¿Sabías que el sector de eventos generó más de 170.000 puestos de trabajo en Brasil en 2024?
Esa cifra incluye al equipo, proveedores, ponentes y muchas personas que participan en la organización.
Claro, poner esto en números concretos a veces puede ser un desafío. Y apuesto a que ya te preguntaste cuánto cuesta organizar un evento, ¿verdad?
Pero te propongo un desafío aún mayor: ¿sabes cómo hacer un presupuesto de evento que sea realista, genere oportunidades, pero también sea económico?
En este artículo, te voy a enseñar a hacerlo con:
- Los principales factores que influyen en el costo del evento;
- Cómo definir el precio de la entrada;
- Acciones prácticas para reducir gastos sin comprometer la calidad.
¿Vamos?
¿Cuánto cuesta organizar un evento?
La respuesta más honesta es: depende. Cada evento es único, así que cuánto cuesta organizarlo va a depender de algunos factores que es importante identificar.
Para eso, puedes contar con la planilla gratuita de Even3 para descubrir, en promedio, cuánto va a costar tu evento.
Ahora vamos a los principales puntos que debes incluir en tu presupuesto:
1. Tipo y tamaño del evento
Obviamente, un seminario online con 50 personas cuesta mucho menos que un congreso presencial con 500 participantes.
Al fin y al cabo, cuanto más grande y complejo sea el evento, más recursos va a exigir. Y esto vale para todos los detalles: desde el local hasta la cantidad de personas en el equipo.
Por eso, recuerda listar el costo de las contrataciones y estimar el promedio de participantes de tu evento. Esto será importante para definir otros puntos, como obsequios, alimentación y más.
2. Lugar e infraestructura
- Alquiler del espacio: Si tu evento es presencial, la elección del espacio pesa bastante en el presupuesto. Esto se debe a que auditorios, centros de convenciones y universidades tienen valores diferentes. Por ejemplo, en São Paulo, salas pequeñas pueden costar R$2.000/día, mientras que auditorios en hoteles llegan a R$7.000/día. Por otro lado, grandes centros de convenciones pueden superar los R$500.000 para eventos de varios días;
- Equipamiento: ¡No solo tendrás que lidiar con el alquiler! Así que mapea también los gastos en iluminación, sillas, micrófonos, proyectores, internet, climatización e incluso limpieza;
- Decoración: Los arreglos simples o personalizados varían bastante y son opcionales en los eventos. Pero si decides contratar decoradores, compara los precios de diferentes profesionales.
3. Materiales y servicios
Coffee break, gafetes, certificados, obsequios, traducción simultánea, filmación… estos son ítems que mucha gente olvida incluir en el presupuesto de un evento, pero que marcan la diferencia tanto en el bolsillo como en la experiencia de los participantes.
En estos casos, siempre es más práctico tercerizar el servicio con proveedores. Pero nada te impide tener tu propio equipo para eso también.
Sin embargo, recuerda siempre comparar precios y ver qué vale más la pena, ¡sin sobrecargar a tu equipo!
4. Ponentes e invitados
Honorarios, pasajes y hospedaje para invitados especiales deben estar previstos.
Pero recuerda armar una lista con varias opciones de ponentes. Así será más fácil elegir presupuestos que estén dentro de la realidad financiera de tu evento.
Además, los eventos académicos suelen negociar participaciones gratuitas, pero siempre incluye un margen para imprevistos y viáticos.
5. Difusión
Además de los costos anteriores, los gastos en sitio web, redes sociales, email marketing y asesoría de prensa son esenciales para atraer al público de tu evento, así como herramientas de difusión y piezas visuales editables en Canva.
6. Inscripciones
Hablando de plataformas, son sumamente importantes para garantizar la compra y venta de entradas de forma segura.
Normalmente, cuando alguien pregunta “¿cuánto cuesta organizar un evento?”, ¡ya está pensando en estos puntos!
Pero antes de empezar a cobrar por tu entrada, investiga las principales plataformas y prioriza las que ofrecen más soluciones gratuitas.
7. Equipo y proveedores
Vas a necesitar personas para recepción, apoyo técnico, atención, seguridad… además de proveedores tercerizados. Todo esto debe estar contemplado en tu planilla de presupuesto para eventos.
¿Cuánto cobrar por la entrada de un evento?
¿Cobrar o no cobrar? ¿Y cuánto cobrar? Esta es una de las decisiones más estratégicas de cualquier organizador.
Por eso, el consejo aquí es: basa el precio de la entrada en los costos totales y en la propuesta de valor de tu evento.
Vamos a un ejemplo práctico:
Si el costo total de tu evento es de R$10.000 y esperas 200 participantes, el valor base de la entrada para cubrir tus costos debe ser R$50. Pero atención: ese es solo tu punto de equilibrio.
Si quieres tener un margen de seguridad o reinvertir en futuras ediciones, ajusta ese valor agregando un margen de ganancia.
También vale la pena pensar en:
- Entradas con diferentes lotes (el primer lote más barato, por ejemplo);
- Media entrada para estudiantes y adultos mayores;
- Inscripciones grupales o combos con minicursos.
Estas estrategias ayudan a alcanzar públicos diferentes y aumentar tus ingresos.
¿Cómo reducir gastos en eventos?
Ahora que ya sabes cuánto cuesta organizar un evento, vamos a lo importante: cómo ahorrar sin perder calidad. Mira algunas ideas prácticas:
Vende entradas por anticipado
Primero, piensa en anticipar la venta de entradas.
Esto ayuda a cubrir los costos iniciales y también reduce el riesgo financiero. Así, puedes ofrecer descuentos a los primeros inscritos o lotes promocionales.
En Even3, es posible configurar las fechas de inicio y fin de venta para cada lote de entradas.
De esta forma, puedes crear lotes que inician y finalizan automáticamente, haciendo tu proceso de venta mucho más práctico y seguro.
Planifica con anticipación
Investiga precios, negocia con proveedores y evita contratar servicios de último momento.
Idealmente, tus contratos deben estar firmados al menos 2 meses antes de la fecha del evento.
Busca patrocinios
¿Alguna vez pensaste que tu evento puede ser una oportunidad para que otras empresas lleguen a clientes potenciales?
Entonces es momento de buscar empresas del segmento que estén interesadas en llegar a tu público.
¡Pero eso no es todo! Los patrocinios también pueden ir más allá del apoyo financiero, ofreciendo obsequios, activaciones, materiales gráficos, servicios y más.
Haz alianzas con universidades e instituciones
Si eres profesor universitario, aprovecha la infraestructura de tu institución para reducir costos de espacio, difusión e incluso apoyo de estudiantes voluntarios.
También vale la pena buscar alianzas con instituciones especialistas en las temáticas de tu evento. Ellas pueden aportar buenos ponentes y aprovechar el espacio para difundir sus propias investigaciones.
Usa herramientas digitales
¡Por fin terminamos de mapear los costos! Uf. ¿Pero sientes que tu evento todavía va a tener muchos gastos?
Entonces es hora de conocer las soluciones digitales.
Hacer inscripciones, emitir certificados y enviar comunicados manualmente da mucho trabajo y cuesta caro. ¡Aquí es donde entra Even3!
Con una plataforma de eventos, tu equipo puede ser más pequeño o estar mejor enfocado.
Con Even3 es posible:
- Crear un sitio web para tu evento gratuito e intuitivo, sin necesidad de programadores;
- Vender entradas online y controlar las inscripciones, sin necesitar un enorme equipo de ventas en el lugar;
- Generar y emitir certificados automáticos, sin diseñadores;
- Acreditar personas a través de una app, sin filas ni confusiones;
- Ahorrar tiempo (y dinero) con automatizaciones.
Todo en un solo lugar, con soporte especializado por si todavía tienes dudas.
Entonces, ¿quieres organizar tu evento de forma más eficiente y económica? Conoce Even3 y descubre en la práctica cómo vale la pena organizar eventos.
