Hacer eventos en línea es una gran idea para aquellos que quieren innovar y buscar soluciones en medio de esta pandemia que estamos viviendo.
La transmisión de eventos en línea es cada vez más solicitada por personas de todo el mundo. Y hay que estar atento al cambiante panorama de los eventos.
Producir un evento totalmente en línea tiene muchas ventajas. Pero ante todo, ¡hay que estar preparado!
Sin embargo, no todo el mundo está preparado para celebrar un evento en línea, ni saben por dónde empezar o qué tipo de evento puede celebrarse en línea.
Por eso, hoy vamos a darte un paso a paso completo cómo organizar eventos en línea ¡y todo lo que necesitas saber para empezar ahora!
¿Qué son los eventos en línea?
Un evento es cualquier evento con fines específicos y organizado por personas especializadas en un tema concreto.
Y lo mismo ocurre con los eventos en línea, con la única diferencia del lugar donde se celebran. ¿Pero qué quieres decir? En otras palabras, la diferencia de ubicación es: de presencial a virtual.
Se tratan de eventos que tienen lugar en el entorno digital, y pueden transmitirse en línea en las redes sociales o en una plataforma especializada en la transmisión de eventos en línea.
Ventajas de celebrar eventos en línea
Llega a más gente
Al tratarse de un evento totalmente en línea, puedes alcanzar grandes proporciones en Internet. Al fin y al cabo, cualquier persona, en cualquier lugar del mundo, puede asistir a su evento.
Dependiendo del canal que utilices para transmitir tu evento, el número de personas puede aumentar considerablemente de forma espontánea.
Y con una buena difusión y utilizando los canales digitales adecuados, se puede llegar a un público bastante significativo.
Por ejemplo, si utilizas Youtube para transmitir tu evento en línea, los asistentes podrán compartir tu live en otros canales y, en consecuencia, atraer a más gente a tu evento en línea.
¡Y eso está muy bien! Sobre todo si quieres trabajar más tu imagen o la de tu marca, por ejemplo, ya que ganarás visibilidad sin coste alguno.
Bajo coste de inversión
Al tratarse de un evento en línea, puedes minimizar considerablemente los costes.
Algunos tipos de costes que puedes minimizar: alquiler de espacio, contratación de grandes equipos de sonido e iluminación, entre otros muchos factores.
Así que, si se compara con los tipos de eventos presenciales, organizar un evento en línea, sea cual sea: curso, seminario, conferencia, webinario… ¡es mucho más barato!
Porque, en teoría, sólo necesitas una computadorq con cámara y micrófono integrados. Al fin y al cabo, para los eventos en línea, ¡lo básico ya funciona! Por supuesto, dependiendo del tipo de tu evento en línea y del tamaño del mismo.
Recordando que, el medio digital proporciona muchas herramientas gratuitas para la transmisión de vídeos en línea, entre ellas las más conocidas son: Facebook, Youtube e incluso Instagram para hacer tus primeros vídeos y lives.
Practicidad y flexibilidad
Organizar un evento en línea aporta comodidad tanto para el organizador como para el público que verá la transmisión en línea del contenido.
Eso porque el participante puede acompañar el evento en línea desde la comodidad de su casa o incluso el organizador puede optar por grabar su evento poco a poco, el día y la hora que más le convengan.
Lógicamente, teniendo en cuenta que el tipo de evento en línea será grabado y no en vivo. Más adelante vas a entender la diferencia entre ambos.
En cuanto al público que asistirá a tu evento en línea, también tiene la opción de seguir el contenido desde cualquier dispositivo electrónico conectado a internet, por ejemplo utilizando sólo un teléfono móvil y unos audífonos.
Genial, ¿verdad? Hoy en día, la practicidad lo es todo.
En otras palabras, no tener que pagar viajes ni alojamientos. Y, este es un diferencial muy relevante, después de todo, el tiempo es oro.
También puedes, si optas por crear tu evento con la ayuda de una plataforma como Even3, gestionar las inscripciones y ventas de tu evento, limitar el número de participantes por actividad y emitir certificados.
¡Todo queda mucho más fácil y organizado! Tem dúvidas sobre como organizar o seu evento online? Nossos consultores podem te ajudar.
Refuerza el branding de tu empresa
¿Ya has oído hablar del branding? ¡¿No?! Entonces vamos a explicar un poco en qué consiste y por qué organizar un evento en línea puede reforzar tu branding o el de tu marca.
El branding es la gestión de una marca con el objetivo de hacerla más conocida, deseada y positiva en la mente de sus consumidores. El branding, o gestión de marca, implica acciones relacionadas con el propósito, los valores, la identidad y el posicionamiento de la marca, de acuerdo a Rock Content.
En otras palabras, el branding es el conjunto de tu marca: los aspectos visuales, la ”voz” de la marca. ¡Eso es lo que llamamos identidad!
El branding es importante para consolidar el nombre de tu evento o marca en la mente del público.
De este modo, te conviertes en una referencia en tu segmento y ganas más visibilidad y credibilidad. ¡Haciendo con que más gente se interese por ti y por tus eventos en línea!
En un mundo de capitalismo y alta competencia, hacer branding es la llave de oro para destacar entre los competidores.
Cómo planificar un evento en línea
Es importante que tengas en cuenta que organizar un evento en línea es diferente de hacer un evento presencial.
Pero, aún así, algunos pasos son muy similares, como: tema, conferencista, fecha y hora, entre otros.
Durante la organización, piensa y haz una lista de todo el equipo que se utilizará a lo largo de tu presentación.
Elegir un lugar adecuado para grabar el evento o transmitirlo en vivo también es imprescindible. Pero, por supuesto, no olvides lo principal: el local virtual en que será transmitido.
Por eso, te mostraremos en un completo paso a paso, cómo organizar un evento en línea desde cero, ¡abordando las principales etapas! ¿Vamos?
Piensa en un tema
Sí, es muy importante establecer un tema para tu evento en línea. ¿Qué tema vas a tratar? ¿Qué le interesa aprender a tu público? ¿Es un tema relevante y actual?
Estas son algunas de las preguntas que debes plantear antes de definir el tema que centrará tu evento. Al fin y al cabo, todo gira en torno a él.
Si no sabes por dónde empezar, una alternativa es preguntar directamente a tu público en las redes sociales con encuestas o incluso con un formulario difundido en canales estratégicos.
Puedes, por ejemplo, hacer un breve formulario en Google Forms y enviarlo a tu base de contactos por correo electrónico, si tienes una.
Muchos organizadores todavía no lo saben, pero el tema puede definir el éxito de tu evento en línea. Al fin y al cabo, es lo que atrae a los participantes a tu evento.
¡Así que piénsalo bien antes de definir el tema!
Define una fecha y hora
Ahora que ya sabes el tema, es el momento de definir una fecha y un horario.
Es muy importante definir estos detalles de antemano para poder realizar una mejor divulgación de tu evento en línea en el entorno digital. Ya sea en redes sociales, sitios web o incluso anuncios en canales estratégicos.
A la hora de elegir la fecha y la hora, es fundamental pensar en el público al que va dirigido el evento. ¿Son personas que tienen muchos compromisos? ¿Cuál es el grupo de edad? ¿Estudiantes? ¿O ya están formados y trabajan en horario laboral?
¡Todas estas preguntas te servirán de guía!
#TipEven3
¡Tu público merece atención! Piensa siempre en ellos antes de decidir el tema, la fecha y la hora. ¡Estos detalles son cruciales para que tu evento sea un éxito! Después de todo, no tiene sentido elegir un día y una hora en los que tu público no pueda asistir, ¿verdad?
Los eventos en línea suelen celebrarse los fines de semana o entre semana, fuera del horario laboral. Teniendo en cuenta que el horario laboral estándar es de 9 de la mañana a las 6 de la tarde.
Por lo tanto, si tu evento se celebra en un día laboral, te recomendamos que tenga lugar después de las 6:30 pm. Y si es en fin de semana, te sugerimos que sea durante la mañana o la tarde.
Ten en cuenta también las fechas conmemorativas y los días festivos. Comprueba si tiene sentido que tu evento se celebre en medio de un día festivo, por ejemplo.
Hasta porque, aunque tu evento sea en línea y no requiera la presencia física del participante, este debe reservar un tiempo para ver la transmisión de tu evento en línea.
Separa el equipo esencial
Para organizar un evento en línea de calidad, hay que pensar más allá del contenido que se va a tratar. ¡Hay que pensar en el equipo de grabación audiovisual!
Disponer de un buen equipo para grabar tu transmisión en línea es esencial para que el audio, la resolución de imagen y la conexión a Internet funcionen correctamente y nada falle.
Pero quizás te preguntes si necesitas ser un experto en el asunto o invertir mucho para adquirir buenos equipos. Y, la respuesta a todo esto es: ¡no!
No hace falta ser un profesional ni un experto en el asunto, ni tampoco gastar demasiado para tener los equipos esenciales. ¡Lo sencillo ya funciona!
También hay que tener en cuenta el tipo de evento y su tamaño. ¿Cuántas personas esperas que vean tu transmisión en línea? ¿Tiene tu evento más de un conferencista? ¿Hay actividades simultáneas o sólo una?
Estas cuestiones son esenciales, no solamente para la elección de los equipos, pero también para poder elegir una plataforma de transmisión en línea de eventos.
En otras palabras, el tipo de evento definirá los equipos que necesitas. Pero, de antemano, algunos equipos esenciales y básicos para grabar o transmitir un evento en vivo por Internet son: cámara, micrófono y computadora.
O, si lo prefieres, puedes hacerlo utilizando solo un teléfono móvil, conexión 4G y auriculares. Muy sencillo y práctico, ¿verdad?
Evento en línea gratuito vs pagado
¿Ya te has puesto a pensar si tu evento en línea será gratuito o pagado? Pues sí, esta pregunta es muy importante y fundamental para los próximos pasos.
Esto porque esta decisión influirá directamente en la forma en que debes organizar tu evento en línea.
Con un evento en línea pagado, hay que pensar en cómo gestionar la inscripción de los participantes e incluso gestionar las ventas.
Y, para ello, es necesario utilizar una plataforma que permita la gestión de estas dos etapas. Al fin y al cabo, un evento pagado tiene que estar bien completo y planificado.
Si no tienes ni idea de una plataforma, aquí tienes un tip: ¡Even3!
¡Es esencial utilizar una plataforma para que tu evento en línea pagado sea aún más completo! Con Even3, puedes gestionar todo el ciclo de ventas e inscripciones de participantes, así como disponer de una página web, distribuir certificados y ¡mucho más!
También puedes transmitir tu evento en línea integrado con una herramienta de transmisión en línea. Dentro de un momento, hablaremos un poco de las principales herramientas de transmisión en línea.
Pero, si tu evento en línea es gratuito, también puedes optar por utilizar una plataforma de gestión de eventos. Sin embargo, la forma de organización cambia un poco, ya que no tienes que preocuparte de las ventas de las inscripciones.
La promoción de eventos gratuitos en línea es una forma excelente de generar leads para tu empresa y aumentar considerablemente las ventas.
Esto se debe a que la organización de un evento gratuito puede atraer a muchos más asistentes que los eventos pagados y puedes captar el nombre, correo electrónico y el número de contacto de las personas que muestren interés en participar en tu evento en línea.
De este modo, ya dispondrás de los datos esenciales para generar relaciones en canales estratégicos como el email marketing. Y a partir de esto, poder vender un producto o servicio de tu negocio a esta base de contactos que has adquirido sólo por promocionar un evento en línea gratuito. Genial, ¿verdad?
Transmisión de eventos en línea: ¿en vivo o grabada?
¡Sí! Al organizar un evento en línea, tienes la opción de elegir entre una transmisión en vivo o grabar tu vídeo y ponerlo después a disposición de tu público. También existe la opción de la videoconferencia, que reúne a participantes y conferencistas en un aula virtual.
Muchos webinarios, uno de los tipos de eventos en línea más conocidos, incluso se realizan en formato grabado.
Esto se debe a que el presentador puede ofrecer un contenido más denso y completo, sin olvidar ningún detalle de la presentación ni de los temas de los que se va a hablar.
Además, por supuesto, de ser todavía más práctico, puesto que el vídeo ya está terminado y puede ponerse a disposición del público el día y la hora que se desee, lo que permite más flexibilidad al organizador.
Pero también tiene muchas ventajas transmitir tu evento en línea sobre la marcha, es decir, en vivo. Al elegir este modelo, darás más confianza a tu público.
¡Así es! Al fin y al cabo, para abordar un determinado tema en vivo, necesitas tener mucho conocimiento y experiencia sobre el tema, lo que aumenta tu credibilidad.
Además, podrás estar todavía más cerca de tu público, interactuar en tiempo real y modificar tu discurso a medida que avance el evento.
Al fin y al cabo, pueden surgir preguntas y, a partir de ahí, debates más intensos e interesantes, ¡haciendo que tu evento sea aún más dinámico y realista! Como si se tratara de un evento presencial. Genial, ¿verdad?
Así que piénselo bien antes de definir si tu evento en línea será una videoconferencia, grabado o transmitido en directo.
Recuerda que el perfil de tu público objetivo debe estar siempre presente en cualquier toma de decisiones, y también hay que tener en cuenta el tipo y el tamaño de tu evento.
→ Conoce más: ¿Cómo elegir el tipo correcto de transmisión en línea para eventos?
Herramientas para la transmisión de eventos en línea
¡Esta es la pieza fundamental para hacer realidad tu evento en línea! Al fin y al cabo, ¿cómo vas a transmitir tu vídeo sin una herramienta específica para ello?
Hablemos ahora de las principales herramientas más utilizadas en los eventos en línea.
Youtube Live
YouTube Live no es más que una herramienta de Google que permite celebrar eventos en vivo y transmitirlos en tiempo real a los suscriptores de un determinado canal en esta red social.
Una de las mayores ventajas de realizar un evento en línea a través de Youtube es que tu contenido queda a disposición del público posteriormente. En otras palabras, los que llegaron tarde o se perdieron el día de tu evento tienen la oportunidad de verlo en otro momento.
Además, el público puede interactuar con el presentador del evento, en tiempo real. Es posible reservar un momento de tu webinario para responder a preguntas y charlar con los espectadores.
Y, al final, podrás analizar todas las métricas y estadísticas que proporciona Youtube, para utilizarlas después en tus estrategias de marketing y divulgación de tu próximo evento.
Zoom Meetings
También tenemos Zoom Meetings, muy adecuado para eventos en línea medianos y grandes y para quienes buscan una plataforma más robusta.
En él, es posible celebrar videoconferencias con hasta 500 participantes y 10.000 espectadores en modo pagado, ya que su versión gratuita es más limitada.
A diferencia de Youtube Live, por ejemplo, Zoom permite separar a los participantes por grupos durante la videoconferencia.
También ofrece un chat en tiempo real, que permite al mediador/conferencista interactuar con los participantes. Además, puedes compartir materiales educativos desde tu computadora y liberar el acceso para que otra persona pueda interactuar.
Sin embargo, en el modo gratuito hay limitaciones en dos puntos: el número de participantes y la duración del evento en línea, que se limita a 40 minutos.
Duración del evento en línea
¡Es necesario determinar un tiempo de duración para tu evento en línea!
Lo ideal es que el evento no sea demasiado corto ni demasiado largo, ya que los participantes pueden empezar a abandonar tu transmisión en línea. Y tú no quieres eso, ¿verdad?
Normalmente, los eventos en línea duran entre 30 minutos y 1 hora. Por supuesto, si es en vivo. Pero si tu evento es grabado, la situación cambia un poco.
Si el tipo de tu evento es en el formato de un curso, es posible poner a disposición los vídeos poco a poco. ¿Qué significa eso?
Puedes, por ejemplo, hacer varias grabaciones y abordar un determinado tema en cada vídeo y ponerlo a disposición de los participantes en un sitio web.
Estos vídeos pueden tener una duración media de 10min a 30min, no pueden ser tan largos porque funcionarán como una secuencia. Y, lo ideal, es que en cada vídeo sea tratado apenas un determinado tema
Y, en la secuencia, un vídeo complementa al otro con sus contenidos. De este modo, el público podrá verlos sin preocuparse por retrasos o imprevistos.
¡Piénsalo!
Si tu evento en línea es un webinario, por ejemplo, puedes transmitir (en línea) tanto en línea como grabado y practicar toda la presentación que has preparado y tienes en mente para estimular un tiempo de duración.
Recuerda: no prolongues demasiado un tema que ya ha sido tratado en su totalidad, intenta ser objetivo, directo, explica todo lo que puedas y resuelve el mayor número de cuestionamientos posible.
Post-evento: ¿qué hacer?
Ahora que ya sabes cómo organizar un evento en línea y estás más que preparado, es hora de saber qué hacer una vez finalizada la transmisión en línea.
¡El primer paso es divulgar en tus canales digitales!
Publica en tus redes sociales lo que sucedió durante tu evento en línea, cómo fue la experiencia, cuántas personas asistieron, comparte todos los detalles con tu audiencia.
Al fin y al cabo, los que no asistieron ese día pueden despertar el interés por participar la próxima vez. Y al compartir los detalles en tus redes sociales, ¡aumentarás automáticamente la visibilidad y relevancia de tu evento en Internet!
Pero, espera…
Hay una cosa muy importante que no puedes olvidar hacer al final de tu evento en línea: preguntar a los participantes su opinión. ¡Así es!
En este punto es esencial hacer una encuesta de satisfacción. Al fin y al cabo, recibir comentarios de quienes participaron en tu evento en línea, sobre todo si es la primera vez que organizas uno, puede ser clave para garantizar el éxito de futuras ediciones.
Cómo divulgar un evento en línea
Al tratarse de un evento en un entorno virtual, la forma de difusión es mucho más eficaz ¡y a bajo coste!
Al fin y al cabo, en el entorno digital todo el mundo está conectado al mismo tiempo y presente en diversos canales, como: redes sociales, correo electrónico, sitios web y similares. ¡Y puedes utilizar esto en tu favor!
Tu evento debe tener presencia digital para ser recordado. Y para ello, necesitarás aplicar estrategias de Marketing Digital.
Redes sociales
Comparte siempre contenidos en las redes sociales para implicar a tu público y atraer aún más asistentes a tus eventos en línea. Pero, ¿cómo puedes hacerlo? Es muy sencillo.
Proporciona a tu audiencia contenidos útiles y relevantes, como por ejemplo el próximo tema que se tratará en un evento futuro o incluso temas de los que ya se ha hablado en eventos anteriores.
Publicar pequeños fragmentos de videos con un tema que ya se dijo en un evento en línea, o incluso comentarios de participantes que siguieron y tuvieron una experiencia positiva.
Con este tipo de estrategia, no sólo generas valor para tu audiencia, sino que te conviertes en un referente en tu segmentación de actuación.
En otras palabras, con las redes sociales, tu mensaje puede llegar más rápidamente a tu público y alcanzar a miles de personas, aumentando así la visibilidad de tu evento en línea.
Además de compartir contenidos, las redes sociales deben utilizarse, sobre todo, como puente de relación con tu público. ¡Interactúa! Haz preguntas y manténte siempre en estrecho contacto con la gente.
Email Marketing
¡Otra forma de divulgar tu evento en línea es el email marketing!
Con él es posible generar una relación con el público de forma directa y establecer una comunicación exclusiva.
Puedes crear una lista de contactos a medida que vayas produciendo eventos en línea. Por ejemplo, empieza a pedir un nombre de contacto y una dirección de correo electrónico para que la gente pueda unirse a tu transmisión en línea.
Al hacer esto, tu lista de contactos crecerá y podrás enviar email marketing con próximos eventos, temas, enviar el formulario de encuesta de satisfacción, entre otras cosas.
Anuncios en línea
Además, ¡puedes apostar por los anuncios en línea!
Aunque las redes sociales son gratuitas, la publicidad en el medio digital es pagada. Puedes, por ejemplo, crear anuncios en Facebook, Instagram, Linkedin, Youtube y Google.
En el medio online, es posible segmentar los anuncios en función del género, la edad, la ubicación, los hábitos de consumo y de comportamiento, entre otra serie de factores.
De este modo, podrás llegar exactamente al público adecuado para que asista a tu evento en línea.
Ahora que estás más que preparado para organizar un evento en línea, es la hora de elegir las herramientas y la plataforma ideales para transmitir tu evento en línea. Además, por supuesto, de atraer al público con una buena divulgación.
