¿Tu calendario de eventos ya está superlleno y el año ni siquiera terminó?
¡Es posible cambiar esa realidad y todavía dejar espacio para nuevas ideas!
Una gestión de calendario de eventos estructurada puede reducir el trabajo de tu equipo, traer más tecnología a tus eventos e incluso aumentar las inscripciones.
Por eso, reunimos algunos consejos prácticos para ayudarte a organizar varios eventos al año con más ligereza y agilidad. Descubre más sobre:
- ¿Vale la pena organizar más de un evento al año?
- ¿Por qué crear un calendario de eventos?
- Cómo armar un calendario de eventos de forma organizada;
- 5 buenas prácticas para quienes organizan varios eventos al año.
¿Vale la pena organizar más de un evento al año?
Depende. Para algunas personas, organizar solo un evento al año puede no ser suficiente.
Según un informe de Bizzabo, el 39% de los organizadores de eventos realiza entre cuatro y seis eventos al año. ¡El 13% llega a organizar más de 10!
Esta tendencia no es casualidad.
En algunos sectores, como el educativo, el engagement, el networking y la construcción de comunidad son ventajas competitivas.
¡Y todo eso se logra a través de los eventos! Entonces, vale la pena organizarlos si quieres:
- Llegar a públicos diferentes más rápido;
- Mantener tu marca en evidencia con esos diferentes públicos;
- Crear relaciones más profundas y personalizadas;
- Aprovechar fechas estratégicas de forma creativa;
- Crear comunidades alrededor de la marca;
- Probar y optimizar aprendizajes de la organización de eventos más rápido.
Pero para que esta estrategia funcione, es esencial contar con planificación y tecnología. Vas a necesitar crear un buen calendario de eventos.
¡Pero no te preocupes! Esta no es una tarea imposible. ¡Te vamos a enseñar cómo hacerlo!
¿Por qué crear un calendario de eventos?
Como mencionamos, crear un calendario de eventos es una estrategia de gestión.
Al fin y al cabo, te permite planificar con anticipación, asignar recursos correctamente, alinear equipos y mantener al público comprometido durante todo el año.
Aquí tienes algunos beneficios directos de trabajar con un calendario bien estructurado:
- Visión general de las acciones de la marca;
- Mejor distribución de tareas a lo largo del tiempo;
- Reducción de imprevistos y conflictos de fechas;
- Optimización de equipo y presupuesto;
- Generación de expectativa y preparación previa del público;
- Compromiso constante de colaboradores, socios y participantes.
Cómo armar un calendario de eventos de forma organizada
Entonces, ¿cuál es la mejor forma de crear un calendario de eventos: planillas, sitio web, Google Calendar?
¡Te mostramos cómo se está haciendo por ahí!
Integra tecnología a tu equipo
El primer paso para organizar varios eventos al año sin dolores de cabeza es usar una plataforma de eventos.
¡Eso es lo que muestra el mercado! Actualmente, el 79% de los profesionales del área usa software de gestión de eventos.
Como siempre hay mucho trabajo, una plataforma puede ayudarte a automatizar las actividades más mecánicas, como crear un sitio web, redactar descripciones, generar certificados, etc.
Lo mejor es que muchas herramientas ofrecen esto de forma gratuita, como Even3.
Además, si organizas muchos eventos al año, Even3 puede ayudarte a analizar los resultados de tus eventos con facilidad.
Esto se debe a que centraliza los datos de todos tus eventos en un solo lugar, te permite copiar plantillas de eventos, destacar tu marca y mucho más.
Divide a tu equipo
Ahora que tienes una plataforma de eventos como parte de tu equipo, es hora de usarla para dividir tareas.
Con Even3 Empresas, puedes compartir la organización con diferentes miembros del equipo, definiendo niveles de permiso para cada uno.
Así, puedes armar un equipo robusto, ágil y bien segmentado.
Esto hará que tengas a los profesionales adecuados enfocados en desarrollar las áreas clave de tu evento.
Además, no sobrecargas a nadie y abres espacio para nuevas ideas.
Por ejemplo, la organización compartida en Even3 permitió que el Consejo Regional de Psicología de Minas Gerais organizara eventos en ciudades alejadas de la sede con más facilidad.
La descentralización amplió el alcance de la institución y redujo la sobrecarga de las profesionales.
“Hoy logramos descentralizar los eventos del CRP en otras ciudades sin mucho trabajo extra. Antes era muy difícil gestionar eso. Ahora podemos seguir los eventos aquí en la sede, en Belo Horizonte, de una manera más automática y dinámica.” – Nathalia Monteiro, relaciones públicas del CRP-MG
Crea un portal de eventos
Con tus eventos listos, llegó la hora de exhibirlos.
Al fin y al cabo, es importante que tus participantes sepan dónde encontrarlos y cómo planificarse con anticipación.
Por eso, una de las funcionalidades más valiosas de la plataforma es la creación de un portal institucional de eventos.
Con él, tu empresa puede mostrar todos los eventos del año en un solo lugar. Esto es ideal para comunicarte y generar compromiso con colaboradores, participantes y socios.
Automatiza funciones
En lugar de preocuparte por inscripciones, emisión de certificados, envío de correos o generación de informes, puedes automatizar estos procesos.
Las plataformas transforman tareas que antes eran minuciosas y manuales en procesos rápidos de un solo clic.
“Entre todas las jornadas científicas que organizamos, esta con Even3 fue la que logramos organizar en tiempo récord” – Ladiomar Joaquim, Instituto Superior Politécnico de Benguela
De esta forma, tu equipo puede enfocarse en lo que realmente importa: el contenido y la experiencia del evento.
Centraliza información importante
Con tantos eventos a lo largo del año, mantener información dispersa en archivos y correos es un riesgo.
Además, no vas a poder tener una visión general de todo lo que se hizo y logró.
La gestión a través de Even3 Empresas permite centralizar datos, informes y comentarios de los eventos.
Esto facilitará la toma de decisiones, la rendición de cuentas y la mejora continua de los próximos eventos.
5 buenas prácticas si organizas muchos eventos al año
1. Ten un equipo de gestión central
Armar un núcleo de gestión de eventos dentro de la empresa ayuda a estandarizar procesos, tomar decisiones más rápido y garantizar consistencia en los eventos.
Los integrantes de tu equipo pueden variar según la demanda. Pero suele haber gestores de eventos, diseñadores, finanzas y promotores.
Además, tu equipo debe tener control de herramientas como Even3 Empresas para tener claridad sobre metas e indicadores de éxito.
2. Crea comunidades
Uno de los principales objetivos de los eventos es crear comunidades. ¡Pero necesitan mantenimiento para prosperar y generar más resultados!
Para eso, crea grupos en LinkedIn, WhatsApp o Telegram con participantes y expositores.
Elige las redes sociales donde tus participantes son más activos y comparte contenido exclusivo.
Por ejemplo, promociona próximos eventos, webinars, series de contenido y estimula el intercambio de experiencias con foros de discusión.
3. Usa feedback y encuestas de satisfacción
Recolectar opiniones después de cada evento es esencial para eventos recurrentes.
Con ellas, vas a entender qué funcionó, qué se puede mejorar y hacer seguimiento del resultado de las pruebas realizadas en tus eventos.
En Even3 Empresas puedes configurar encuestas automáticas de satisfacción, integradas directamente en el recorrido del participante.
Además, los datos quedan disponibles para consulta en la plataforma.
4. Crea relación con todos los participantes
El email marketing es una excelente forma de mantener al público comprometido durante todo el año.
En Even3, puedes:
- Enviar email marketing durante el evento directamente desde la plataforma;
- Capturar leads en tus eventos y exportar las listas de participantes a otras herramientas de email marketing;
- Integrar la plataforma con herramientas como HubSpot y activar disparadores de email marketing a partir de acciones en el evento.
5. Crea plantillas de eventos
Por último, puedes dejar de preocuparte por la estandarización.
Así es: si estás organizando varios eventos al año, ¡seguir los estándares ya no tiene que ser un problema!
Con Even3 Empresas puedes crear plantillas listas con configuraciones reutilizables (formularios, correos, certificados, estructura del sitio y mucho más).
Esto garantiza consistencia y ahorra tiempo al organizar nuevos eventos.
Así lograrás organizar varios eventos al año sin tanta sobrecarga.
Entonces, ¿qué tal probar esta solución para la gestión de tu calendario de eventos? ¡Es hora de ganar más eficiencia!