¿Ya te has puesto a pensar cuántos estudiantes participan cada año en los eventos universitarios de tu institución?
¡Ese puede ser un dato interesante para analizar la relevancia de tu universidad en el ámbito académico!
Además, los eventos universitarios pueden atraer a más estudiantes e investigadores, generar networking y traer autoridad a tu campus.
¿Conoces esos momentos en que sientes a los estudiantes dispersos, o los períodos del año con históricamente menor adhesión? ¡Los eventos universitarios pueden ser la solución para generar más compromiso!
Te daré consejos importantes para organizarlos y llamar aún más la atención de los estudiantes. Descubre más sobre:
- Los beneficios de los eventos universitarios
- Los principales tipos de eventos universitarios
- 8 pasos simples para organizar un evento universitario
Beneficios de los eventos universitarios
- Genera autoridad para la institución de enseñanza
- Estimula la participación estudiantil
- Promueve el networking
- Divulga la producción científica de la universidad
- Posibilita la extensión universitaria, es decir, la interacción entre la universidad y la sociedad
Los 5 principales tipos de eventos universitarios
Antes de comenzar a organizar eventos universitarios, es necesario que sepas que existen diferentes tipos.
De esta manera, cada formato de evento te ayudará a alcanzar objetivos específicos.
Entonces, para empezar, ¿qué tal conocer los 5 más populares entre los estudiantes?
1. Congreso
El congreso es uno de los eventos más populares en las universidades.
Esto se debe a que suele ser de gran porte y reunir a diferentes investigadores para presentar estudios, nuevos descubrimientos y promover debates sobre un tema en común.
En él, los estudiantes también tienen la oportunidad de publicar sus primeros trabajos y presentarlos.
Por eso, suelen generar mucho entusiasmo y compromiso, sobre todo si esto es estimulado por el propio comité organizador.
Un buen ejemplo de cómo hacerlo es involucrar a los propios estudiantes en la organización del congreso y en la creación del programa.
Otro punto es que los congresos nacionales suelen ser bien recibidos por los estudiantes, ya que promueven un networking más amplio.
Eso fue lo que ocurrió con la Escuela de Nutrición de Ouro Preto en la organización del V CONAN, que apostó por un evento en línea para reunir a estudiantes de todo Brasil.
Principales características:
- Es un evento de gran porte, normalmente formal
- Tiene periodicidad
- Posee alta complejidad, reuniendo diversas actividades en su programación
- Incluye actividades como mesas redondas, conferencias, paneles, talleres y más
- Puede ser regional, nacional o internacional
- Cuenta con reglamento y estatutos propios
- Posibilita la presentación y publicación de trabajos
- Generalmente publica las actas de los trabajos presentados en el evento
Objetivos:
- Promover la divulgación científica
- Generar intercambio entre estudiantes regionales, nacionales y/o internacionales
- Exponer las principales y más actuales investigaciones realizadas en el área
- Unir investigadores y crear diálogos entre sus trabajos
- Extraer conclusiones sobre la temática central
2. Seminario
De manera similar, los seminarios son eventos universitarios bastante comunes. A veces se realizan incluso como actividades dentro de asignaturas.
Básicamente, promueven la exposición de un tema con la presencia de un moderador para guiar la discusión.
Así, el seminario funciona como un debate abordando diferentes aspectos y variables de un asunto central.
Por eso, también se promueve en las universidades para que los estudiantes expongan las investigaciones o proyectos que están desarrollando.
En ese caso, además del propio seminario, puede ser interesante promover un ambiente de networking, como un coffee break.
De esta manera, los alumnos pueden interactuar entre sí y discutir las investigaciones entre pares.
Con el tiempo, tu evento puede consolidarse como un ambiente de networking y ser muy buscado por eso.
Principales características:
- Presencia de un moderador
- Exposición oral de dos o más ponentes
- A veces puede contar con el apoyo de una presentación en diapositivas
- Se presentan diferentes puntos de vista o enfoques del tema
- Los participantes ya tienen conocimiento previo sobre el asunto
- La discusión se divide en tres partes: exposición, discusión y conclusión
Objetivos:
- Abordar la mayor cantidad posible de aspectos y variables del tema
- Promover la discusión, pero sin finalizarla en una única conclusión
- Estimular la participación y el intercambio de conocimientos entre todos los presentes
3. Mesa redonda
Como mencioné, las mesas redondas suelen integrar la programación de eventos mayores, como el congreso.
Pero también pueden promoverse con investigadores de renombre en visita a la universidad.
Esto se debe a que en este evento se plantean cuestionamientos sobre un tema y el asunto debatido suele ser polémico y de interés público.
Principales características:
- Participación activa del público, defendiendo puntos de vista y haciendo preguntas
- Presencia de un coordinador o presidente de la mesa
- Debate sobre un tema polémico y provocador
Objetivos:
- Plantear cuestionamientos sobre el tema y examinarlo a partir de las preguntas del público
4. Taller (workshop)
Entre los tipos de eventos universitarios, el taller es sin duda uno de los de mayor adhesión.
Funciona como una clase, pero con un carácter más práctico. Por eso, suele ser muy buscado incluso por la comunidad externa a la universidad.
De esta manera, es una excelente alternativa para promover la extensión universitaria, llevando los conocimientos producidos en la academia a la sociedad en general.
Por ser bastante práctico y popular, el taller suele generar mucho compromiso por sí solo.
Por eso, también puede utilizarse como una gran alternativa para estimular a los estudiantes en períodos más tranquilos de la universidad, como el inicio de clases.
Principales características:
- Trata asuntos específicos de forma práctica
- También puede llamarse “taller práctico”
- Dinámico
- Normalmente dura 8 horas
- Es impartido por un instructor
Objetivos:
- Enseñar paso a paso, entrenar y practicar la técnica
- Transmitir el conocimiento a través de la experiencia conjunta
5. Conferencia
Por último, otro tipo de evento que ha ganado mucho espacio en las universidades es la conferencia.
A diferencia de las mesas redondas, las conferencias no tienen moderador. Están mucho más enfocadas en el ponente, que suele ser alguien de renombre y con experiencia.
De hecho, con el avance de los eventos en línea, la presencia remota de grandes investigadores se ha vuelto cada vez más común y ha atraído a muchos estudiantes.
Un buen ejemplo es lo que hizo el Festival do Conhecimento en la UFRJ. Promoviendo conferencias con artistas, influencers e investigadores, el evento alcanzó a 17.000 personas en línea.
Principales características:
- Tiene un carácter más teórico
- Solo un interlocutor transmite la información al público
- Puede tener un momento de preguntas, pero no es el foco principal más allá de la exposición del tema
- Suele durar de 1 a 2 horas
- Dinámica y sencilla de organizar
Objetivos:
- Puede tener diferentes objetivos, como motivar, informar, educar y vender
8 pasos para organizar un evento universitario
Ahora que ya conoces algunos tipos de eventos universitarios, ¡es hora de organizarlos!
Pero vale la pena recordar que cada tipo de evento exigirá una organización específica.
Por ejemplo, los congresos suelen recibir trabajos y, por eso, deben contar con la organización de las presentaciones, evaluaciones y ponencias.
Aun así, hay puntos que serán esenciales en la organización de cualquier tipo de evento universitario. Son estos:
1. Define el público objetivo
Trazar un perfil del público del evento es esencial para saber cómo ofrecerle la mejor experiencia y cómo atraerlo.
2. Elige el tema, la fecha y la hora
Conociendo a tu público, establece el tema más atractivo para él, junto con la fecha y hora ideales.
3. Mapea los equipos necesarios
Arma la estructura de tu evento y define qué equipos serán necesarios.
4. Define tus finanzas
Estima los costos, ingresos, ganancias e incluso las cuotas de patrocinio.
5. Invita a ponentes/moderadores
Envía invitaciones a los ponentes ideales con los objetivos del evento, presupuesto, fecha, horario y formato de la charla.
6. Comienza la divulgación
Crea un plan de marketing para actuar en redes sociales, correos electrónicos y/o anuncios en línea.
7. Presta atención al pos-evento
¡Planifica tu evento incluso después de que termine! Prepárate para el envío de certificados y la evaluación del evento.
8. Cuenta con una plataforma de eventos
Automatiza las principales actividades de la organización de un evento y unifica todo lo que necesita en un solo lugar.
Esta es la solución ideal para quienes aún tienen dudas sobre cómo organizar un evento universitario.
Con la ayuda de una plataforma de eventos como Even3, encontrarás todas las etapas esenciales para tu evento en un mismo lugar.
