En 2021, Even3 tuvo un aumento del 350% en la cantidad de eventos online realizados en la plataforma. ¿Ya te imaginaste recibir tantos eventos en un año?
Ese aumento ciertamente estuvo relacionado con los cambios sociales y las restricciones de la pandemia de Covid-19.
Sin embargo, incluso después de la pandemia, el 96% de los profesionales de marketing apuestan a que los eventos online llegaron para quedarse, según una investigación de Bizzabo.
Es decir, ¡lo digital llegó con todo al mundo de los eventos! ¿Y tú estás al tanto de las nuevas tecnologías?
Hoy te voy a dar un paso a paso completo de cómo organizar eventos online y todo lo que necesitas saber para empezar ahora.
Mira más:
- ¿Qué son los eventos online?
- Ventajas de hacer eventos online
- Cómo planificar un evento online
- Post evento: ¿qué hacer?
- Cómo divulgar un evento online
¿Qué son los eventos online?
Un evento es cualquier acontecimiento con propósitos específicos y organizado por personas especializadas en un determinado tema.
Y eso también aplica para los eventos online, siendo la única diferencia el lugar donde se realizará el evento, pasando de lo presencial a lo virtual.
De esta manera, los eventos online son eventos que ocurren en el ambiente digital, pudiendo transmitirse online en las redes sociales o en una plataforma especializada en transmisión de eventos online.
De hecho, este formato ha crecido bastante en Brasil, donde hay un público bastante expresivo para consumirlo.
Una investigación de Video Viewers, encargada por Google y realizada por Provokers, mostró que el 95% de los brasileños suele ver videos online.
En cinco años, ese crecimiento fue del 165%, mientras que el consumo de televisión creció apenas 25%.
Ventajas de hacer eventos online
Alcanza más público
¿Ya te detuviste a pensar que un evento online puede tener proporciones internacionales? Al fin y al cabo, cualquier persona, de cualquier lugar del mundo, podrá participar de tu evento.
Así, puedes combinar esa ventaja con una buena divulgación en los canales correctos y, espontáneamente, alcanzar un público expresivo.
Por ejemplo, al utilizar YouTube para hacer la transmisión de tu evento online, los participantes pueden compartir tu live en otros canales y, en consecuencia, atraer más personas a tu evento online.
¡Y eso es muy bueno! Principalmente si quieres trabajar más tu imagen o la marca de una empresa, pues estarás ganando visibilidad sin ningún costo.
Bajo costo de inversión
Por ser un evento online, logras minimizar costos de forma bastante expresiva, ya que no vas a tener gastos con alquiler de espacio, coffee break, pasajes y hospedaje para ponentes y mucho más.
Entonces, al comparar con los tipos de eventos presenciales, ¡organizar un evento online sale bastante más barato!
Pues, teóricamente, solo necesitas una laptop con cámara integrada y micrófono.
Además, las redes sociales, como Facebook, YouTube e Instagram, están incentivando mucho este formato, posibilitando la transmisión de videos online con facilidad y rapidez.
Practicidad y flexibilidad
Organizar un evento online trae practicidad tanto para el organizador como para el público que va a ver la transmisión online del contenido.
Algunas facilidades comunes son:
- Ver el evento donde estés, utilizando cualquier aparato electrónico conectado a internet;
- Accesibilidad más democrática, al fin y al cabo, basta con tener un celular y auriculares;
- El contenido puede ponerse a disposición después del evento, de forma gratuita o no;
- Los organizadores pueden optar por transmitir un evento grabado y producirlo cuando quieran;
- Plataformas de eventos, como Even3, pueden automatizar buena parte del evento, como la acreditación y el envío de certificados.
Refuerza el branding de tu negocio
Muchas empresas utilizan los eventos online para reforzar el branding. ¿Pero sabes lo que es eso?
“El branding es un conjunto de acciones que van a construir una marca de acuerdo con su posicionamiento, propósito y valores.” Izabel Barbosa, especialista en branding y ponente del Even3 Summit 2021
En otras palabras, el branding busca crear una personalidad o transmitir un estilo de vida para atraer a personas que se identifican con lo que estás comunicando.
En este caso, ¡los eventos online son un puente de comunicación con tu público!
Así, pueden ayudarte a convertirte en referencia en tu segmento y ganar más visibilidad y credibilidad.
Cómo planificar un evento online en 6 pasos
Primero que nada, es importante que tengas en mente que organizar un evento online es diferente a hacer un evento presencial.
Por ese motivo, desarrollamos un manual gratuito y completo para ayudarte en cada paso. Aprovéchalo:
En resumen, debes seguir las principales etapas:
1. Piensa en un tema
- ¿Qué asunto vas a abordar?
- ¿Qué le interesa aprender a tu público?
- ¿Es un tema relevante y actual?
Estas son algunas preguntas que debes hacerte antes de definir el tema que será el foco de tu evento. Al fin y al cabo, todo gira en torno a él.
En caso de que no sepas por dónde empezar, una alternativa es preguntarle directamente a tu público. Entonces, puedes utilizar encuestas en las redes sociales o incluso un formulario divulgado en canales estratégicos.
Muchos organizadores todavía no lo saben, pero el tema puede definir el éxito de un evento online. Al fin y al cabo, es lo que atrae a los participantes a tu evento.
Entonces, ¡conoce a tu público para definir un buen tema!
2. Define una fecha y horario
Ahora que ya sabes el tema, llegó el momento de definir una fecha y horario.
Es muy importante definir estos detalles previamente para que logres hacer una mejor divulgación de tu evento online en el medio digital. Ya sea en redes sociales, sitios web o incluso en anuncios en canales estratégicos.
Al elegir la fecha y el horario, es fundamental pensar en el público de tu evento. Por lo tanto, hazte preguntas como:
- ¿Son personas que tienen muchos compromisos?
- ¿Cuál es el rango de edad?
- ¿Son estudiantes? ¿O ya se graduaron y trabajan en horario comercial?
¡Tu público será tu guía!
¿Cuál es el mejor día para hacer un evento online? Aunque esta pregunta sea muy común, no tiene una respuesta única. Esto se debe a que toda elección del evento siempre debe pasar por tu público. Piensa siempre en ellos antes de decidir tema, fecha y horario. ¡Estos detalles son cruciales para que tu evento ocurra y sea un éxito! Sin embargo, presta atención a las fechas festivas, feriados y puentes, pues la asistencia en ese día tiende a ser más baja. Y eso porque, aunque tu evento sea online y no necesite la presencia física del participante, él necesita reservar un horario para ver la transmisión.
3. Separa los equipos esenciales
Para realizar un evento online exitoso, necesitas pensar más allá del contenido que se va a abordar. Es necesario pensar en los equipos de grabación audiovisual, como:
- Cámara;
- Micrófono;
- Computadora;
- Internet;
- Una plataforma de transmisión online.
Tener buenos equipos para grabar tu transmisión online es esencial para que el audio, la resolución de la imagen y la conexión a internet funcionen adecuadamente y nada salga mal.
¡Pero no necesitas ser profesional para grabar este tipo de evento! En realidad, un celular, conexión 4G y auriculares ya pueden transmitir un evento.
Todo va a depender del tipo de tu evento y de su tamaño. ¿Cuántas personas esperas que vean tu transmisión online? ¿Tu evento tiene más de un ponente? ¿Existen actividades simultáneas o solo una?
Sea cual sea la alternativa, una plataforma de eventos puede ayudarte a automatizar muchos pasos, como la recepción de inscripciones, la transmisión y la divulgación del evento.
De hecho, mira qué fácil es crear un evento online a través de una plataforma de eventos: ¡en solo 5 pasos garantizas la transmisión online y la seguridad de tu evento!
4. Define el valor de tu entrada
¿Ya te detuviste a pensar si tu evento online será gratuito o pago? Pues bien, esta cuestión es muy importante y fundamental para los próximos pasos.
Esto se debe a que esta decisión va a impactar directamente en la forma en que debes organizar tu evento online.
→ Aprende a fijar el precio de las entradas de tu evento
Con un evento online pago necesitas pensar en la forma de realizar la inscripción de los participantes e incluso gestionar las ventas.
Y, para eso, es necesario utilizar una plataforma que permita la gestión de esas dos etapas. Al fin y al cabo, un evento pago necesita ser bastante completo y planificado.
De esta manera, una plataforma como Even3 puede ayudarte a gestionar todo el ciclo de ventas e inscripciones de los participantes, así como tener un sitio, vender tus entradas online ¡y mucho más!
Sin embargo, si tu evento online es gratuito, también deberías optar por utilizar una plataforma de gestión de eventos.
Esto se debe a que promover eventos online gratuitos es una excelente forma de generar leads para tu negocio y aumentar considerablemente las ventas.
Al fin y al cabo, al realizar un evento gratuito logras atraer muchos más participantes que en eventos pagos, capturando nombre, correo y número de contacto.
De esta forma, siguiendo las leyes de protección de datos para eventos, una plataforma de eventos va a ayudarte a generar relación en canales estratégicos, como el correo electrónico.
A partir de ahí, vas a lograr venderle un producto o servicio de tu negocio a esa base de contactos que adquiriste solo promoviendo un evento online gratuito. Genial, ¿no?
5. Duración del evento online
¡Es necesario determinar un tiempo de duración para tu evento online!
Lo ideal es no hacer un evento demasiado corto ni tan largo, pues los participantes pueden empezar a salir de tu transmisión online. Y no quieres eso, ¿correcto?
Normalmente, las actividades de los eventos online tienen en promedio una duración de 30 minutos a 1 hora.
Pero recuerda: no alargues demasiado un tema que ya fue abordado por completo. Intenta ser objetivo, directo y promover la interactividad para mantener la atención.
6. Transmisión de eventos online: ¿en vivo, grabada o videoconferencia?
Hablando de grabación o transmisión en vivo, es importante que conozcas las opciones de transmisión online.
Para definir el formato ideal, tu público, el tema propuesto y el tipo de evento harán toda la diferencia. Esto se debe a que todo depende de la forma en que deseas transmitir el contenido.
En este caso, tienes tres opciones:
- Transmisión en vivo: En la modalidad en vivo, la grabación y la transmisión ocurren al mismo tiempo;
- Videoconferencia: Funciona como una reunión digital o un aula virtual, con mayor control de quién puede participar de la transmisión;
- Transmisión grabada: Consiste en la grabación anticipada de las charlas de un evento online.
Herramientas para la transmisión de eventos online
YouTube Live
YouTube Live es una herramienta de Google que permite realizar eventos en vivo y transmitirlos en tiempo real en YouTube.
Como es bastante popular, el evento transmitido en YouTube tiende a atraer a muchas personas y a ser bien interactivo.
Ventajas:
- El contenido puede quedar disponible para el público posteriormente. Es decir, quien llegó tarde o se perdió el día de tu evento tiene la oportunidad de verlo en otro momento;
- El público logra interactuar con el presentador del evento en tiempo real. Es común que los ponentes reserven un momento para responder dudas y conversar con el público;
- Posteriormente, YouTube ofrece métricas y estadísticas que pueden ayudar en las estrategias de marketing y divulgación de tu próximo evento.
Zoom Meetings
También existe Zoom Meetings, muy indicado para videoconferencias online.
En él, es posible hacer videoconferencia con hasta 500 participantes y 10 mil espectadores, siendo muy indicado incluso para eventos de gran porte, pues es una plataforma bien robusta.
Ventajas:
- A diferencia de YouTube Live, Zoom permite que los participantes se separen en grupos durante la videoconferencia;
- También ofrece un chat en tiempo real, permitiendo que el moderador/ponente interactúe con los participantes;
- Permite compartir materiales educativos.
Sin embargo, en el modo gratuito existen limitaciones en dos puntos: cantidad de participantes y duración del evento online, limitando a 40 minutos de duración.
Even3 Streaming
Además de los tipos de transmisión online más comunes, Even3 cuenta con Even3 Streaming, una funcionalidad desarrollada pensando justamente en la seguridad de la transmisión de tu evento.
Ventajas:
- Solo los participantes inscritos pueden acceder a la transmisión;
- Cuenta con un enlace seguro frente a compartimientos e invasiones;
- No corre el riesgo de quedar fuera de línea;
- Cuenta con herramientas de interactividad, como chat, encuestas, sorteos y mucho más.
Post evento: ¿qué hacer?
Ahora que ya sabes cómo organizar un evento online, llegó el momento de saber qué hacer después de que termine tu transmisión.
En este caso, hay algo muy importante que no puedes olvidar hacer al final de tu evento online: preguntarle la opinión a los participantes.
Hacer una encuesta de satisfacción es esencial en este momento.
Al fin y al cabo, recibir feedback de quienes participaron de tu evento online, principalmente siendo la primera vez que organizas uno, puede ser la clave para garantizar el éxito de las próximas ediciones.
Además, ¡no te olvides de divulgar los resultados en tus redes sociales!
Cómo divulgar un evento online
Por ser un evento en el ambiente virtual, ¡la forma de divulgación es mucho más eficaz y de bajo costo!
Al fin y al cabo, en el medio digital, todo el mundo está conectado al mismo tiempo y presente en varios canales, como: redes sociales, correo electrónico, sitios web y afines. ¡Y puedes usar eso a tu favor!
Tu evento necesita tener presencia digital para ser recordado. Y, para que eso suceda, será necesario aplicar estrategias de Marketing Digital.
Redes sociales
Comparte siempre contenidos en las redes sociales para generar engagement con tu público y atraer aún más participantes a tus eventos online. ¿Pero de qué forma puedes hacer eso? ¡Es simple!
Ofrécele a tu público contenidos útiles y relevantes, como, por ejemplo, la próxima temática que se va a abordar en un evento futuro o incluso temas que ya se hablaron en eventos anteriores.
Publica pequeños fragmentos de videos con un tema que ya se trató en un evento online, o incluso comentarios de participantes que siguieron el evento y tuvieron una experiencia positiva.
Con este tipo de estrategia, no solo logras generar valor para tu público, sino que también logras convertirte en referencia en tu segmento de actuación.
O sea, con las redes sociales, tu mensaje puede alcanzar a tu público de forma más rápida y llegar a miles de personas, aumentando así la visibilidad de tu evento online.
Además de compartir contenido, las redes sociales deben, sobre todo, usarse como un puente de relación con tu público. ¡Interactúa! Resuelve dudas y mantén siempre un contacto cercano con las personas.
Email marketing
Otra forma de trabajar la divulgación de tu evento online es con email marketing.
Con él, es posible generar una relación con el público de forma directa y establecer una comunicación exclusiva.
Puedes crear una lista de contactos a medida que vayas produciendo eventos online. Por ejemplo, empieza a pedir nombre y correo de contacto para que las personas puedan participar de tu transmisión online.
A medida que vayas haciendo eso, tu lista de contactos va aumentando y vas a poder enviar email marketing con próximos eventos, temas, enviar el formulario de encuesta de satisfacción, entre varias otras cosas.
Pero recuerda seguir las determinaciones de la Ley General de Protección de Datos de tu país, ¿está bien?
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Anuncios online
Además, puedes apostar por los anuncios online.
A pesar de que las redes sociales son gratuitas, anunciar en el medio digital es pago. Puedes, por ejemplo, crear anuncios en Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube y Google.
En el medio online, es posible segmentar los anuncios según género, edad, ubicación, hábitos de consumo y comportamiento, entre una serie de otros factores.
De esta forma, logras alcanzar exactamente al público ideal para participar de tu evento online.
Ahora, estás más que preparado para organizar un evento online, elegir las herramientas y la plataforma ideal para transmitir tu evento online. Además, claro, de atraer público con una buena divulgación.
