¿Ya pensaste en reunir a miles de personas interesadas en un mismo tema sin que tengan que salir de casa? Con los eventos online, también llamados eventos virtuales, ¡eso es posible!
Hoy te voy a mostrar cómo crear eventos online en Even3.
Además de explicarte los beneficios de transmitir tu evento a través de una plataforma creada justamente para facilitar la vida de los organizadores de eventos.
Logramos reunir, en un mismo ambiente, ciencia, conocimiento y tecnología.
Todo para que puedas realizar tu evento académico y científico manteniendo el estándar de un evento presencial, ¡pero haciéndolo totalmente online! Desde la apertura de las inscripciones hasta la emisión de los certificados.
Entonces, ¿vamos a la práctica?
¿Qué cambia del evento presencial al evento digital?
Crear un evento online en Even3 implica prácticamente las mismas etapas que crear un evento presencial. Es necesario planificarlo, pensar en un tema, armar una comisión organizadora, delegar funciones y actividades…
La gran diferencia es que, en un evento presencial, tendrías que reservar un lugar, organizar las salas, verificar que todos los ponentes estén confirmados, recibir a los participantes y encargarte de la limpieza del espacio.
Por ejemplo, esas actividades que involucran proveedores, en la mayoría de los casos, dejan de existir en lo virtual.
Por eso, el tiempo de planificación del evento online tiende a disminuir.
De esta forma, si en el evento presencial recomendamos que la planificación comience con unos 6 meses de anticipación, en el online puedes reducir ese tiempo hasta 3 meses, dependiendo de la complejidad del evento.
Al fin y al cabo, aunque no necesites alquilar un espacio para recibir a los participantes y ponentes, sí es necesario pensar en el ambiente virtual que recibirá esas charlas.
Con una plataforma de eventos como Even3, puedes maximizar la experiencia de organización y de participación en eventos online. Te voy a mostrar cómo.
¿Cómo crear eventos online en Even3?
Pensando en atender las necesidades de los eventos online, creamos el ambiente de Transmisión Online en nuestra plataforma.
Allí, el organizador puede seleccionar el formato de transmisión online que va a adoptar en el evento. Ofrecemos 3 tipos: videoconferencia, video en vivo y video grabado.
Videoconferencia en Even3
En líneas generales, la videoconferencia es el formato en el que todos los inscritos en el evento, así como los ponentes, se reúnen en un mismo ambiente, conocido como sala virtual. Allí ocurren múltiples interacciones.
La videoconferencia es muy simple de organizar, pues solo hay que crear la sala e invitar a las personas.
Sin embargo, no todo es controlable en el ambiente. Así que puede que tengas que lidiar con imágenes, conversaciones y ruidos indeseados durante una charla.
Está especialmente indicada para eventos o actividades con pocas personas, como cursos y talleres. En ellos, el contacto entre ponentes y participantes suele ser mucho más cercano, y por eso el formato de videoconferencia es una excelente opción.
En Even3, es muy simple organizar una videoconferencia. Puedes hacerlo a través de herramientas como:
- Zoom
- Google Meet
- Skype Reunirse Ahora
- Cisco Webex
- Microsoft Teams
- ¡Y más!
Después de elegir la herramienta de video, solo tienes que poner a disposición el enlace de acceso a la sala virtual para los inscritos en el evento. Podrán acceder al enlace directamente desde el menú Transmisión Online.
Video en Vivo en Even3
En el video en vivo, la grabación y la transmisión ocurren de forma simultánea. Se conoce comúnmente como live y es el formato favorito para las charlas de apertura de los eventos.
Esto se debe a que el live es dinámico y atractivo para los participantes online, pero ten cuidado: por ser en vivo, este formato está más sujeto a fallas, como problemas de conexión a internet, por ejemplo.
En Even3, el organizador puede transmitir en vivo utilizando herramientas como:
- YouTube Live
- Vimeo
- Twitch
- Video RNP
Al habilitar la transmisión, los participantes podrán seguirla si están inscritos en esa actividad. Solo necesitan ir al menú Transmisión Online de la plataforma.
La gran ventaja aquí es que el participante puede seguir la transmisión directamente desde la plataforma de Even3, sin distracciones de anuncios ni de otros videos de sitios externos.
Además, las interacciones pueden ocurrir directamente en la plataforma de Even3 y en tiempo real, si el organizador habilita los comentarios. Los comentarios aparecen justo debajo del video, y el organizador tiene libertad para fijar, responder y borrar los que considere necesario.
Además, para facilitar la visualización, cada vez que uno de los organizadores comenta, el nombre recibe una etiqueta de destaque.
Recuerda también que un punto positivo de la transmisión en vivo es que el ponente tiene la posibilidad de responder dudas en video, ya sea durante la transmisión de los temas abordados o separando un momento al final de la charla solo para interacción. ¡Esto aumenta mucho más la interactividad de tu evento!
Transmisión Grabada en Even3
El video grabado, en cambio, es recomendado para eventos que cuentan con más de una charla o para aquellos que tienen más tiempo para grabar y producir el contenido, editándolo y dejando la imagen y el audio con un mejor tratamiento.
Los contenidos grabados quedan disponibles por más tiempo para los participantes, para que puedan verlos en el mejor momento. Para el video grabado, actualmente Even3 ofrece soporte para las herramientas:
- YouTube
- Vimeo
- Loom
- Cloudinary
- Twitch
- Video RNP
¡La interacción no se ve perjudicada en el evento grabado! Esto se debe a que la sección de chat también está disponible para este formato de evento. Así, los participantes pueden hacer preguntas, conversar entre sí, dejar comentarios y dar feedback sobre el evento.
Esta es una forma de permitir la interacción entre participantes, y de participantes con ponentes, en tiempo real, además de promover la interactividad con sorteos y encuestas.
Even3 Streaming
Además de los tipos de transmisión online más comunes, Even3 cuenta con Even3 Streaming, una funcionalidad desarrollada pensando justamente en la seguridad de la transmisión de tu evento.
Al fin y al cabo, imagina transmitir un evento pago en el que el enlace se comparte con personas no inscritas en el evento. Frustrante, ¿no?
Por eso, en Even3 Streaming, solo los participantes inscritos en el evento tienen acceso a la transmisión.
Además, como el video está alojado en nuestra propia plataforma, no corre el riesgo de quedar fuera de línea durante el evento. ¡Una tranquilidad más para la comisión organizadora!
¿Por qué crear eventos online en Even3?
Aprender a crear eventos online en Even3 es súper simple porque tenemos funcionalidades pensadas para cada etapa del evento. Te voy a mostrar algunas soluciones que pueden ayudarte:
Ten un sitio propio para tu evento online en Even3
Con Even3, puedes crear un sitio exclusivo para tu evento. Allí podrás incluir toda la información sobre la programación y los ponentes que participarán en tu evento.
Así como divulgar la fecha de apertura y cierre de las submisiones, en caso de que tu evento contemple esa actividad.
Tener un sitio para el evento es una excelente forma de transmitir credibilidad y referencia, así como una oportunidad de dar a conocer tu evento a más personas.
¡Entonces no dejes de divulgar el sitio del evento en tus redes sociales y de compartirlo con amigos!
Al fin y al cabo, es la puerta de entrada para las inscripciones del evento.
Conoce a tus inscritos
¡Eventos pagos o gratuitos, no importa! Abrir las inscripciones es una excelente forma de conocer mejor a quién realmente asistirá a tu evento y a quién le interesa tu contenido.
En la plataforma de Even3, puedes habilitar formularios que deberán ser respondidos por el público en el momento de la inscripción. Las preguntas son totalmente personalizables, así que tú, organizador, decides. ¡Todo para que se ajuste a la necesidad específica de tu evento!
En Even3, es posible configurar las inscripciones por:
- Categorías (Estudiantes, General, Profesores, Asociados…)
- Lotes (el valor varía según la fecha de compra)
Y también puedes establecer cupones de descuento para los participantes. Genial, ¿no?
Gestiona las ventas del evento
Para los eventos pagos, es posible gestionar todas las transacciones que ocurren en tu evento desde un solo lugar.
Puedes visualizar el estado de cada compra: pagos pendientes y ya confirmados.
Y lo principal: solicitar la transferencia del valor disponible a tu cuenta bancaria incluso antes de que termine el evento. En hasta 48 horas hábiles después de la solicitud, ¡el dinero estará en tu cuenta!
Monetiza tu transmisión online
Hablando de finanzas, la transmisión online de Even3 te da aún más posibilidades de aumentar las ganancias de tu evento con la monetización.
Esta es una tendencia para las transmisiones en vivo, como ya ocurre en plataformas como YouTube, Instagram, TikTok y otros canales de streaming.
En la práctica, la monetización de las transmisiones online hace posible que el organizador reciba un agradecimiento financiero por las transmisiones de su evento.
Así, la idea es estimular a los participantes a incentivar y apoyar la producción de contenido de alguien a quien admiran.
Entonces, ¿qué tal empezar a conquistar más apoyadores?
Crea una programación organizada y atractiva
En Even3, tenemos un menú entero dedicado a las actividades del evento: el Menú Programación.
Allí registrarás todo lo bueno que pasará en tu evento: charlas, mesas redondas, webinars…
En la programación, además de incluir el día y horario de cada actividad, puedes limitar la cantidad de participantes y definir si será paga o gratuita.
Acredita a los participantes en tu evento online
¡El acreditación también puede ocurrir en los eventos online! Pensando en esta etapa del evento, ofrecemos la opción de que el organizador realice la acreditación de forma automática en las actividades o de forma manual.
Recibe submisiones y eleva el nivel científico del evento
En Even3, es posible recibir y gestionar todas las submisiones de tu evento. Puedes recibir tanto artículos científicos, resúmenes y pósters, como formatos menos habituales en el ámbito académico, como fotos, poesías e ilustraciones.
Ofrecemos gratuitamente hasta 30 submisiones por evento. Pero si tu evento necesita más, es posible solicitar el upgrade directamente en la plataforma.
Podrás distribuir las submisiones entre los evaluadores y establecer criterios de evaluación. Todo se hace directamente en la plataforma y de forma automatizada.
En el menú Submisiones, es posible:
- Establecer las normas y reglas de submisión
- Recibir las submisiones y organizarlas por áreas temáticas
- Registrar tantas modalidades como sean necesarias por evento: pósters, artículos, resúmenes, fotos…
- Recibir las submisiones por formulario o por archivo
- Evaluar los trabajos recibidos
- Divulgar el resultado de las submisiones
- Y publicar los anales del evento =)
Emite los certificados del evento de forma automática
Ya no necesitas enviar los certificados manualmente por correo a los participantes. En Even3, puedes crear los más variados tipos de certificados: para actividades, de submisión, de presentación de trabajos y, claro, también de participación general en el evento.
El llenado del certificado es bastante rápido. Solo hay que elegir un modelo de certificado que transmita la identidad de tu evento y decidir qué información no puede faltar en el documento.
Después, solo hay que definir quién los va a recibir. Con el término del evento, puedes ponerlo a disposición de forma automática, en solo unos clics.
¿Te diste cuenta de lo ventajoso que es contar con una plataforma de eventos para transmitir tu evento online?
Con Even3, todas las etapas de tu evento ocurrirán de manera integrada, en un solo lugar, y con un soporte que solo nuestro equipo brinda.
¿Todavía tienes dudas sobre cómo crear eventos online en Even3? Habla con una de nuestras consultoras, ellas te ayudarán a encontrar las mejores soluciones para tu evento online.
