Ha llegado el momento de hablar de la principal duda de los organizadores de eventos digitales:¿cómo hacer la acreditación de eventos en línea?
¿Cómo puedo acreditar a mis participantes? ¿Qué herramientas utilizar?
Sabemos que muchas cosas cambian de los eventos presenciales a los digitales y, por supuesto, la acreditación no sería diferente.
En este artículo te explicaré algunas formas de acreditar tu evento digital. Todos son muy sencillos y asequibles.
Sin embargo, algunos caminos requieren un poco más de paciencia y tiempo por parte de los organizadores, ya que se realizan manualmente.
En todo caso, aportaré soluciones aún más prácticas, que son las opciones automatizadas de acreditación de eventos en línea.
¿Aún no ha creado su evento en línea? Así de fácil. Puedes crearlo ahora mismo en unos segundos.
¿Cómo los organizadores vienen haciendo la acreditación en eventos digitales?
Desde hace algún tiempo se celebran eventos digitales, sobre todo en el extranjero. Sin embargo, fue con la pandemia cuando los organizadores de todas partes tuvieron que pasar rápidamente de lo presencial a lo digital.
Y lo que hemos observado es que, efectivamente, los eventos en línea han llegado para quedarse. Por lo tanto, ahora hay que pensar en cómo queda cada etapa del evento en el digital.
La acreditación es una forma de controlar el flujo de participantes y también de certificar quién estuvo realmente presente, aunque digitalmente, en el evento y las actividades.
Basándose en lo que ya hemos visto por ahí, los organizadores han estado pensando en algunas alternativas para acreditar a sus participantes en el evento y también en cada actividad.
Acreditación por formulario
Una de las formas más recurrentes de acreditación de participantes en eventos en línea es a través de formularios.
Entonces, durante la transmisión del evento, ya sea por videoconferencia, en vivo o en grabado, la organización libera un enlace de Google Forms o Survey Monkey para que los presentes durante la transmisión rellenen los datos. De este modo, demuestran su presencia.
Sin embargo, se trata de una forma muy manual de acreditar a los participantes. Esto se debe a que, posteriormente, la organización necesita cotejar los datos de inscripción al evento con los datos rellenados en el formulario.
Crear un formulario es bastante sencillo. Simplemente accede a Google Forms o Survey Monkeys, crea una cuenta y crea preguntas que tengan sentido para tu evento.
Pero… Siendo muy realista contigo… ¿Sabes lo que pasa? La mayoría de las veces, los datos presentan incoherencias.
¿Cómo?
Para inscribirse en el evento, el participante puede utilizar un determinado correo electrónico y, al rellenar el formulario, otro.
O incluso: escribir el nombre incompleto, con una grafía incorrecta o con apellidos diferentes.
¿Te imaginas tener que comprobar uno por uno si todo está correcto? Eso lleva cierto tiempo. Y el resultado son algunos (¡o varios!) correos electrónicos de participantes exigiendo el certificado de participación.
Por cierto, ya te lo hemos advertido: ¡el tema de los certificados suele llenar las bandejas de entrada de los organizadores de eventos! Pero hay formas de evitar que esto ocurra, como explicamos en artículos aquí en el blog.
Además, es frecuente que la organización reciba correos electrónicos de participantes que afirman que vieron la transmisión pero no pudieron acceder al formulario o se perdieron el momento en que se publicó el enlace.
Estas son algunas de las situaciones que se producen cuando la acreditación se realiza mediante formulario.
¿En qué situaciones funciona la acreditación por formulario?
La acreditación por formulario podría funcionar mejor para eventos pequeños de hasta 15 participantes, más o menos.
Así, el contacto del orador y la organización con el público acaba siendo mucho más estrecho y de más fácil acceso.
En resumen: los formularios son una opción para la acreditación en los eventos en línea, pero son una alternativa más laboriosa para la organización.
Es necesario evaluar si es la mejor opción para tu evento. Sin embargo, no lo recomendamos (¡de verdad que no!) para grandes eventos.
Acreditación por el chat
En los eventos que analizamos, vimos que los oradores pedían a los participantes que dejaran datos como el nombre completo y el correo electrónico, en el propio chat de la transmisión, para poder enviar el certificado.
También es una forma súper manual de acreditar a los participantes. Esta, en particular, conlleva una serie de problemas, como:
- Compartir el nombre y el correo electrónico del participante con otras personas inscritas en el evento
- Dependiendo del número de personas inscritas en la actividad, alto volumen de mensajes en el chat.
- El elevado volumen de mensajes de chat distrae a los participantes, dificulta la recogida de información (nombre y correo electrónico) y también el espacio para preguntas e intercambio de conocimientos.
- El chat no siempre se guarda después de la transmisión. Por supuesto, todo depende de la herramienta escogida para transmitir el evento. Así que es bueno comprobarlo, ¿vale?
El chat fue otra forma de acreditación que se apoderó de los eventos en línea.
Top of Form
Acreditación creando otro evento
Sí. También vimos que algunos organizadores acreditaban a los participantes creando otro evento.
Un poco confuso, ¿no? Pero, ¡calma! Te lo explicaré.
Durante la transmisión, el orador o el comité organizador ponen a disposición de los participantes un enlace a un segundo evento.
Este segundo evento se crea con el único fin de acreditar a los participantes.
Así, los participantes se inscriben gratuitamente en el segundo evento y el comité organizador, una vez del evento finalizado, comprueba los nombres y correos electrónicos de los inscritos.
Estos se consideran participantes acreditados y, en consecuencia, aptos, si así lo establecen las normas del evento, para recibir el certificado de participación en la actividad.
¿Cuál es el problema de esta opción?
¡La información está completamente dispersa! Y es habitual que esto genere dudas a los participantes.
Después de todo, algunos pueden llegar a pensar que en realidad han asistido a dos eventos. ¿Te imaginas la confusión si uno de ellos pide dos certificados? Por lo tanto, no recomendamos este método.
¿Cómo Even3 ha simplificado la acreditación de eventos en línea?
Tras escuchar a nuestros organizadores y recopilar sus opiniones al respecto, hemos introducido mejoras en nuestro sistema de acreditación de eventos en línea.
Ahora, ofrecemos en Even3 la posibilidad de que el organizador acredite a los participantes de dos formas distintas en eventos digitales: automática y manual.
Acreditación automática
En automático, el participante es acreditado por la plataforma tan pronto accede a la actividad y asiste a la transmisión del evento.
Esto le da tranquilidad al organizador del evento y también al orador, pues ambos ya no tienen que ocuparse de los formularios y no estar seguros de quién realmente asistió al evento.
Es súper práctica y es la que más recomendamos.
Acreditación manual
En la acreditación manual, en un momento determinado de la transmisión, puede ser al principio, a la mitad o al final, informarás a los participantes de que la acreditación está disponible y se puede hacer en la propia plataforma Even3.
La elección del momento ideal queda a discreción del organizador.
La pestaña de acreditación, para el participante, se encuentra en el mismo entorno donde tiene lugar el chat del evento, debajo de la pantalla de transmisión.
Acreditarse es muy sencillo. Basta con hacer clic en la pestaña “Acreditación” y “Confirmar asistencia” haciendo clic en el botón verde de la pantalla.
Con ello, el organizador dispondrá de la lista completa de los acreditados en la actividad. Muy sencillo y rápido de hacer.
Después de todas las opciones de acreditación de eventos en línea, ¿cuál crees que es la más adecuada para tu evento?
