Contar con ayuda para organizar un evento es esencial. Al fin y al cabo, como mínimo, tendrás que lidiar con inscripciones en línea, creación y envío de certificados, difusión…
¡Son tantas tareas que un solo organizador no puede con todo!
Por eso, vale la pena investigar qué tipo de ayuda necesitas.
Por ejemplo, si es tu primera experiencia organizando eventos, tal vez quieras la ayuda de una empresa de eventos.
O tal vez los servicios de una plataforma sean suficientes, y más económicos, para ti.
¿Pero cómo tomar esa decisión? ¡Te ayudo! Descubre más sobre:
- ¿Qué son las empresas de eventos?
- Cómo las empresas de eventos pueden ayudarte en la organización
- ¿Cuál es la diferencia entre una empresa de eventos y una plataforma? ¿Qué elegir?
¿Qué son las empresas de eventos?
Como su nombre lo indica, las empresas de eventos son responsables de hacer que un evento suceda.
Por eso, asumen las actividades de un organizador.
Son esenciales si no tienes tiempo para organizar un evento desde cero, o si organizas varios eventos al mismo tiempo.
Normalmente, ofrecen la estructura de equipos para el lugar, personal especializado, promotores, contacto con proveedores e incluso eligen la plataforma de eventos ideal.
Así, puedes incluso participar en la fase de planificación del evento, pero no tendrás que preocuparte por la gestión.
¿Cómo pueden las empresas de eventos ayudarte en la organización?
Básicamente, las empresas de eventos pueden actuar como organizadoras o productoras.
Es decir, se involucran en las principales actividades de un evento: planificación, gestión de la documentación necesaria, logística, administración de recursos, contratación de proveedores y formación de equipos.
Entre los principales servicios que ofrecen las empresas de eventos están:
Elección de la estructura y el lugar
¿Recuerdas el evento más grande al que fuiste últimamente?
Los grandes eventos con estructuras complejas suelen contar con el apoyo de empresas o productoras.
Esto se debe a que es, de hecho, un servicio muy laborioso.
Implica proyectos arquitectónicos, contratación de proveedores, permisos gubernamentales… Lo ideal es dejar que profesionales del área se encarguen de estas actividades.
En el caso de las empresas de eventos, normalmente cuentan con arquitectos, ingenieros y proveedores.
¡Pero busca siempre un equipo completo que satisfaga las necesidades de tu evento!
Suministro de personal
Hablando de personal, este es uno de los principales apoyos que ofrecen las empresas de eventos.
De hecho, la mayoría de los organizadores las contratan justamente para contar con el equipo que ofrecen.
Así, tendrás el apoyo de profesionales con experiencia en áreas como:
- Recepción, apoyo e información
- Acreditación
- Maestro de ceremonias
- Servicios generales
- Seguridad
Contacto con proveedores
En consecuencia, una empresa de eventos tiene mayor contacto con proveedores.
En ese sentido, puede ser de gran ayuda para garantizar los mejores servicios en tu evento.
Por ejemplo, si tu evento cuenta con coffee breaks, una empresa de eventos te ayudará a contratar un buen servicio con la cantidad exacta de alimentos. Esencial, ¿no?
Pero si estás organizando un evento cultural, cuenta con la empresa de eventos para producir todo y alquilar los equipos necesarios.
Es posible que incluso logre negociar precios más bajos con esos proveedores, ya que contrata estos servicios de manera recurrente.
Difusión del evento
Por último, la difusión es otro punto súper importante en el trabajo de las empresas de eventos.
Por eso, siempre cuentan con promotores en su equipo.
Estos profesionales planifican acciones para la difusión y promoción del evento.
Así, se pueden ejecutar actividades más grandes, como grandes campañas de marketing, distribución de regalos, relaciones con la prensa y acciones promocionales.
Con un promotor y una estrategia de marketing bien definida, sin duda tu evento llegará a mucha gente.
En ese caso, ¡una plataforma de eventos puede impulsarlo aún más!
Empresas de eventos vs. plataforma de eventos: ¿qué elegir?
Si tienes esta duda, necesito decirte que tal vez ambos sean la mejor opción.
Así es, ya que los dos servicios son diferentes y se complementan en el evento.
Aunque existen algunas funciones similares, cada servicio desarrolla aspectos específicos.
Básicamente, una plataforma de eventos es la tecnología que hace posible un evento exitoso. La empresa de eventos es el recurso humano.
Por ejemplo, las empresas de eventos son responsables de proporcionar personal para todas las áreas, como atención al público, soporte técnico, acreditación…
De manera similar, plataformas como Even3 tienen un equipo para ayudar con la acreditación del evento.
Sin embargo, ese será un servicio de atención VIP para ayudar en el uso de la herramienta de acreditación de Even3.
En cambio, en el caso de las empresas de eventos, tendrán que contratar una herramienta aparte, aunque ya cuenten con el personal.
¿Se entiende?
En ese caso, la elección ideal dependerá de lo que tu evento necesite.
Algunas empresas de eventos también ofrecen la plataforma, ya que solo con la tecnología es posible tener:
- Inscripciones en línea
- Un sitio web exclusivo para el evento
- Presentación de trabajos en cualquier formato
- Distribución y evaluación de trabajos en la plataforma
- Envío de certificados con un clic, y más
Finalmente, con la automatización de una plataforma de eventos, puedes organizar un evento completo, ya seas organizador o empresa de eventos.
Por eso, vale la pena crear un evento gratis y empezar a usar una plataforma así ahora mismo.
