¿Sabías que al crear un evento en Even3 ya tienes sus datos? ¡Ahora solo falta mirarlos!
Cada inscripción genera información. Cada visita al sitio del evento, cada entrada vendida y cada pago aprobado deja un rastro.
El problema es que, en el apuro, ese rastro suele quedar disperso. Por ejemplo, una parte queda en una planilla, otra en el informe financiero, y así sucesivamente. Pero si quieres mirar tus datos de forma más integrada, solo tienes que abrir Even3 Analytics.
Reúne los datos de tu evento en un único panel, dentro de la propia plataforma. ¿Ya lo usaste?
En este contenido, te explico cómo funciona esta herramienta de Even3 y cómo puede ayudarte.
¿Por qué hacer seguimiento a los datos de tu evento?
Para empezar, es importante saber cómo y por qué hacer seguimiento a los datos de un evento.
De hecho, si crees que solo sirven para un informe final, ¡ya estás usando los datos del evento de forma equivocada!
Eso es porque los datos sirven, principalmente, para actuar DURANTE la operación, cuando todavía hay tiempo de cambiar el rumbo.
Por ejemplo, cuando haces seguimiento de cerca a los datos:
- Dejas de adivinar: en lugar de suponer quién es tu público y cuándo compra más, lo confirmas en el panel;
- Tus campañas de marketing se corrigen a tiempo: si las ventas caen después de un anuncio o aumentan después de un correo, lo notas rápido;
- Planificas los lotes según el comportamiento real: sabes cuándo compra el público y ajustas los plazos;
- La rendición de cuentas se cierra más rápido: los medios de pago y los totales ya están organizados en el panel;
- Aprovechas la experiencia de un evento en el siguiente: cada edición se convierte en referencia para la siguiente.
Además, un dato organizado facilita la conversación con quien financia el evento. Coordinación de curso, rectoría, patrocinador o directorio: todos entienden mejor un número que una impresión.
¿Qué es Even3 Analytics?
Hablando de datos, ahora es momento de mirar las herramientas que usamos para hacerles seguimiento.
Even3 Analytics es la herramienta de Even3 que centraliza los datos de tu evento en un único panel.
Piénsalo como un Google Analytics hecho para eventos. La lógica es parecida, pero el enfoque es otro: en lugar de mirar solo el tráfico del sitio, Even3 Analytics también muestra qué pasa con las inscripciones, las entradas y los pagos.
Y, como el panel ya viene dentro de la plataforma, no necesitas instalar nada ni configurar códigos de rastreo para empezar.
¿Cuál es la diferencia entre Even3 Analytics y Google Analytics?
A pesar de las diferencias, las dos herramientas se complementan. Pero Google Analytics puede ser más difícil de usar. Even3 Analytics, en cambio, facilita la vida de organizadores de cualquier tipo de evento, en cualquier nivel de experiencia.
¿Qué datos encuentras en Even3 Analytics?
1. Datos demográficos: conoce a quién asiste a tu evento
Qué es: el perfil de quien accedió a la página de tu evento.
Cómo lo usas: ajustas la programación, la comunicación y las alianzas al público real.
Saber quién se inscribió en tu evento cambia decisiones concretas.
Por ejemplo, un congreso científico brasileño nota que el sitio del evento tuvo muchos accesos desde otros países de América Latina. Entonces, habilita la traducción automática del sitio para captar participantes extranjeros.
2. Visitantes del sitio: convierte el interés en inscripción
Qué es: el comportamiento de quien visitó el sitio del evento.
Cómo lo usas: obtienes ideas para campañas de marketing y anuncios, además de hacer seguimiento de resultados.
Mucha gente visita la página del evento y no completa la inscripción la primera vez. Eso es normal.
Pero mirar los datos te mostrará si hay una diferencia muy grande entre el número de visitantes y las inscripciones completadas. ¡Eso es indicio de que puedes mejorar!
Así, puedes crear campañas de marketing en los horarios con más visitas al sitio, activar alertas y cupones en esos momentos, invertir en campañas de remarketing para quienes ya visitaron el sitio de tu evento y no se inscribieron… En fin, ¡mejorar las campañas de marketing de tu evento!
3. Medios de pago: crea informes rápidamente
Qué es: cómo pagó tu público (tarjeta, pago instantáneo, boleto).
Cómo lo usas: armas el informe financiero y entiendes el flujo de caja.
La rendición de cuentas suele ser la parte más tediosa de la operación. Más aún en un evento institucional, con plazos y formatos definidos.
El panel muestra qué medios de pago usó tu público. Así, armas el informe financiero con datos consolidados y entiendes el efecto de cada forma de pago en tu flujo de caja.
4. Picos de ventas: otra fuente de datos para el marketing
Qué es: los días y horarios de mayor venta.
Cómo lo usas: mides la eficacia de las campañas y eliges el mejor momento para difundir.
Este también es un dato súper útil para tu marketing.
Por ejemplo, enviaste un correo el martes por la tarde. Publicaste en redes el jueves. Corriste un anuncio el fin de semana.
El panel muestra en qué días y horarios se concentraron las ventas. Entonces, comparas eso con tu calendario de difusión y ves qué dio resultado.
Después, solo repites lo que funcionó y ajustas lo que no convirtió.
5. Ventas por lote, entrada y país: entiende tu facturación
Qué es: el total de ventas por lote, tipo de entrada y país.
Cómo lo usas: defines precios, plazos de lote y estrategia de alcance.
Además de ayudarte a armar un buen informe financiero, aquí también ves de dónde viene el dinero del evento.
- ¿Cuántas inscripciones generó cada lote?
- ¿Qué tipo de entrada se vendió más?
- ¿De qué países vinieron los inscritos?
Con esas respuestas, defines mejor el precio del próximo lote, decides si vale la pena crear una nueva categoría de entrada y evalúas si el evento tiene alcance internacional suficiente para invertir en difusión fuera del país.
¿Cómo usar Even3 Analytics en la rutina de tu evento?
Tener el panel es el primer paso. Pero usarlo bien es lo que genera resultado. Por lo tanto, sigue esta secuencia:
1. Define qué quieres descubrir antes de abrir el panel
Empieza por una pregunta simple: “¿las inscripciones están al ritmo esperado?” o “¿la campaña de la semana pasada funcionó?”. Una pregunta clara evita que te pierdas entre los números.
2. Establece una rutina de revisión
Una mirada por semana funciona bien en la fase de difusión. Pero cuando el evento se acerca, vale la pena hacer seguimiento todos los días, porque es cuando las inscripciones se concentran.
3. Cruza los datos con tu calendario de difusión
Anota las fechas de las acciones de marketing en un solo lugar. Después, compáralas con los picos de venta del panel. La relación entre ambas informaciones muestra qué realmente trajo inscripciones.
4. Crea un enlace rastreable para cada canal de difusión
Además de los picos de ventas, Even3 Analytics también muestra de dónde vinieron los visitantes de tu sitio.
Entonces, si quieres saber si vinieron de tus campañas de marketing o de tus redes sociales, puedes crear enlaces rastreables, también conocidos como UTM.
La idea es simple: cada canal recibe un enlace diferente. Así, el panel muestra por separado quién llegó por Instagram, por correo o por el grupo de WhatsApp.
Y no necesitas armar el enlace a mano. El Creador de URLs de campaña de Google lo hace por ti. Solo tienes que completar algunos campos:
- Website URL: el enlace del sitio de tu evento.
- Campaign source: el origen de la visita, como instagram o newsletter.
- Campaign medium: el tipo de canal, como social, email o qrcode.
- Nombre: crea un nombre para especificar aún más el rastreo dentro de la misma red social. Por ejemplo, usa “campanaJul” y “campanaAgo” para diferenciar campañas de marketing hechas en meses distintos, ambas en Instagram.
Un consejo: escribe siempre en minúsculas, sin acentos y sin espacios. Para el rastreo, “Instagram” e “instagram” cuentan como orígenes diferentes.
Por último, la herramienta genera el enlace listo y solo tienes que copiarlo. Después, guarda cada enlace en una planilla, con la fecha y el canal correspondiente, y difunde ese enlace en lugar del original.
Así, podrás ver esos canales en los datos de Origen de tu público en Even3 Analytics y hacer seguimiento de la información sobre ellos.
5. Cruza los datos del panel con los insights de tus redes sociales
Even3 Analytics muestra el perfil de quien se inscribió. Instagram, LinkedIn y Facebook muestran el perfil de quien sigue a tu evento en las redes. Cuando juntas ambas informaciones, el retrato del público queda mucho más completo.
Compara, por ejemplo:
- Edad y ubicación. ¿Tus seguidores de Instagram tienen el mismo perfil de quien realmente se inscribe? Si no, tal vez le estés hablando a un público y vendiéndole a otro.
- Horarios de mayor actividad. Las redes muestran cuándo está en línea tu público. El panel muestra cuándo ocurren las ventas. Si ambos horarios coinciden, ya sabes cuál es el mejor momento para publicar.
- Contenido con más interacción. Mira qué publicaciones tuvieron más alcance y crúzalo con los picos de visita en el sitio del evento. El tema que más engancha suele ser el mejor argumento de difusión.
Con este cruce, armas un perfil de público más detallado. Y, en la próxima edición, empiezas la difusión sabiendo con quién hablar, dónde hablar y en qué horario.
6. Guarda los números de cada edición
Al final del evento, registra los principales resultados. Si quieres, crea una presentación visual.
Así, en la próxima edición, empiezas con una base de comparación en vez de una hoja en blanco.
7. Comparte con el equipo y con los socios
Al final, un dato que se queda solo contigo no genera una decisión colectiva.
Por lo tanto, lleva los números y la presentación de los datos a las reuniones de equipo y a las conversaciones con patrocinadores.
Organizar un evento implica muchas decisiones pequeñas por día. Abrir un lote nuevo, cambiar el horario de un envío, invertir más en anuncios… Cada una de ellas se vuelve más fácil cuando tienes un número en la mano.
Ahora, es momento de organizar tu evento con datos.
Even3 Analytics centraliza tus datos en un solo panel, sin salir de Even3. ¡Pero esa es solo una más de las funciones centralizadas en la plataforma! ¿Quieres conocer más?
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