Finalmente, la encuesta de satisfacción de eventos se ha convertido en uno de los elementos prioritarios en la lista de verificación de los organizadores de eventos.
Y con razón. En general, es posible observar cómo ellas ya se han apoderado de otros mercados.
A menudo respondes encuestas de satisfacción después de pedir comida para llevar, cuando te quedas en un hotel, después de hacer un viaje en aplicaciones de transporte…
Ahora más que nunca, los organizadores se han dado cuenta de lo importante que es escuchar las consideraciones y percepciones que los participantes tuvieron de su evento.
Después de todo, sin los participantes, ningún evento sucede.
Si estás organizando o planeas organizar un evento y te importa ofrecer una experiencia memorable a los participantes, asegúrate de crear y aplicar una encuesta de satisfacción en su evento.
Con los consejos e instrucciones de este artículo, las futuras ediciones de tu evento tienen todo para sorprender a los asistentes.
Y, para ayudarte todavía más, vamos a ofrecer un curso gratuito para que te conviertas en un experto en producción de eventos académicos y científicos.
¿Qué es una encuesta de satisfacción de eventos?
La encuesta de satisfacción de eventos es un instrumento que servirá para medir y evaluar la calidad de tu evento.
Ya sea en forma de cuestionario, formulario (e incluso en una conversación informal con los participantes), recopilará información sobre las percepciones y experiencias que los participantes tuvieron sobre tu evento.
Durante este feedback (es decir, este regreso de los participantes) tendrás la oportunidad de evaluar los aspectos positivos y negativos de cada área de tu evento.
Por ejemplo, puedes formular preguntas específicas sobre la experiencia que ellos tuvieron al inscribirse en el evento, en cada conferencia a la que asistieron, con el contenido y la temática del evento…
→ Etapas del evento: mira cuáles son y como producir un evento exitoso
¿Para qué sirve la encuesta de satisfacción de eventos?
Guarda esto: hacer preguntas te ayuda a comprender lo que tu público potencial piensa, quiere y necesita.
Aplicar una encuesta de satisfacción es ideal para el organizador:
Medir el éxito del evento a partir del grado de satisfacción del público
Proporcionar grandes experiencias a los participantes puede hacer que se conviertan en defensores y divulgadores de su evento.
Por el contrario, si el evento no cumple con las expectativas del participante, puede ganar comentarios negativos y no ser bien visto en el mercado.
Para comprender bien las percepciones que los asistentes tuvieron sobre tu evento, nada más justo que escuchar lo que tienen que decir, ¿correcto?
La encuesta de satisfacción sirve precisamente para que los participantes tengan la oportunidad de evaluar tu evento.
Dado que las experiencias varían de un participante a otro, lo ideal es que puedas obtener la mayor cantidad de comentarios posible.
Verificar si los objetivos iniciales, trazados en la planificación estratégica, fueron alcanzados.
Ya hemos hablado aquí en el blog sobre la importancia de realizar una planificación estratégica en la fase pre-evento.
Es justo antes de que ocurra el evento que determinas objetivos como: ¿qué público quiero alcanzar con el evento? ¿Por qué estoy organizando este evento? ¿Cómo mi evento será recordado por el público?
Con base en las respuestas de los participantes, puedes extraer buenas conclusiones sobre la planificación realizada allí cuando tu evento todavía estaba en papel.
Identificar los puntos fuertes e puntos débiles
Con base en esta evaluación, puedes percibir cuáles fueron los puntos altos del evento y cuáles no funcionaron y que, por lo tanto, necesitan atención especial en ediciones futuras.
Valora y acepta los feedbacks como algo constructivo y que va a ayudarte a ofrecer, de una próxima vez, la mejor experiencia posible a tus participantes.
¡Saber escuchar la opinión de cómo fue el evento es crucial!
Por cierto, puede parecer difícil de creer, pero muchos organizadores ni siquiera piden una devolución del público.
Mapear temas y preferencias para futuras ediciones
Es justamente con el feedback de los participantes que lograrás entender lo que ellos esperan para ediciones futuras del evento.
Temas, proveedores, oradores.
Ese es el momento de preguntarles.
¿Cómo hacer la evaluación del evento?
Como organizador, piensa siempre que para hacer una ficha de evaluación del evento es necesario pensar en dos puntos: la herramienta y el momento correcto para obtener el feedback de la audiencia.
¿Cómo es eso?
Con respecto a la herramienta, piensa que hay innumerables formas de realizar una encuesta de satisfacción del evento.
Se pueden realizar en formularios impresos, cuestionarios en línea (enviados por correo electrónico) o encuestas en redes sociales.
La forma en que se va a ejecutar queda a criterio del organizador.
Actualmente, existen también tecnologías más completas, como las plataformas para eventos, que ayudan al organizador tanto en la gestión del evento, como también en la obtención de feedbacks más precisos de los participantes.
En cuanto al momento, se refiere al “cuándo” el organizador debe pedir a los participantes que respondan a la encuesta de satisfacción.
Interrumpir a un participante en medio de una actividad para responder a un formulario ciertamente no es un momento ideal, ¿entiendes?
Lo más común es que esta encuesta de satisfacción se realice con el final del evento.
La encuesta de satisfacción puede ser aplicada en el propio lugar donde hubo el evento (con el fin de las actividades) o en un ambiente virtual, después de transcurridos algunos días del final del evento.
También hay formas de entender la opinión de los participantes durante el desarrollo del evento. Puede pedirles que evalúen el nivel de satisfacción después de que finalicen cada conferencia o actividad, por ejemplo.
O investigar lo que están pensando del evento en momentos de pausa para el café y networking.
Es muy importante que el organizador tenga contacto con su público.
Encuesta de satisfacción durante el evento
Con el evento sucediendo, el feedback es eficiente pues logra capturar el sentimiento de los participantes de forma inmediata.
No hace daño orientar a la comisión organizadora y al staff a preguntar a los participantes qué están pensando del evento.
Pregúnteles si hace falta algo y qué pensaron del nivel de las conferencias y los oradores.
Si hay recursos, ¿qué tal invertir en una aplicación para tu evento? Por lo tanto, los participantes pueden asignar calificaciones (estrellas o caritas de satisfacción) a cada una de las actividades del evento en el momento en que ellas terminan.
Encuesta de satisfacción post-evento
¡La encuesta de satisfacción posterior al evento es la oportunidad para que el organizador obtenga una visión más amplia de cómo todo sucedió de hecho!
Se puede hacer de manera tradicional, que es aquella en la que el organizador distribuye, aún en el lugar del evento, formularios impresos a los participantes. Estos formularios a menudo, como ya se mencionó, se distribuyen al final del evento.
Otra forma del organizador de garantizar, incluso, que más personas respondan al cuestionario de evaluación del evento es enviarlo en formato en línea.
Para ello, puede hacer que completar la encuesta de satisfacción sea una condición para que el participante descargue el certificado del evento.
→ Guía para emisión de certificados eventos: todo lo que tienes que saber sobre el tema
Entonces, para tener acceso al certificado de participación, cada participante tendrá que responder algunas preguntas clave de lo que pensó de ese evento.
Herramientas para obtener feedback
1. Formularios impresos
El formulario de comentarios impreso es la versión más tradicional de obtener la evaluación de los participantes.
También es una de las técnicas más utilizadas por los organizadores de eventos técnicos, científicos y académicos.
Por lo general, este trabajo se realiza durante el descanso para el café o al final del evento.
Como el formulario se aplica aún en el lugar del evento, usted estará disponible para responder preguntas y garantizar que más personas respondan al cuestionario.
Las percepciones de los participantes sobre el evento serán aún más vívidas y esto puede motivarlos a dar opiniones más sinceras sobre las actividades.
Pero para que los participantes respondan las preguntas, deben estar dispuestos a detener sus actividades (un refrigerio, por ejemplo) o extender el tiempo de estadía en el evento.
Entonces, puede ser que algunos se impacienten o que no tengan tiempo de responder la encuesta de satisfacción.
Entonces, en estos casos, invertir en medios tecnológicos para hacer la evaluación del evento puede ser una opción más funcional.
2. Redes sociales
Al crear un hashtag único para su evento, puede seguir, en tiempo real, el comportamiento de su audiencia.
Twitter, Facebook y Instagram son las redes sociales más adecuadas para este tipo de interacción.
Además, puedes utilizar una pantalla para que las fotos y tuits de los participantes aparezcan a lo largo del evento, haciendo que la experiencia del participante sea todavía mejor.
Esta es una excelente estrategia de marketing para dar visibilidad a tu evento.
Además, las redes sociales son una forma valiosa de obtener los comentarios de la audiencia durante el evento.
3. Email marketing
Disparar email marketing es otra herramienta muy útil para hacer la evaluación del evento.
Recuerda que es necesario tener una buena estrategia para estimular a los destinatarios a responder.
Un tip genial es, con el final del evento, enviar materiales que aborden el contenido del evento, como diapositivas de las conferencias y fotos.
Después de estos pasos, será más fácil para el participante responder el cuestionario en línea.
Este cuestionario se puede realizar a través de herramientas como el Google Forms, o TypeForm y Survey Monkey.
4. Plataformas de eventos
Hoy en día, plataformas de eventos, como Even3, ya ofrecen un módulo destinado solamente a feedbacks y a la evaluación del evento.
Puede hacer que completar la encuesta de satisfacción sea una condición para descargar el certificado del evento.
Esto hace que el número de evaluaciones de tu evento aumente considerablemente, ya que la gran mayoría de las personas que asisten a eventos tienen interés en obtener el certificado.
Buenas prácticas para elaborar un formulario de evaluación del evento
Para que logres obtener el mayor número posible de feedbacks sobre tu evento, ¿qué tal seguir algunas buenas prácticas?
Entrega valor
Cuando envíes un cuestionario en línea o entregues el formulario en manos de los participantes, explica por qué quieres escucharlo.
Explica lo importante que es su opinión para tu evento y que la necesitas para construir eventos futuros todavía mejores.
No exageres en la cantidad de preguntas
Una sugerencia valiosa para que las personas no desistan de responder el cuestionario es limitar el número de preguntas.
Por eso, define cuáles son las preguntas más relevantes y que, consecuentemente, son también prioritarias.
Indicamos que tu cuestionario, ya sea impreso o digital, tenga un máximo de 15 preguntas rápidas.
Divide el cuestionario en secciones
Nada de mezclar el proceso de envío de trabajos con el de acreditación. Idealmente, debes dividir las preguntas del cuestionario en secciones.
De esa manera, es mucho más fácil para los participantes responderlas.
Varía en el tipo de respuesta: abierta, escala, única o múltiple.
Respuestas variadas aportan un mayor dinamismo al cuestionario y, por eso, lo hacen más atractivo y menos agotador.
Las respuestas abiertas son aquellas desarrolladas en formato texto. Permiten más detalles, son subjetivas (es decir, varían de un participante a otro) y requieren un mayor razonamiento y tiempo del participante.
Como los comentarios van a ser únicos, es posible tener insights maravillosos con este tipo de preguntas.
Ya las preguntas cerradas son aquellas que no permiten el desarrollo de respuestas subjetivas de los participantes.
Tienen que elegir una sola opción, múltiples opciones o incluso asignar calificaciones o grados de satisfacción de acuerdo con una escala.
Son ejemplos de preguntas de tipo escala: de 0 a 10, ¿cuánto recomendarías la conferencia X a un amigo?
Caritas, estrellas y notas son algunos ejemplos bastante recurrentes en las encuestas de satisfacción para eventos.
Ellas dan una visión más estrecha, pero más rápida de la opinión que el participante tuvo acerca del evento.
Sé objetivo
Redacta adecuadamente las preguntas y deja en claro cuál es tu objetivo. Siempre formula una pregunta a la vez y evita preguntas demasiado largas.
Demuestra que la opinión de tu cliente importa.
¡Recuerda que todos los feedbacks deben ser evaluados y respondidos!
Agradece a los participantes por dedicar 5 minutos de su tiempo a responder la encuesta de satisfacción del evento.
Demuestra que su opinión tiene valor y que servirá para mejorar futuras ediciones del evento.
¡Responde también a las evaluaciones negativas!
Este es otro fallo muy común de los organizadores de eventos: no responder a los comentarios negativos.
Es muy importante responder a estos comentarios aclarando por qué ocurrió ese supuesto error.
Si te equivocaste o si en tu evento ocurrieron fallas, no dudes en disculparte por lo ocurrido.
Esto demuestra que tu evento se preocupa por la opinión de los participantes y no quiere que esos errores se repitan.
¿Qué factores evaluar de mi evento?
¡Puedes estructurar la evaluación del evento para diferentes perfiles: participantes, oradores e incluso para el Comité Organizador!
Esta evaluación se puede hacer durante y también después de la realización del evento.
Algunos puntos deben tenerse en cuenta en la evaluación del evento:
- Percepción que las personas tuvieron sobre el evento — cumplió con las expectativas o no;
- Cuadrícula de programación;
- Nivel de los oradores;
- Relevancia del contenido presentado;
- Instalaciones físicas;
- Limpieza y mantenimiento del sitio;
- Atención y soporte de la organización; Calidad de los materiales distribuidos;
- Difusión del evento en las redes sociales;
- Socios y proveedores del evento;
- Etapas del evento (acreditación, emisión de certificados, envío de trabajos, evaluación de los trabajos, etc.)
¿Te ha gustado este contenido? ¿Estás preparado para hacer la encuesta de satisfacción de tu evento? ¿Qué preguntas no pueden faltar en la evaluación de tu evento?
