Los organizadores de eventos, ya sean corporativos, científicos o del rubro del entretenimiento, necesitan adaptarse e innovar rápidamente para atender a los nuevos entornos de negocios y a las demandas de los participantes.
Ya no es posible organizar encuentros o seminarios donde todo se resuelve “a base de papel”.
El uso de una aplicación para eventos se volvió esencial por su practicidad.
Todo cambió, el mundo está conectado y es móvil. El mercado de gestión de eventos también viene adoptando diversas innovaciones, como la integración de sitios web y aplicaciones para eventos, que ofrecen así diversas funcionalidades.
Estas funcionalidades van desde la acreditación, la inscripción y el control de acceso seguro a las sesiones, hasta el envío de trabajos científicos y herramientas de analítica e informes, todo personalizado según tus necesidades.
De lo Offline a lo Online
La tecnología comenzó a llegar al sector de eventos a finales de los años 90.
Los softwares especializados para la planificación y gestión se popularizaron, pero nada estaba en línea todavía, solo disponible en las pantallas de las computadoras.
A partir de ahí, comienza la transformación digital que cambió toda la forma en que vivimos, consumimos y trabajamos. Y, claro, el sector de eventos no quedó afuera.
La conectividad y la movilidad fueron los hilos conductores de las mayores innovaciones de este mercado, con el lanzamiento de aplicaciones para eventos simples y amigables, que conectan y comprometen a participantes, ponentes y expositores, y también facilitan compartir información y conocimiento.
¿Cómo la Tecnología Facilita tu Vida?
Facilitar solo la gestión durante la realización del evento es muy poco. La tecnología permite mucho más que eso.
En la planificación de eventos científicos y académicos, por ejemplo, la etapa de presentación de trabajos, realizada antes del evento, requiere mucha atención tanto de los participantes como de los organizadores.
Pero la tecnología incorporada en una aplicación para eventos permite simplificar esa organización, desde coordinar el envío hasta determinar el mejor horario y duración de la presentación.
Durante el evento, el uso de una aplicación puede mejorar la gestión.
La tecnología puede contribuir a reducir el desperdicio, reemplazando las tradicionales bolsas con obsequios por opciones digitales, las llamadas “digital swag bags”, con productos que realmente generen valor para el participante, según su perfil, ya analizado a partir de los datos generados desde su acreditación hasta la integración de la aplicación del evento con sus redes sociales.
Además, el uso de beacons permite una comunicación 1 a 1 entre los participantes y con los expositores, el envío de contenido relevante en tiempo real y muchas otras acciones.
Al final del encuentro, en el caso de eventos corporativos, es necesario contar con informes detallados que permitan medir los resultados. Puedes contar con métricas como el ROO (Return on Objectives) o el ROI (Return on Investments).
Las tecnologías aplicadas a la producción de eventos se muestran innovadoras y útiles, ya que permiten recolectar datos y métricas personalizadas en tiempo real e incorporar herramientas de analítica que generan información para analizar el pasado y planificar el futuro.
El Uso de Aplicaciones para Eventos Es una Tendencia
Estos son solo algunos ejemplos de cómo la tecnología viene transformando el mercado de gestión de eventos.
Los organizadores que ya entendieron la importancia de la innovación crean experiencias personales mediante el uso de herramientas como una aplicación para eventos que permite evaluar puntos fuertes y débiles.
Así es posible optimizar constantemente la planificación y gestión, “leyendo entre líneas” los datos, buscando insights en lugar de solo números.
Estos innovadores también se comunican con el mismo lenguaje que los participantes, interactuando y generando compromiso todo el tiempo, sin importar dónde estén.
Las aplicaciones ya están presentes también en el ámbito científico, incluso en eventos a los que ya has asistido. ¿Por qué no incorporar esta innovación en tu evento?
¿Y tú? ¿Ya usaste alguna de estas tecnologías en tu evento? ¡Conoce algunos consejos de aplicaciones para eventos! Y cuéntanos cómo fue tu experiencia.
