En 2019, el 85% de los líderes empresariales creía que los eventos eran esenciales para el éxito de su empresa, según datos de Bizzabo.
Y no se limita solo a las empresas: puede ser beneficioso para profesores, estudiantes, pequeños comerciantes y mucho más.
A pesar de eso, pocas personas saben realmente cómo hacer un evento. Con el crecimiento del sector, impulsado por el auge del modelo híbrido, las posibilidades para organizar un evento exitoso se han triplicado.
Entonces, este es el mejor momento para aprender y actualizarte. Esto es lo que veremos:
- Principales ventajas de hacer un evento;
- Cómo hacer un evento en 3 etapas;
- Principales tecnologías para eventos exitosos.
Principales ventajas de hacer un evento
Primero, independientemente del objetivo del evento, es probable que proporcione difusión de conocimiento y conexión entre personas. ¡Pero va más allá! Entre las principales ventajas de hacer eventos, encontrarás:
- Ganancia de autoridad para la marca o institución;
- Da visibilidad al organizador y lo convierte en referente del área;
- Ayuda en la captación de leads;
- Genera oportunidades de networking;
- Estimula la creación de comunidades y relaciones en torno a una marca;
- Contribuye a la experiencia y el currículum de los profesionales.
¿Cómo hacer un evento completo? 3 etapas para el éxito
Etapa 1: Preevento
Primero, ten en cuenta esto: ¡un evento no empieza el día de su apertura! La planificación es una etapa que debe iniciarse meses antes de la fecha oficial del evento. Esto garantizará que todo funcione correctamente. Por eso, la planificación se divide en pasos esenciales, como:
Conoce a tu público
Antes de crear cualquier cosa para tu evento, debes preguntarte para quién lo estás creando. Al fin y al cabo, el perfil de tu público definirá cuáles serán las opciones más atractivas para ellos.
Por lo tanto, es importante responder preguntas como: ¿cuál es la edad, los intereses y la profesión de la persona con la que te comunicas más fácilmente? Estas preguntas te ayudarán a crear un evento atractivo y realmente útil.
Hay varias formas de obtener esta información, como el análisis de la competencia, encuestas de satisfacción de ediciones pasadas del evento o formularios de investigación de público.
Define el tema, la guía del evento
Ahora es momento de definir la guía de tu evento, es decir, el tema. Es responsable de conquistar proveedores, patrocinadores y también de atraer un buen público.
Por eso, se define en la fase de planificación del evento y debe tener en cuenta las tendencias del segmento, la relevancia y el interés del público.
Elige fechas, horarios y formato
Dependiendo del perfil de tu público, esto puede cambiar la forma en que se desarrolla tu evento. Por ejemplo, es común que los eventos dirigidos a profesionales se realicen por la noche, ya que es después de la jornada laboral, o en línea, facilitando el acceso a quienes tienen horarios ajustados.
Así, al definir información como fecha, horario y formato:
- Ten en cuenta a tu público objetivo, pensando en su rutina y preferencias;
- Evita feriados y domingos;
- Ofrece la estructura necesaria para atender las necesidades específicas de lo que se va a presentar;
- Evita fechas cercanas a eventos del mismo nicho, ya que eso puede dividir al público.
Selecciona tu equipo
Organizar un evento es una actividad que debe hacerse en equipo. Así que elige con cuidado a quienes formarán parte de tu comité organizador.
Lo ideal es contar con apoyo en las funciones clave de tu evento, como atención al público y acreditación. Otro consejo es invertir en personas con perfiles diferentes y beneficiarte de un equipo diverso.
Planifica tus finanzas
Aunque gran parte del presupuesto de un evento suele provenir de las inscripciones, es necesario estimar los costos con antelación. Así tendrás control sobre todos los gastos que involucrará el evento.
Normalmente, ya empezamos a contar con gastos de promoción, contratación de equipo y ponentes. Pero los eventos presenciales también necesitan cotización del lugar, transporte de ponentes y equipo, electricidad, alimentación y otros factores.
Después de hacer esta cotización, podrás evaluar si el evento necesitará patrocinadores externos u otras inversiones.
Elige bien a tus ponentes
Elegir al ponente para tu evento dependerá de tres características: público, didáctica y tema. Debe aportar valor a la experiencia de tu público, ofreciendo lo que buscan.
Sin embargo, sobre todo, debe saber enseñar y transmitir el contenido de la mejor manera posible.
Comienza a vender tus entradas
¡Definitivamente ya puedes lanzar tu evento! Ahora es momento de abrir las inscripciones y recibir a los participantes.
Esto sucede a través de un formulario de inscripción que debe recopilar los datos principales de los inscritos. Es importante que sea corto para evitar que las personas abandonen el formulario, además de incluir preguntas estándar, como nombre y correo electrónico.
Los formularios también garantizan la titularidad de las entradas, que pueden ser gratuitas o pagas. En el caso de las entradas pagas, los patrocinios y alianzas también son formas de garantizar ganancias y reducir el precio de la entrada.
Difunde tu evento
Con las inscripciones abiertas, debes buscar a tus inscritos. ¿Qué tal contar con una estrategia de marketing digital para eventos?
En otras palabras, aplicar un conjunto de acciones para promocionar tu evento en los medios digitales. Por ejemplo:
- Un sitio web de evento para vender entradas en línea;
- Usar correos electrónicos para atraer inscritos;
- Promocionar tu evento en redes sociales, como Instagram;
- Anunciar tu evento en Google.
Pero presta atención: ¡algunas acciones tienen un costo más alto que otras! Por eso, recuerda a tu público objetivo y elige la opción que mejor se comunique con él y que se ajuste a tu presupuesto.
Etapa 2: Durante el evento
¡Finalmente llegó el día del evento! Este es un momento desafiante para muchos organizadores, por eso es importante enfocarse en los puntos clave para generar una buena experiencia para el participante.
En este caso, una plataforma de eventos como Even3 puede automatizar la mayoría de tus funciones y ayudarte a enfocarte en lo que realmente necesita tu atención. Por ejemplo, el día del evento tendrás que lidiar con nuevos inscritos, acreditación, organización de presentaciones… situaciones que pueden automatizarse fácilmente con la ayuda de una plataforma.
Acaba con las filas de espera
Hablando de acreditación, normalmente este es el punto de mayor enfoque el día del evento. Esto se debe a que cualquier problema en esta etapa puede generar una experiencia muy negativa, como largas filas y mucho tiempo de espera.
Por eso, muchos organizadores optan por realizar la acreditación en línea a través de plataformas de eventos, como Even3. Con soluciones como la acreditación mediante códigos QR y aplicaciones, es posible agilizar el ingreso de los participantes y controlar la asistencia en cada actividad, ahorrando trabajo manual al equipo y aumentando la seguridad del evento.
Crea espacios de networking
Al organizar un evento, procura dejar tiempos libres en el cronograma para momentos de distensión y networking. Esto garantizará que tus participantes no se agoten tanto con el programa y puedan retener mejor los contenidos.
El momento del networking también es uno de los puntos más valiosos de los eventos, generando la interacción y el intercambio de contactos que todos buscan. Para eso, puedes apostar por coffee breaks, espacios de activación, salas de descompresión, y aprovechar el momento para recopilar información sobre tu público.
Presta atención a la experiencia de tus participantes
Durante el evento, debes prestar atención a tus participantes. Asegúrate de que la señalización sea clara, la atención sea rápida y eficaz, los ambientes del evento sean cómodos y accesibles, y los participantes tengan espacio para dar retroalimentación y sugerir mejoras.
Etapa 3: Posevento
Permite dar retroalimentación
Hablando de retroalimentación, este es uno de los puntos más importantes del posevento. Esto se debe a que los formularios o encuestas de satisfacción suelen enviarse después de la experiencia para obtener una evaluación más general.
En Even3, por ejemplo, al final de cada evento aparece una encuesta de satisfacción en la pantalla del participante, para que vote antes de salir. Pero también puedes optar por recolectar comentarios durante el evento y otros modelos de encuesta de satisfacción, como el gratuito que crearon nuestros especialistas.
Así, podrás saber si todo lo que planificaste se ejecutó correctamente.
Ofrece certificados
¡Finalmente llegó el momento del certificado! Es una de las cosas más valiosas de tu evento. Al fin y al cabo, muchos participantes buscan eventos para mejorar sus currículums, y el certificado es el documento oficial que comprueba el aprendizaje.
Por eso, debe incluir información importante, como: nombre del participante, logo del evento y de los patrocinadores, carga horaria, firma y tipo de actividad.
Sin embargo, elaborar certificados manualmente es uno de los mayores dolores de cabeza de los organizadores. Imagina tener que escribir esta información para cada participante, enviarla individualmente por correo y además ofrecer soporte en caso de dudas o errores en el proceso… No es viable, ¿verdad?
Por eso, la tecnología para eventos ha evolucionado, y plataformas como Even3 ofrecen el servicio de llenado y envío automático de certificados, además del almacenamiento seguro en la nube.
Principales tecnologías para hacer eventos exitosos
Además de la tecnología para certificados, estas son las tendencias para eventos exitosos:
Aplicación del evento
Las aplicaciones exclusivas para eventos se han vuelto cada vez más comunes, ya que aportan originalidad y transmiten autoridad. Además, son muy buscadas por los participantes, porque facilitan el acceso a las entradas de las actividades y al cronograma.
Por eso, una aplicación aumenta el valor de tu evento, incluso ante los patrocinadores, que cuentan con otro espacio para promocionar su marca.
Quioscos de autoacreditación
Para evitar aún más la formación de filas, la tendencia en los eventos es apostar por quioscos de autoacreditación. En la práctica, esto funciona así: el día del evento, quioscos con dispositivos digitales, como tablets, están conectados a un portal de acreditación automática.
Normalmente, este portal es un enlace ofrecido por la plataforma de eventos, que permite que los propios participantes ingresen sus datos y completen la acreditación, ¡sin intervención humana!
Pantalla de autoacreditación en Even3
Notificación a los participantes
Notificar a los participantes básicamente significa enviarles correos electrónicos directamente desde la plataforma de eventos. Así, puedes poner en práctica tu estrategia de email marketing de forma simple y automatizada.
Algunas plataformas ya ofrecen opciones de autocompletado y segmentación de público. ¡Genial, ¿no?!
Hall virtual
Ejemplo de hall virtual 2D en Even3
Con el crecimiento de los eventos en línea e híbridos, surgieron nuevas soluciones para llevar los elementos más queridos de lo presencial al mundo digital. Entre ellas está el hall o patio, es decir, el espacio donde se exhiben los stands y los participantes pueden visitarlos, como en una feria.
Normalmente, cada stand tiene su propia identidad visual y es muy valioso para los patrocinadores que quieren mostrar su marca. Por eso, la solución de hall virtual recrea el espacio físico y permite que los participantes sigan recorriendo y explorando estas áreas en tu evento.
Atención con chatbot
Por último, ¡la tendencia de la inteligencia artificial no podía quedar fuera de los eventos! Los chatbots para eventos son software utilizados para resolver de forma automatizada y rápida las principales dudas de tus participantes.
Como resultado, el equipo de soporte del evento puede enfocarse más en los casos complejos y ofrecer un servicio mucho más eficiente, sin dejar de lado lo esencial.
Al fin y al cabo, de nada sirven los chatbots si no tienes un lugar accesible para tu evento, ¿verdad?
Entonces, ¿qué tal contar con una ayudita para organizar todo esto? Nuestro equipo de especialistas preparó un checklist con los puntos clave para tu organización. ¡Descarga este material ahora y no dejes nada importante de lado!
