¿Usar un servicio de software para eventos o crear tu propia solución? Esa es una pregunta que muchos organizadores nos hacen. Para despejar esas dudas, decidimos presentar 5 razones para elegir software como servicio a la hora de organizar un evento.
¿Qué Es un Software como Servicio?
“Software como servicio (SaaS): el proveedor del software se responsabiliza de toda la infraestructura necesaria para poner el sistema a disposición (servidores, conectividad, seguridad de la información), y el cliente utiliza el software a través de internet, pagando un valor por el servicio ofrecido.
El software utilizado puede funcionar completamente por internet o mediante una instalación local. La característica principal es la no adquisición de licencias (sino el pago por uso como servicio), siendo responsabilidad del proveedor mantener el sistema disponible en producción.”
El software como servicio es una tendencia global. Solo en 2016 movió US$ 206 mil millones, según una investigación de Gartner, con un crecimiento proyectado del 16,5% para 2017.
Software para Eventos
¿Y cómo podemos aplicar este concepto? La idea es ofrecer un software para eventos de forma online, para que los organizadores puedan gestionarlo de manera independiente, sin necesidad de un equipo de TI o empresas externas.
Ahora que ya conocemos el concepto, veamos las ventajas de usar este modelo.
1. Confiabilidad
¡Nada peor que tu sitio deje de funcionar en medio del evento! Especialmente en ese último día de inscripciones o sumisión de trabajos, ya que sabemos que todos dejan las cosas para último momento.
Usar un servicio de software para eventos te da más tranquilidad, porque la empresa proveedora debe garantizar que todo funcione sin lentitud ni caídas.
En este tipo de contratación se usan las tecnologías de nube más recientes, que garantizan que tu sitio esté disponible al menos el 98% del tiempo, incluso con picos de acceso. ¡Nada de despertarte de madrugada preocupado!
La confiabilidad también es sumamente importante en cuanto a los datos e información de los participantes. ¿Ya pensaste en tener algún error financiero en tu evento, o perder datos o trabajos científicos enviados?
Debes buscar una solución confiable, que ya haya organizado varios eventos. Si la solución adoptada no es confiable en cuanto al almacenamiento de datos, puede significar el fin de tu evento. En la solución de software como servicio, la tecnología garantiza el 100% de confianza e integridad de los datos almacenados.
2. Producto Siempre Actualizado
Otro problema de usar soluciones propias es que los formatos de eventos evolucionan, y el software propio no siempre logra seguir el ritmo de todas estas mejoras.
En la modalidad de software como servicio, como se realizan miles de eventos, todas estas demandas y comentarios se trasladan al producto, que está en constante evolución. Así, tendrás en tus manos las últimas tendencias del mercado.
3. Equipo de Soporte Dedicado
Cuanto mayor sea la magnitud del evento, mayores son los desafíos de brindar soporte y resolver dudas de todos los participantes, ponentes, proveedores, organizadores, evaluadores y equipo.
Con un servicio de software para eventos, podrás contar con un equipo listo y comprometido con el éxito de tu evento. Resolver dudas de los participantes y ayudar con temas financieros son algunas de las tareas en las que podrás contar con un equipo dedicado. Además, ¡te dará noches de sueño más tranquilas! 🙂
4. Agilidad
Con este modelo de servicio, tienes más agilidad porque trabajas con una empresa totalmente dedicada al software para eventos. Esto influye en la velocidad de los siguientes puntos:
- Menor tiempo para corregir errores y fallas;
- Menor tiempo para poner a disposición mejoras en el software de gestión del evento;
- Menor tiempo de respuesta a las dudas de organizadores y participantes;
- Menor tiempo para que tu evento esté listo para comenzar; en pocos minutos todo estará disponible online.
5. Reducción de Costos
La última y más importante razón para acabar con cualquier duda sobre qué tipo de solución elegir. Después de todo, el organizador quiere gastar lo menos posible al organizar su evento, ¿no? Veamos y mostremos qué costos se reducen al adoptar un servicio de software para eventos.
Costo de Hospedaje y Almacenamiento de Datos
¡En la solución de software como servicio, estos costos se reducen! ¿Cómo? Como muchos eventos usan la misma plataforma, los proveedores ofrecen grandes descuentos, que se trasladan al organizador.
Costo de Mantenimiento
De la misma forma, el mantenimiento se comparte entre todos los eventos. Ya no necesitas hacer un pago mensual para mantener tu evento y tus datos en línea.
Costo del Equipo de Desarrollo
¡El desarrollo de software nunca es barato! Y si ese equipo está totalmente dedicado solo al software de un evento, la cuenta sale todavía más alta. De la misma forma, el software como servicio comparte estos costos entre los miles de eventos que usan la solución.
