Elegir la plataforma de eventos en línea ideal es esencial para la planeación de cualquier organizador.
Pero como hay tantas opciones en el mercado, puede ser un gran reto, sobre todo para quienes lo hacen por primera vez.
Por eso, en este artículo del blog, voy a facilitarte la vida y mostrarte todo lo que debe tener una plataforma de eventos en línea ideal. Conoce más sobre:
- ¿Qué es una plataforma de eventos?
- ¿Por qué usar una plataforma de eventos?
- 10 funciones de una plataforma de eventos en línea ideal.
¿Qué Es una Plataforma de Eventos?
Una plataforma de eventos es simplemente el espacio virtual que reúne todo lo que necesitas, ya sea para encuentros presenciales, en línea o híbridos.
Allí puedes planear y organizar cada actividad, hacer seguimiento a los asistentes y acceder a muchas otras herramientas.
Además, también es un lugar para vender entradas virtuales, aumentando tu alcance y facilitándoles la vida a los asistentes.
De este modo, se vuelve más fácil cumplir las expectativas de ambas partes y aumentar las posibilidades de éxito del evento.
Esto también se debe a que tener toda esta información en un solo lugar le da al organizador una visión completa de todo lo que está pasando y le permite planear ante posibles emergencias.
¿Por Qué Usar una Plataforma de Eventos en Línea?
Dos palabras lo resumen todo: simplicidad y facilidad en tu organización. Con ella, puedes automatizar procesos, desde las inscripciones hasta los certificados.
Pero para lograrlo, necesitas tener claro qué necesita tu evento y si las herramientas de la plataforma elegida tienen sentido para él.
Para eso, empieza por analizar a tu público y qué va a necesitar durante su participación.
Y para guiar tu decisión, vale la pena entender los puntos principales que debe tener una plataforma de eventos en línea ideal, ¿cierto? Conócelos a continuación:
10 Funciones de una Plataforma de Eventos en Línea Ideal
Un Sitio Web para tu Evento
Un sitio web es uno de los canales más usados para buscar información sobre un producto o servicio, y no es diferente en el caso de los eventos.
Es a través del sitio web que tu público obtendrá información más detallada sobre la programación, los ponentes, la transmisión y todo lo demás esencial para tomar la decisión de compra.
El sitio web también es responsable de un espacio de ventas, además de permitirte personalizarlo como tu evento se lo merece.
Facilidad para Vender y Hacer Seguimiento a las Inscripciones en Línea
¿Recuerdas cuando las entradas para eventos solo se vendían de forma presencial, o incluso a veces de manera informal? ¡Eso es cosa del pasado!
En una plataforma de eventos, puedes ofrecer la venta de entradas de forma totalmente virtual y segura, llegando a más personas e incluso ahorrando en impresión.
Con esta tecnología, las ventas se pueden completar en pocos pasos, reduciendo las tasas de abandono, además de otras ventajas como la creación de lotes de entradas y cupones de descuento.
Otro punto importante es ofrecer pagos de varias formas, como tarjeta de crédito, pago instantáneo y pago en efectivo, de manera segura.
Control Financiero
¿Hay algo mejor que saber exactamente a dónde va cada peso?
La plataforma adecuada te dará control total sobre todo el dinero que entra y te dará transparencia sobre los costos y las tarifas de uso a lo largo de tu evento.
Sistema de Check-In
No hay nada mejor que causar una excelente primera impresión, y la plataforma de eventos ideal debe ayudarte con eso.
El check-in es el primer contacto que tendrás con tu asistente.
Por eso, también puedes optimizar tu tiempo controlando el flujo de asistentes y confirmando quién realmente asistió, incluso si es solo de forma digital.
Herramientas de Comunicación con los Asistentes
Comunicarte con tus asistentes antes, durante y después del evento es esencial para garantizar el engagement o fidelizarlos para futuras ediciones.
Así que busca una plataforma que te facilite esto, para que puedas mantenerlos informados en cada etapa y también enviar mensajes urgentes durante el evento.
Envío de Trabajos Académicos
Para eventos académicos o científicos, el envío de trabajos es esencial. Por eso, contar con una plataforma que soporte este proceso debe ser una prioridad.
Imagina tener que recibir cada trabajo por correo electrónico, para luego descargarlos y evaluarlos uno por uno.
Con la plataforma adecuada, puedes hacer todo eso en un solo lugar. Mucho más fácil, ¿cierto?
Generador de Certificados
Los certificados de eventos, ya sea de asistencia, presentación o envío de trabajos, son un gran atractivo para los asistentes.
Hoy en día, existen varias formas de crear certificados de eventos y distribuirlos.
Aunque es uno de los últimos pasos del evento, es importante decidir, desde el inicio de la planeación, cómo y dónde la organización los va a poner a disposición.
Un Espacio para la Transmisión en Línea
Si hablamos de eventos en línea o híbridos, la forma en que se transmite el evento a los asistentes es esencial para una experiencia positiva.
Para eso, algunas plataformas ya cuentan con su propia área de transmisión y también ofrecen integraciones con otras herramientas para ampliar las opciones de interactividad disponibles para los organizadores.
Integración con Otras Herramientas
La integración con otras herramientas también es importante para los organizadores que necesitan funciones que no están disponibles en la propia plataforma.
De esta forma, puedes conectarte con otros recursos y ampliar las posibilidades de tu planeación.
Soporte Completo
No puedes simplemente cruzar los dedos y esperar a que todo salga perfecto, ¿cierto?
Los errores y las emergencias pueden pasar, pero todo se vuelve más fácil cuando cuentas con una plataforma con soporte completo, que te guíe y te ayude ante cualquier emergencia.
Todo lo que Necesitas en un Solo Lugar
Ahora que ya te mostré todo lo que necesitas, déjame contarte que Even3 tiene todas las funciones anteriores y muchas más.
Así que, si quieres una plataforma de eventos en línea ideal para el éxito de tu planeación, conoce todo lo que está disponible aquí de forma gratuita:
