¿Sabes cuántos días se tardan en crear un evento desde cero? ¡Un cronograma de eventos te dará esa respuesta!
Es muy importante porque puede determinar qué tan complejo será organizar tu evento. Al fin y al cabo, ahí es donde defines cuánto tiempo, dinero y equipo vas a necesitar invertir.
Además, sirve como base para definir todo el calendario anual de eventos de empresas o instituciones.
Entonces, ¿qué tal empezar a crear eventos con más organización? Aprende a armar tu propio cronograma de eventos y descarga un modelo editable al final de este artículo.
¿Qué es un cronograma de eventos?
Básicamente, un cronograma es una representación gráfica de los planes de un proyecto.
Por eso, cuando se usa en eventos, ilustra las actividades que la organización pretende realizar. De esta manera, debe contar con plazos y personas responsables definidas.
Por lo tanto, es una parte esencial en la planificación del evento.
¿Por qué crear un cronograma de eventos?
Con un cronograma de eventos bien definido, sabrás cuánto tiempo necesitas para organizar tu evento.
Así, puedes empezar a planificar en el momento correcto e incluso incluir otros eventos en tu agenda, si te da tiempo.
Además, puedes contar con beneficios como:
- Previsión y resolución de problemas más rápido;
- Garantía de cumplimiento de todas las etapas y actividades esenciales para el evento;
- El mismo cronograma puede reproducirse y reutilizarse en otros eventos.
¿Cómo hacer un cronograma de eventos?
1. Define las actividades de cada etapa del evento
Para empezar, tu cronograma debe enumerar las actividades esenciales de cada etapa del evento. ¿Ya las conoces?
Pre-evento
Etapa de planificación y definición de los principales puntos del evento. Actividades comunes: formación de equipos, elección del lugar del evento, creación de identidad visual, entre otros.
Durante el evento
Etapa que inicia el primer día del evento. Actividades comunes: acreditación, presentaciones de apertura y cierre, coffee break…
Post-evento
Seguimiento de los resultados después del evento. Actividades comunes: entrega de certificados, creación de informes, feedback…
En Even3, creamos un checklist gratuito con las acciones necesarias para cada momento de la organización de un evento. Puedes descargarlo ahora y usarlo para no dejar nada fuera de tu cronograma.
También será esencial alinear las actividades con los objetivos que pretendes alcanzar con tu evento.
Esto hará que todos se enfoquen en las tareas necesarias para alcanzar sus metas.
Por ejemplo, si pretendes usar el evento para crear comunidades, probablemente tendrás que incluir tareas de marketing digital en tu cronograma.
2. Estima plazos y responsables
Una vez que ya tienes los objetivos definidos, es hora de enumerar las actividades prioritarias en tu cronograma de eventos.
En ese caso, empieza determinando las principales acciones a ejecutar y los plazos para completarlas.
Deben asignarse a otros miembros del equipo, y el tiempo estimado para realizarlas debe considerar preparación, ejecución e imprevistos.
Cuanto más complejas sean estas actividades, menos tiempo tendrás para realizar otras actividades secundarias.
Por eso, es interesante que utilices tecnología para hacer la organización de eventos más rápida y fácil.
Por ejemplo, usar una plataforma de eventos como Even3 para simplificar las actividades más complejas.
Al fin y al cabo, Even3 ejecuta tareas de organización de eventos en segundos o de forma automática.
Así, no tienes que preocuparte por crear sitios web para eventos, emitir certificados, reducir las filas de acreditación… ¡la plataforma se encarga de todo por ti!
Entonces, te sobrará más tiempo para dedicarte a otras actividades que pueden elevar el nivel de tu evento.
3. Organiza tus finanzas con el modelo de cronograma de eventos
Sin duda vas a necesitar dinero para realizar algunas actividades de tu cronograma de eventos.
¡Por eso necesitas una planificación financiera!
Para ayudarte, Even3 creó una planilla gratuita y esencial para la planificación de cualquier evento.
En ella, hay un modelo editable de cronograma de eventos y una planilla de finanzas en un mismo lugar.
Esto facilita el seguimiento de estas áreas por parte de todo tu equipo.
Con las planillas en mano, debes definir la cantidad de dinero que recibirá cada área ya en la fase de organización.
Asegúrate de tener el efectivo para pagar proveedores, ponentes, el lugar del evento… ¡todo lo que se define desde el principio!
También puedes tener en cuenta las cuotas de patrocinio o la estimación de ventas de entradas, si es el caso de tu evento.
Sin embargo, recuerda que no necesitas gastar mucho para hacer un buen evento. Solo alinea las actividades de tu cronograma con lo que el presupuesto de tu evento te permite hacer.
4. Revisa el cronograma con frecuencia
Finalmente, tu cronograma no es una regla escrita en piedra.
Claro que te ayudará a organizar eventos más rápido, pero puedes agregar otras actividades mientras el evento sucede.
Por eso, es importante que el cronograma se revise y actualice constantemente. ¡Prueba editar el modelo gratuito de Even3!
De esta manera, vas a encontrar tu propio ritmo de organización, buscando lo que es más rápido y fácil para ti.
Con el tiempo, será posible prever problemas, resolverlos con más agilidad y entender el plazo necesario para organizar cada tipo de evento.
Esto incluso te permitirá organizar más de un evento al año. ¿Ya pensaste en esa posibilidad?
Cronograma de eventos empresariales: ¿cómo hacerlo?
Como ya te comenté, un cronograma de eventos te da una ventaja de tiempo y agilidad.
Así, podrás reproducirlo varias veces. Por eso, las empresas o instituciones con una gran demanda de eventos anuales suelen crear sus cronogramas al inicio del año.
Normalmente, las fechas se predefinen con anticipación, se contacta a los proveedores y hay equipos responsables de las actividades.
Pero, ¿sabías que hay una forma más fácil de organizar estos eventos?
Actualmente, Even3 centraliza todas las actividades de organización en un mismo lugar.
Así, transforma actividades que antes eran realizadas por grandes equipos en acciones automáticas o simplificadas.
Esto es porque la herramienta permite copiar eventos, importar participantes, crear un portal con todos los eventos de la empresa y mucho más.
De hecho, el portal funciona como un calendario de eventos y permite que los participantes busquen y participen en otras actividades de la institución.
De esta manera, se convierte en una herramienta indispensable para quienes desean realizar eventos recurrentes y seguir sus cronogramas.
¿Quieres empezar a usarla ahora mismo? Descubre Even3 y optimiza tus cronogramas de eventos, simplifica procesos y obtén una consultoría gratuita con los especialistas de Even3.
