Cuántas cosas no han cambiado con la pandemia de coronavirus, ¿verdad? ¡Esto no sería diferente para el evento híbrido, por supuesto!
Aunque existen desde hace muchos años, una encuesta de Bizzabo entre organizadores de Norteamérica, Europa y Asia señaló que, antes de la pandemia, sólo el 23,5% de los organizadores de eventos había organizado un evento híbrido.
Aun así, en 2021, el 71% de los organizadores afirman que tienen intención de probar este modelo.
Por ello, el formato híbrido forma parte de una revolución que ya se está produciendo en el mundo de los eventos.
Para mí, esto representa avances importantes, como la posibilidad de encuentros más personales, más tecnología, seguridad y soluciones innovadoras.
¿Y para ti? ¿Tu evento está preparado para seguir estas tendencias?
Así que si no quieres quedarte al margen, lee este blogpost para saber más al respecto de:
- ¿Qué es un evento híbrido?
- Los pilares del evento híbrido;
- Las principales ventajas de los eventos híbridos;
- 3 tipos de hibridez en los eventos.
¿Qué es un evento híbrido?
En primer lugar, antes de plantearse celebrar un evento híbrido, debes saber en qué consiste.
Este formato, como su nombre indica, es una mezcla entre dos tipos de eventos: el evento presencial y el evento en línea.
Así que hay dos cosas que son esenciales para su existencia:
- Dos programaciones distintas para satisfacer las demandas específicas de los dos tipos de público: presencial y en línea;
- Al menos algunos elementos de experiencia compartida, para que cada parte conecte y se sienta presente en el evento.
Pero resulta que los eventos híbridos no son nuevos en el mercado.
De hecho, puede que incluso hayas asistido a alguna celebración presencial con transmisión en vivo, un tipo de evento híbrido muy común.
Pero las transformaciones impuestas por la pandemia del coronavirus, como la mayor demanda de soluciones tecnológicas para eventos en línea, han generado innovaciones que no deben dejarse de lado.
En otras palabras, ahora que los participantes saben que es posible utilizar aplicaciones, interacciones en línea y aumentar el alcance incluso con participación internacional, ¿por qué no utilizar todo esto en tu evento?
Y si el presencial también puede darse de forma segura, ¿por qué no combinar estas innovaciones con los encuentros, el networking y el cara a cara que tanto nos gustan?
Efectivamente, eso es posible. Pero si nunca has tenido experiencia con eventos híbridos, ¡te voy a enseñar tips importantes para planificar un evento increíble!
Los pilares del evento híbrido
Ahora que ya sabes que no basta con fusionar los elementos de los eventos presenciales con los online, es hora de empezar a planificar un evento híbrido de éxito.
Pero ya has visto que los puntos de organización y planificación que conocías pueden ser un poco más complicados.
Por lo tanto, es bueno tener en cuenta que hay tres puntos esenciales para empezar a planificar un evento híbrido:
Una buena estructura presencial y en línea al mismo tiempo
Una de las principales necesidades de los eventos híbridos es ofrecer una experiencia conectada entre lo presencial y lo online.
Por lo tanto, será necesario replantearse la sede del evento, buscando una infraestructura que atienda tanto a la parte online como a la presencial.
Además, durante bastante tiempo tendremos que seguir vigilando las medidas sanitarias contra el coronavirus.
En otras palabras, debes valorar los entornos seguros y desinfectados que permitan el distanciamento y la infraestructura híbrida.
Por eso es interesante buscar lugares que ofrezcan las tecnologías necesarias para presentaciones, grabaciones y transmisiones en vivo, por ejemplo.
Así, un consejo para la parte presencial del evento es innovar en la experiencia del participante, promoviendo experiencias de realidad virtual y gamificación con los participantes online.
En el ámbito digital, una plataforma de eventos con soluciones interactivas, como Even3, te ayudará a promover los debates y conversaciones entre todos los participantes.
Experiencia compartida
Así que ya puedes averiguar cómo la experiencia compartida está en el corazón del evento híbrido, ¿verdad?
Sin embargo, este es uno de los puntos más errores en la organización.
Esto sucede porque muchos intentan unir lo presencial con lo online simplemente reproduciendo lo que harían en cada tipo de evento, ¡pero no es así como funciona!
Para empezar, la experiencia de los participantes debe incluir:
- Interacción: con todo el mundo, ya sea presencial o en línea;
- Personalización: cada participante debe sentir que el contenido va dirigido hacia él, independientemente de que se encuentre en el evento físico o virtual.
- Continuidad: Para conseguir participantes más comprometidos, ¿qué te parece experimentar con la comunicación más allá del final del evento? ¡Apuesta por las redes sociales para crear un sentimiento de comunidad en torno a tu evento!
En este caso, la tecnología es tu gran aliada. Y por supuesto que ahora es válido utilizar todas las soluciones que ya hemos descubierto con los eventos en línea (¡y que nos encantan!).
Siendo así, puedes apostar por:
- Área de transmisión personalizada con opciones de interactividad para todos, como en Even3;
- Para obtener una buena transmisión en vivo y una experiencia más completa del acontecimiento, puedes considerar la posibilidad de disponer de varias cámaras in situ;
- Un sitio web exclusivo para el evento, en el que todos los participantes puedan obtener más información sobre tu evento y ver otros canales de comunicación;
- Comunidades exclusivas en grupos de Whatsapp, Telegram o mediante interacciones a través de las redes sociales.
Equipo híbrido e integrado
Por último, todas estas soluciones exigirán un equipo superintegrado.
Por tanto, para crear un equipo híbrido, tendrás que repartir bien las actividades entre el equipo presencial y el equipo en línea, pero manteniendo la integración para que todas las actividades del evento dialoguen y la experiencia compartida realmente se produzca.
Un gran consejo es asegurarse de que ambos equipos tengan a un responsable, como un director ejecutivo, que pueda alinear las acciones entre las dos partes de tu evento.
Así que quizás tu evento híbrido necesite un equipo más grande en comparación con apenas el presencial o apenas el virtual.
Por supuesto, esta transición merece mucho la pena en relación con las numerosas ventajas que ofrecen los eventos híbridos, pero hay que pensar si tiene sentido organizar un evento de este tamaño.
Así que no te olvides de mirar las finanzas y organizarlo todo en la punta del lápiz:
Conoce las principales ventajas del evento híbrido
Los eventos híbridos son lo que podemos llamar de lo mejor de dos mundos.
Por supuesto, unir los dos mundos no siempre es ventajoso para los eventos, especialmente los de pequeño porte.
Pero quienes estén listos a apostar por este formato pueden contar con las siguientes ventajas:
1. Mucho más alcance
Ya conocemos este beneficio como uno de los principales puntos de los eventos en línea.
Y cualquiera que ya sea organizador sabe que, en la práctica, esta experiencia con personas de diversas regiones del país, o incluso con participantes internacionales, marca una gran diferencia.
Entonces, mediante los eventos híbridos es posible disfrutar de las mismas ventajas y evitar las aglomeraciones. Genial, ¿verdad?
2. Una gran relación calidad-precio
Otro beneficio que encontramos en los eventos en línea fue que se redujeron muchos costes.
Esto se mantiene en los eventos híbridos, pero, por supuesto, varía en función de su programación.
Sin embargo, normalmente los eventos híbridos son incluso más ventajosos económicamente que los presenciales.
En este caso, si quieres hacer una comparación, la sugerencia es poner en el papel toda la programación y las herramientas que se necesitarán para cada tipo de evento.
Además, asegúrate de buscar siempre soluciones que minimicen los costes.
Por ejemplo, si organizas un congreso internacional, una buena idea es utilizar el modelo híbrido para presentar las conferencias de algunos invitados extranjeros.
De este modo, es posible garantizar una mayor seguridad contra el coronavirus, así como ahorrar en los gastos de viaje, alojamiento y alimentación del ponente.
Además, ¿te has dado cuenta del enorme valor que aportan los eventos híbridos? Esto también tiene un impacto en el coste de la entrada.
Por lo tanto, también anuncia a los participantes todos los diferenciales que ofrece tu evento.
3. Participación y networking
Con un mayor alcance, lo que esperamos es una mayor interacción, por supuesto.
Sin embargo, quienes organizan eventos en línea, ¡saben que a menudo esto supone un gran reto!
Por otro lado, el evento híbrido tiene la ventaja de los encuentros presenciales. Así que esta participación en vivo acaba animando a todos a participar.
De este modo, contar con una plataforma de eventos online que permita integraciones, networking y experiencias compartidas, potenciará todavía más tu evento.
4. Generación de datos y contenidos
Además de los otros beneficios, las tecnologías en línea también nos permiten generar muchos más datos y contenidos a partir del evento.
Esto ocurre en varios momentos de la jornada del participante.
Por ejemplo, en la inscripción es posible recopilar información valiosa sobre el participante y poner en marcha la relación.
Pero recuerda siempre ser claro con tus intenciones, no ser abusivo y conocer y cumplir la Ley de Protección de Datos de tu país.
Otra idea es aprovechar el contenido generado durante el evento para convertirlo en productos y ofrecerlos a los participantes o a las personas que no hayan podido formar parte del evento.
De este modo, puedes utilizar tu evento para generar clientes potenciales para tu negocio.
5. Variedad de opciones para el participante
Otra ventaja que puedes ofrecer en tu evento es la posibilidad de que el participante elija la experiencia que le resulte más cómoda.
En el caso de los eventos híbridos, es posible jugar con las distintas opciones, desde elegir presencial u online, hasta las diferencias de precio y tiempo de compromiso entre estas experiencias.
De este modo, no limitas a los participantes y haces que tu evento sea accesible a más gente.
6. Más sostenibilidad
Otro punto muy importante, y que tiene impacto en nuestra forma de organizar eventos, es la sostenibilidad de los eventos híbridos.
Con las tecnologías disponibles, los organizadores siempre pueden optar por recurrir al online, evitando en lo posible el uso de papel o materiales desechables.
Además, en comparación con los eventos presenciales, se generan menos desplazamientos, comida y residuos.
7. Visibilidad para los patrocinadores
Por último, una de las mayores ventajas de los eventos híbridos es la posibilidad de crear múltiples canales de difusión para los patrocinadores.
Al fin y al cabo, en el evento híbrido las posibilidades online y presenciales acaban multiplicando la visibilidad del patrocinador. Por ello, ¡usa eso en tu provecho!
Aprovecha las oportunidades para promocionar a los patrocinadores, así como para hacer un seguimiento de los datos generados y comprender qué es lo que más valoran tus participantes.
Y, por último, aprende a organizar con éxito un evento híbrido:
Conoce más: 3 tipos de eventos híbridos
¿Te has inspirado a celebrar eventos híbridos? Conoce los 3 formatos más habituales:
1. Conexión con participantes remotos
Cuando pensamos en eventos híbridos, probablemente debes imaginar el tipo con conexión a distancia con los participantes.
Más habitual, ese es el típico evento presencial con transmisión en vivo del que tanto hablamos.
Y ya sabes que merece la pena innovar en este formato y buscar experiencias únicas y transformadoras para todos los participantes.
2. Conexión con orador remoto
También mencionada aquí, la otra alternativa para los eventos híbridos es la conexión remota de los participantes.
Como su nombre indica, este formato cuenta con participantes presenciales, pero presentaciones a distancia por parte de los ponentes.
En este caso, será necesario ofrecer una buena imagen, audio y conexión a Internet.
Además, un evento puede resultar mucho más interesante si se mezclan los distintos tipos de hibridez.
Por ejemplo, es posible promover conexiones a distancia con ponentes de forma virtual y presencial al mismo tiempo.
O puedes apostar por atracciones que unan a participantes presenciales y remotos. Hay muchas posibilidades y este es el momento de ser creativo.
3. Multi-Hub Meetings
Hablando de creatividad, este tipo de eventos, también conocidos como “Hub and Spoke”, han crecido mucho durante la pandemia de coronavirus.
Esto se debe a que los Multi-Hub Meetings son un tipo de evento híbrido que aúna la experiencia tecnológica de un gran evento en línea transmitido a diferentes ubicaciones físicas, todas ellas conectadas a través de la transmisión en vivo.
Así, esta solución permite a los grupos pequeños crear aún más interacción y sentido de comunidad con el conjunto. Suena muy bien, ¿verdad?
Para organizar este tipo de eventos, necesitarás disponer de una infraestructura muy buena para transmitir con calidad en todos los entornos.
Además, tu plataforma de eventos debe crear puentes entre los distintos lugares de celebración y vincularlos a la experiencia primaria.
¡Todas estas ideas me han dado ganas de crear un evento!
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