¿Has pensado alguna vez en reunir a miles de personas interesadas en un tema común sin tener que hacerlas salir de casa? Con los eventos en línea, también llamados eventos digitales, ¡esto es posible!
Hoy te voy a enseñar cómo crear eventos en línea con Even3.
Además de explicar los beneficios de transmitir tu evento a través de una plataforma creada precisamente para facilitar la vida a los organizadores de eventos.
Hemos conseguido aunar ciencia, conocimiento y tecnología en un mismo entorno.
Todo para que puedas organizar tu evento académico y científico manteniendo el nivel de un evento presencial, ¡pero haciéndolo totalmente en línea! Desde la apertura de inscripciones hasta la emisión de certificados del evento.
¿Qué cambia del evento presencial al evento digital?
Crear un evento en línea implica prácticamente las mismas etapas que crear un evento en formato presencial. Hay que planificarlo, pensar en un tema, crear un comité organizador, delegar funciones y actividades…
La gran diferencia es que, en un evento presencial, habría que reservar un local, organizar las salas, comprobar que todos los ponentes están confirmados, recibir a los participantes y ocuparse de la limpieza del entorno.
Estas actividades en las que participan los proveedores, por ejemplo, suelen dejar de existir.
Por ello, el tiempo de planificación del evento en línea tiende a disminuir.
Si en el evento presencial le recomendamos que empiece a planificar con unos 6 meses de antelación, ¡en línea puedes reducir este tiempo a 3 meses!
Y aunque no es necesario alquilar un espacio para acoger a participantes y ponentes, sí hay que pensar en el entorno virtual en el que tendrán lugar estas conferencias.
Con una plataforma de eventos como Even3, conseguirás maximizar la experiencia de organizar y asistir a eventos online. Te voy a enseñar cómo.
¿Cómo crear eventos en línea en Even3?
Pensando en satisfacer las necesidades de los eventos en línea o eventos digitales, creamos el ambiente de Transmisión en línea en nuestra plataforma.
Allí, el organizador puede seleccionar el formato de transmisión en línea que se adoptará en el evento. Ofrecemos 4 tipos de transmisión: videoconferencia, vídeo en vivo, vídeo grabado y Even3 Streaming.
Videoconferencia en Even3
En términos generales, la videoconferencia es un formato en el que todos los inscritos al acto y los ponentes se reúnen en un mismo entorno, denominado sala virtual. En ella se producen múltiples interacciones.
Las videoconferencias son muy fáciles de organizar. Basta con crear la sala e invitar a las personas, pero no todo es controlable en el entorno. Así, es posible que tengas que lidiar con imágenes, conversaciones y ruidos no deseados durante una conferencia.
La videoconferencia está especialmente indicada para eventos o actividades en los que participan pocas personas, como cursos y talleres, por ejemplo. En ellos, el contacto entre ponentes y participantes suele ser mucho más estrecho, por lo que el formato de videoconferencia es una excelente opción.
En Even3, es muy sencillo organizar una videoconferencia. Puedes llevarla a cabo utilizando herramientas como:
- Zoom
- Google Meet
- Skype Meet Now
- Cisco Webex
- Microsoft Teams
- ¡Y más!
Tras elegir la herramienta de vídeo, sólo es necesario facilitar el enlace de acceso a la sala virtual a los inscritos en el evento. Ellos podrán acceder al enlace directamente desde el menú Transmisión en línea.
Vídeo en Vivo en Even3
En el vídeo en vivo, la grabación y la transmisión se producen simultáneamente. El vídeo en vivo se conoce comúnmente como live y es el “tesoro” de los discursos de apertura de eventos.
Es adecuado para eventos con una sola conferencia o para actividades de corta duración. Esto se debe a que, al ser en vivo, es más susceptible a fallos, como los de conexión a Internet, por ejemplo.
En Even3, el organizador puede transmitir en vivo utilizando herramientas como:
- Youtube Live
- Vimeo
- Twitch
- Vídeo RNP.
Cuando publiques la transmisión, los participantes podrán seguirla si están inscritos en aquella actividad. Sólo tienen que seguir el menú Transmisión en línea de la plataforma.
La gran ventaja en este caso es que el participante puede seguir la transmisión directamente desde la plataforma de Even3, sin distracciones de anuncios y otros vídeos de entornos externos.
Las interacciones pueden darse directamente en la plataforma Even3 y en tiempo real, en caso de que el organizador habilite la opción de comentarios. Los comentarios están justo debajo del vídeo y el organizador queda libre para poner y quitar aquellos que considere necesarios.
Además, para facilitar la visualización, cada vez que uno de los organizadores comente, el nombre recibirá una etiqueta destacada.
Recordando también que un punto positivo de la transmisión en vivo, es que el ponente tiene la posibilidad de responder a preguntas en vídeo, ya sea durante la transmisión de los temas tratados o reservando un momento al final de la conferencia sólo para la interacción.
Transmisión grabada en Even3
El vídeo grabado está indicado para eventos que tengan más de una conferencia o para aquellos que dispongan de más tiempo para grabar y producir el contenido, editándolo y dejando la imagen y el audio con un mejor tratamiento.
Los contenidos grabados están a disposición de los participantes durante más tiempo, para que puedan verlos en el momento más oportuno. Para el vídeo grabado, Even3 ofrece actualmente soporte para las herramientas:
- Youtube
- Vimeo
- Loom
- Cloudinary
- Twitch
- Vídeo RNP
¡La interacción no se ve afectada en el evento grabado! Esto se debe a que la sección de comentarios también está disponible para este formato de evento. A continuación, los participantes pueden hacer preguntas, comentarios y opiniones sobre el evento.
Es una forma de permitir la interacción entre participantes y entre participantes y ponentes en tiempo real y también de dar avisos, comunicados, etc.
Even3 Streaming
Even3 Streaming fue desarrollado pensando exactamente en la seguridad de la transmisión de tu evento. ¿Te imaginas transmitir un evento pagado en el que el enlace se comparte con personas no inscritas al evento? Frustrante, ¿verdad?
Por eso, en Even3 Streaming, sólo los participantes registrados en el evento tienen acceso a la transmisión. Además, como el vídeo está alojado en nuestra plataforma, no hay riesgo de que se desconecte durante el evento. Una tranquilidad más añadida para la organización del evento.
¿Por qué crear eventos en línea en Even3?
Con Even3, organizar eventos en línea nunca fue tan sencillo. Disponemos de funciones diseñadas para cada etapa del evento.
Ten un sitio web propio para tu evento
Con Even3, puedes crear un sitio web exclusivo para tu evento. En él podrás incluir toda la información relativa al programa y a los ponentes que pasarán por tu evento.
Así como publicar la fecha de apertura y cierre del plazo de envío de trabajos, si tu evento incluye esta actividad.
Tener un sitio web para tu evento es una excelente forma de transmitir credibilidad y referencia al entorno académico, así como una oportunidad de dar a conocer tu evento a más gente. Entonces no dejes de difundir el evento en tus redes sociales y compartirlo con tus amigos, ¿okay?
Al fin y al cabo, es la puerta de entrada para recibir las inscripciones en el evento =)
Conoce a tus participantes
Eventos pagados o gratuitos, ¡no importa! Abrir las inscripciones es una excelente manera de saber quién asistirá realmente a tu evento y quién tiene interés en su contenido.
En la plataforma de Even3, puedes habilitar formularios que deben ser respondidos por el público en el momento de la inscripción. Las preguntas son totalmente personalizables, ¡entonces eres tú, organizador, que eliges! Todo para satisfacer las necesidades específicas de tu evento.
En Even3, es posible configurar las inscripciones por:
- Categorías (Estudiantes, General, Profesores, Asociados…)
- Lotes (el valor varía de acuerdo con la fecha de compra)
Y, además, establecer cupones de descuento para los participantes. Genial, ¿verdad?
Gestionar las ventas del evento
En el caso de los eventos de pagados, puedes gestionar todas las transacciones que tienen lugar en tu evento desde un único lugar.
Puedes ver el estado de cada compra: pagos pendientes y confirmados.
Y lo más importante: ¡solicitar la transferencia del importe disponible a tu cuenta bancaria incluso antes de que acabe el evento! En hasta 3 días hábiles después de la solicitud de transferencia, el dinero estará en tu cuenta.
Crea una programación organizada y atractiva
En Even3, tenemos todo un menú dedicado a las actividades del evento: el Menú Programación.
En este registrarás todo lo bueno que ocurrirá en tu evento: conferencias, mesas redondas, webinarios…
En la programación, además de incluir el día y la hora de cada actividad, puedes limitar el número de participantes y definir si será pagada o gratuita.
Acredita a los participantes en tu evento en línea
¡La acreditación también puede realizarse en eventos en línea! Teniendo en cuenta esta etapa del evento, ofrecemos al organizador la opción de inscribirse automática o manualmente.
Te explicamos en detalle cómo funciona la acreditación de eventos en línea en Even3, échale un vistazo. Bottom of Form
Recibe envíos de trabajo y eleva el contenido científico del evento
En Even3, es posible recibir y gestionar todas los envíos de trabajo para tu evento. Puedes recibir tanto artículos científicos, resúmenes y pósteres, como formatos menos habituales en el ámbito académico, como fotos, poesías e ilustraciones.
Ponemos a tu disposición gratuitamente hasta 30 envíos por evento. Pero, si tu evento necesita más, es posible solicitar la ampliación directamente en la plataforma.
Podrás distribuir los envíos entre los revisores y establecer criterios de evaluación. Todo se hace directamente en la plataforma y de forma automatizada.
En el menú Envío de Trabajos, es posible:
- Establecer las normas y reglas de envío
- Recibir los envíos y organizarlos por áreas temáticas
- Registrar tantas modalidades como sea necesario por evento: pósteres, artículos, resúmenes, fotos…
- Recibir los envíos por formulario o por archivo
- Evaluar los trabajos recibidos
- Publicar el resultado de los envíos
- Y publicar las actas del evento =)
Emite automáticamente los certificados del evento
Ya no tendrás que enviar manualmente los certificados por correo electrónico a los participantes. En Even3, puedes crear los más variados tipos de certificados: de actividades, de envío de trabajos y, por supuesto, también de participación general en el evento.
Rellenar los certificados es muy rápido. Sólo tienes que elegir un modelo de certificado que transmita la identidad de tu evento y decidir qué información no puede faltar en el documento.
Después, sólo tienes que definir quién los recibirá. Una vez finalizado el evento, puedes hacer que esté disponible automáticamente, con tan sólo unos clics.
¿Te has dado cuenta de lo ventajoso que resulta disponer de una plataforma de eventos para transmitir tu evento en línea?
Con Even3, todas las etapas de tu evento sucederán de manera integrada, en un solo lugar, y con un soporte que sólo nuestro equipo proporciona <3
