisión de certificados;
- Exige control manual de los datos.
Cómo crear un formulario en Google:
- Accede a Google Forms;
- Haz clic en “+ En blanco” o elige un modelo;
- Edita el título y las preguntas;
- Comparte el enlace con los participantes.
2. Typeform
Typeform se enfoca en usabilidad y diseño atractivo.
Ventajas:
- Interfaz bonita e interactiva;
- Excelente experiencia para el usuario;
- Plan gratuito disponible.
Desventajas:
- Las funciones avanzadas son pagas;
- Tampoco ofrece sistema de pago integrado;
- Exige exportación manual de los datos.
3. Even3
Para quienes desean organizar un evento, Even3 ofrece una solución completa con formulario de inscripción online incluido.
Por eso, la herramienta es ideal para quienes buscan profesionalismo y practicidad.
Ventajas:
- Sitio personalizable para el evento;
- Integración con medios de pago seguros;
- Recolección de datos automatizada;
- Soporte para emisión de certificados, control de inscripciones y acreditación;
- Funciones de marketing integradas (envío de correos, integraciones, anuncios y más).
Desventajas:
- Aunque ofrece un plan gratuito, los eventos pagos tienen una tasa de servicio del 10% sobre el valor de la entrada. Sin embargo, puede trasladarse al participante.
Recuerda: los formularios pueden tanto impulsar como frenar el éxito de tu evento.
Por eso, elige bien la herramienta, aplica las buenas prácticas que mencionamos y conoce de verdad a tu público objetivo.
Para que tu evento sea más fácil de organizar, prioriza siempre las herramientas que automatizan tareas y te ahorran tiempo. Conoce una alternativa gratuita y fácil de usar.
