¡Organizar un evento no tiene que ser un reto!
Con nuestro guía completo, vas a aprender, en un paso a paso, a organizar eventos académicos o científicos de éxito, ¿sean ellos en lína o presenciales!
Que vas a ver en este artículo:
- ¿Por qué organizar un evento?
- La importancia de la planificación: el pre-evento
- Durante el evento: todo lo que necesitas saber
- Post-evento: qué llevar en cuenta
¿Por qué organizar un evento?
Planificar un evento es una excelente manera de comprobar la autoridad de tu marca, ganar visibilidad en el mercado y convertirse en referencia en el medio.
Además de eso, al organizar un evento, estás contribuyendo para la diseminación del conocimiento.
Después de todo, el evento es el lugar donde se reúnen profesores, universitarios, investigadores y todos los interesados en aprender y compartir experiencias sobre un mesmo tema.
Eventos como talleres, congresos, simposios, jornadas académicas, conferecencias y conferencias, requieren, sin embargo, mucha planificación y organización.
Apunta: ¡planificación y organización son la clave para elaborar un evento de éxito!
Quien pretende organizar un evento necesita saber que va a lidiar con una cantidad absurda de informaciones y necesitar gestionar varios equipos.
Luego, es normal que surjan imprevistos.
Pero, lo más organizado y bien planificado que sea el evento, menor la posibilidad de ocurrir imprevistos.
Por eso, ¡lo más indicado es hacer un checklist de todas las actividades de tu evento!
De esa manera, tienes el panorama general de tod que está pasando y siendo hecho.
Y así, logras acompañar el andamiento de todas las etapas de tu evento de manera más rápida y efectiva.
Si planificas organizar un evento académico o científico y no sabes por dónde empezar, ¡no te estreses! Ese paso a paso completo va a facilitar la vida de los organizadores:
Pre-evento: ¡planificación es todo!
1. Define un tema: este será tu guía
¡El tema es la base de todo evento!
Al fin y al cabo, es el responsable por conquistar fornecedores, patrocinadores y también por atraer un buen público.
Y, por eso, el tema debe ser definido ya durante la planificación estratégica del evento.
Recuerda: el tema de tu evento tiene quer actual y relevante. Imagínate que un evento tenga un tema anticuado y que no traiga nada de original. ¿Quién va a querer participar de este evento? Nadie.
Por ello, es muy importante escoger una temática que sea tendencia en el segmiento de actuación.
Así, que puedes sacar un tema de potencial interés de tu público. Algo que las personas realmente quieran conocer o especializarse.
Mira los principales estudios que ya salieron sobre la temática y los impactos que trajeron a la sociedad. ¿Como un evento con áquel tema puede beneficiar tu región?
2 . ¡Conoce a tu público!
Despues de el tema escogido, es necesario conocer el público del evento. ¿Este tema es de interés de cuáles áreas del conocimiento?
¿El evento será abierto a estudiantes o solo profesionales ya graduados podrán participar?
Pero lo más importante: entiende por qué las personas tienen interés en tu evento. ¿Qué quieren aprender allí?
3. ¿Evento en línea o presencial?
Con la pandemia del COVID-19, los organizadores de eventos tuvieron que adaptarse rapidamente a una nueva realidad: los eventos en línea, también conocidos como eventos digitales.
Y aunque de início los avanzos tecnológiocos hayan asustado, una cosa quedó clara al mercado de eventos: ¡los eventos en línea llegaron y van a quedarse! Pero es necesario entender que hay diferencias entre organizar un evento presencial y organizar un evento en línea.
¿Pero qué cambia del presencial al en línea?
Digamos que en un evento presencial tengas que reservar un espacio, organizar las salas, probar los equipos y crear colas de acreditación.
Dependiendo del porte del evento, tendrías que montar equipos para ayudarte en las actividades, después de todo sería imposible acreditar solo a una cantidad tan grande de participantes o guiarlos con respecto a la localización de las salas.
Como hablamos en este artículo, los eventos en línea mudan un poco. Ya no hay limitación física de participantes (¡puedes incluso alcanzar más gente!), ni hay que montar un equipo para ayudar en el día del evento. Los costes también acaban siendo bien menores. Lo que necesitas es basicamente definir 3 cosas:
- Tipo de transmisión que vas a utilizar (puede ser en vivo o grabada).
- La plataforma o herramienta dónde vas a hacerlo.
- Obtener equipos necesarios para una transmisión de calidad.
Entonces, todo va a depender del objetivo de tu evento.
4. Elige fechas, horarios y ubicación
Ten en manos un calendario. ¡Quédate atento a los feriados, fines de semana, e planéate! Verifica si los eventos semejantes y, en consecuencia, competidores a tu evento estarán pasando cerca de la fecha establecida para el tuyo. Evita, al máximo, que tu participante tenga que elegir entre tú e la competencia. Por eso, ¡quédate atento a las fechas!
¿Para el público de tu evento, una programación en pleno feriado tiene sentido? Para algunos casos, el feriado es el momento ideal. Para otros, ¡es una gran inconveniencia!
Piensa también si el evento debe coincidir con las vacaciones escolares. Caso sí, los meses en que estas vacacione suelen pasar pueden ser una buena opción.
Es necesário también pensar en los horarios de programación. ¿Las actividades van a ser diurnas? O algunas pueden pasar en la noche?
La gran cuestión aquí es pensar en el perfil de tu público. ¡Piensa en el público, siempre!
Para eventos presenciales, la ubicación que celebrará el evento también tiene que ser muy bien seleccionado. Factores como accesibilidad, mobilidad, conforto y seguridad deben ser ponderados. ¿Hay estaciones de transporte público cerca? ¿Las personas logran llegar allá caminando?
Verifica si la ubicación es amplio lo bastante para recibir la cantidad de personas estimada para el evento. La acústica y la temperatura de la ubicación también deben ser tomadas en cuenta.
Garantizar la seguridad de los participantes, ponentes y organizadores es imprescindible.
Por eso, comprueba si la ubicación atiende a los padrones de seguridad. Verifica, por ejemplo, si hay salida de emergencia y extintores de incendio.
En el caso de los eventos en línea, es necesario decidir el tipo de transmisión del evento: ¿videoconferencia, grabada o en vivo? Para entender cada uno de los formatos, te recomiendo leer el artículo: ¿Cómo elegir el tipo correcto de transmisión en línea para eventos?
5. Selecciona a un equipo fantastico
Organizar un evento es una actividad que debe ser hecha en equipo. Entonces, elige con cuidado aquellos que integrarán tu equipo.
Ellos tienen que ser personas responsables, confiables, comprometidas y que pónganse la camiseta de tu evento. Al fin y al cabo, si ellos no creen en el evento, ¿quién más va a creer?
Piensa en la función que cada uno va a desarrollar en el evento. Además, es importante tener personas de perfiles diferentes, con especialidades diferentes también.
Una persona que entienda de marketing, por ejempo, es ideal para gestionar la difusión de tu evento.
Decide quién será el responsable por las finanzas, por elegir los ponentes y por elaborar la grade de programación.
6. Mira lo que realmente necesitas
Establece cuáles son los gastos esenciales y cuáles son los gastos variables.
Gastos esenciales son aquellos que tiene que existir, caso contrario, el evento no pasa. Ejemplos: água, energía eléctrica, alquiler del espacio, sistema de sonido, equipo. Para los eventos en línea, un buen microfono y un sistema que garantiza la seguridad de transmisión. Y, si no es prioritario, es necesario reducir costes.
Pero, si le sobra dinero, puede valer mucho la pena invertir en otras cosas, como por ejemplo, camisas, freebies, credenciales, coffee breaks.
Acuérdate que lo más importante es saber exactamente dónde se gastará cada valor.
Así, ya puedes empezar a preparar un presupuesto.
7. Define un presupuesto
El evento tiene que ser viabilizado de alguna forma.
Para eso, elaborar un presupuesto es esencial. Primero, al decidir organizar un evento, es necesario establecer si las entradas serán gratuitas o pagadas.
Novedad: ahora en Even3 también ofrecemos la opción de entrada del tipo “Donación”, en que el valor puede ser revertido para una causa social escogida por el evento.
Para isso, elaborar um orçamento é essencial. Primeiro, ao decidir organizar um evento, é preciso estabelecer se as entradas serão gratuitas ou pagas.
Si el evento es pagado, el dinero de la venta de las entradas puede arcar con parte o con todo el coste del evento. Si las entradas son gratuitas, ¿de qué otra manera la organización va a ganar dinero para hacer con que el evento pase?
Es inevitable: por más simple que sea, todo evento tiene un coste. Y ese dinero tiene que venir de algun sitio.
Patrocinadores y apoyos son una excelente estrategia para recaudar fondos y materiales para el evento.
Después de definidos los patrocinadores y hecha la lista de lo que vas a necesitar en el evento, establece un presupuesto de acuerdo con el montante aportado por ellos.
Así, logras planificar el coste de cada item del evento.
8. Elige proveedores confiables
¡Haz cotizaciones con proveedores de confianza!
Descubre el que tiene la mejor relación costo-beneficio y que va a ofrecer tranquilidad a la organización.
Busca referencias sobre el trabajo de aquella empresa/persona.
Recuerda también buscar los posibles proveedores con antelación, ya que algunos productos o servicios pueden tardar en entregarse.
Y, siempre pide un plazo estimado de entrega y comprueba si este atiende a tu necesidad. Además, busca por descuentos, sobre todo si algún elemento tiene que comprarse en gran cantidad.
Es fundamental estar atento a las ofertas del mercado. ¡No pierdas oportunidades de pagar menos!
9. Establece una estrategia de divulgación
Tu evento debe darse a conocer en el medio.
Para eso, definir una estrategia de divulgación es muy importante.
¿Cuál sería la intención del evento si los posibles participantes no tuvieran conocimiento de él?
Existen diversas maneras de divulgar un evento académico o científico. Sean ellas, redes sociales, email marketing, distribución de material de impresión, entre otros.
Pero, lo que debes tener en cuenta, es que tu divulgación debe dirigirse a una audiencia específica.
Es decir, ¡los canales y formatos utilizados para divulgar tu evento necesitan tener sentido para tu tipo de público!
10. Pon los equipos a prueba
Probar TODO el equipo es crucial para el éxito del evento
No quieres que el proyector falle en el momento de una presentación o que un conferencista tenga que gritar para ser escuchado ya que el micrófono también falló. ¿Verdad?
En caso de duda, prueba todo. Absolutamente todo.
Mira, por ejemplo, en los eventos presenciales, si el sistema de cañerías está bien (mucha gente se olvida de este detalle). Pero principalmente: prueba la internet. Sin internet, gran parte de las actividades pueden verse perjudicadas.
Además, a todos los participantes les gusta tener acceso a redes Wi-Fi. Estar desconectado durante horas puede generar insatisfacción en el público.
Y, por supuesto, en los eventos digitales, recomendamos que los organizadores y ponentes hagan pruebas en el lugar de grabación de las conferencias, chequeo de la iluminación, escenario, sonido, audio y también que conozcan la herramienta por la cual van a transmitir el evento.
11. Elige bien a los conferencistas
¡Elige bien los oradores de tu evento! Busca referencias en el medio, personas de influencia y que sepan comunicarse. A veces, una persona es extremadamente inteligente, pero no sabe pasar bien un contenido.
Esta, entonces, puede no ser la mejor opción.
Asegúrate también de que los oradores tengan un medio para llegar al evento.
Es importante traer profesionales de otros estados en caso de que sea factible para el presupuesto del evento y ellos puedan agregar valor a tu evento.
¡También porque conferencistas de renombre pueden aumentar la autoridad y credibilidad de tu evento!
Durante el evento: ¡ofrece la mejor experiencia a los participantes!
Después de mucha planificación, llega el día del evento. La mayor preocupación de cada organizador debe ser proporcionar la mejor experiencia posible a los participantes.
Entonces, que los conquistes y, sobre todo, puedas fidelizarlos.
Haz con que tengan ganas de asistir a otros eventos organizados por ti o tu empresa.
Mira algunos consejos sobre cómo fidelizar a los participantes:
1. Acaba con las largas filas de espera
A nadie le gusta perder el tiempo en largas y aburridas filas de espera.
Para resolver este problema de una vez por todas, opta por realizar la acreditación del evento y de actividades de manera en línea. Así, ¡las colas van mucho más rápido!
→ Comprueba aquí 6 tips para optimizar la acreditación de tu evento.
Los sistemas de gestión de eventos facilitan este proceso.
Con la acreditación vía QR Code, es posible controlar la entrada de los participantes en cada actividad, ahorrando el trabajo manual del equipo e incluso aumentando la seguridad del evento.
2. Networking + Coffee Break
Al organizar un evento, ¡procura dejar horarios libres en la programación para momentos de relajación y mucho networking!
Este momento es fundamental para que los participantes interactúen con otros participantes, con oradores e incluso con la organización.
Es en la creación de redes donde puedes obtener información aún más valiosa sobre tu audiencia. ¡Úsalo con maestría!
¡Apuesta por coffee breaks memorables!
Después de todo, a todos les gusta comer bien, ¿no es cierto?
Por lo tanto, elige el proveedor de alimentos y bebidas con cuidado.
Ah, y no te olvides del café… Este asegura la energía de tu publico.
3. Comprueba si el evento fluye de la manera deseada
Verifica, constantemente, que toda la programación se realice según lo planeado.
Trata de cumplir con los horarios de las actividades. No empieces un taller o conferencia, por ejemplo, antes de la hora indicada en la programación.
Lo mismo vale para la situación opuesta:
O mesmo vale para a situação reversa: pasarse del tiempo de cada actividad puede hacer con que los participantes salgan a los poquitos o por estaren cansados o por tener otro compromiso.
Comprueba también si la limpieza de las salas y de los baños está al día.
Después de todo, a ningún participante le gusta estar en entornos sucios y esto puede restar valor a su experiencia en el evento.
4. Ten una programación clara
Elabora una programación clara para que tus participantes entiendan lo que está sucediendo en cada momento del evento. Una buena sugerencia es dejar la cuadrícula con los horarios del evento visible para consulta en algún lugar de gran circulación del evento, si es presencial.
Así, los participantes pueden aclarar dudas de horarios, salas y conferencistas de cada actividad.
En línea, es más fácil, ya que puedes ponerla a disposición directamente en el sitio web o en la plataforma de eventos escogida.
5. Personal accesible
Ten un staff disponible para aclarar dudas de los participantes con paciencia y respeto. Por más obvia que parezca la duda, ella probablemente existirá y su equipo debe estar preparado para responderla.
Además, es necesario saber lo que está sucediendo en cada sala, pues así se puede informar, con precisión, a los participantes la ubicación y el horario de cada actividad.
Por eso, es esencial que se haga un entrenamiento previo del staff por parte del Comité Organizador. Es decir, es tu deber como organizador, instruirlos de la manera correcta.
En el evento en línea, cuenta con alguien para mediar en las dudas de los participantes durante las conferencias. Un buen consejo es intentar que el evento en línea sea más dinámico. Para ello, tu equipo puede contar con la ayuda de algunas herramientas.
6. Ubicación eficiente
Para organizar un evento, es necesario pensar y estudiar una ubicación estratégica para que ocurra tu evento.
Lo mejor es elegir a un espacio muy bien ubicado para tu público.
Además, puedes mapear a los participantes, la ubicación del auditorio, el patio de comidas, las salas y lo que sucede en cada una de ellas, entre varias otras cosas.
Tener un sistema de localización eficiente minimiza las dudas de los participantes y, consecuentemente, ahorra el trabajo del equipo.
Post-evento: qué tener en cuenta
¡El trabajo del organizador no termina con la finalización del evento!
Es necesario hacer el balance de lo que ocurrió, verificar las cuentas y cosechar los feedbacks de los participantes.
Mira algunos puntos que deben ser tenidos en cuenta cuando el asunto es post-evento.
1. Pon los certificados a disposición
Si tu evento emite certificados, ¡es el momento de distribuirlos!
A fin de cuentas, son de gran valor para los participantes.
Los estudiantes los necesitan para obtener una carga de trabajo adicional en la Universidad.
Además, son importantes para agregar valor al currículo. Dejar explícita la carga horaria del evento es esencial.
Y en caso de que el certificado no presente este tipo de información, es muy probable que tengas que emitir declaraciones a estos participantes.
Pon información como la fecha en que ocurrió el evento, logotipo, lugar, tema.
Actualmente, puedes utilizar modelos listos para crear los certificados de tus eventos, lo que facilita y mucho el proceso de emisión de certificados.
2. Haz el balance de las finanzas
¿Sabes el presupuesto del que hablamos al principio? ¡Es hora de comprobar si se ha cumplido!
Este es el momento de ver si todavía hay que hacer algún pago, por ejemplo.
Mira si las cuentas, al final de todo, fueron de acuerdo con el estimado y ningún número pasó desapercibido.
3. Cosecha los comentarios de los participantes
Envía formularios o encuestas de satisfacción a los participantes.
Eso porque, ¡obtener feedback es primordial para organizar eventos futuros!
Organizar un evento es una tarea muy compleja, por lo que debes saber si todo lo que planeaste fue bien ejecutado.
→ Evaluación de evento: tips de como obtener feedback de los participantes
Es importante dividir la encuesta de satisfacción en sectores, como: limpieza, oradores, experiencia en el evento, organización, relevancia del contenido, coffee break, aprendizaje…
Así, conseguirás entender lo que salió muy bien y puede ser repetido, lo que necesita mejorar y lo que no debe, de ninguna manera, suceder nuevamente.
Para cosechar los feedbacks de la mejor forma posible, preparamos un modelo de Encuesta de satisfacción para que pongas en práctica en tu evento.
4. Difunde las fotos del evento
Difunde las fotos, videos y otros tipos de contenido que se produjeron durante el evento.
Es muy común que los participantes llenen las bandejas de entrada de los organizadores pidiendo fotos de las conferencias o de los minicursos a los que asistieron.
Entonces, ¡publícalos en las redes sociales! Además de satisfacer a una demanda de los participantes, es importante para garantizar la visibilidad de tu evento.
¿Qué tal crear un evento?
Ahora que ya has aprendido a organizar un evento exitoso, ¡ha llegado el momento de crear tu propio evento!
