Organizar un evento requiere mucha planificación, cuidado y coordinación; en resumen, la gestión de eventos puede ser muy estresante.
Después de todo, son varias las demandas ligadas a este proceso, como el presupuesto, la creación de equipos y, además, la necesidad de garantizar una excelente experiencia a los participantes.
Pensando en esto, reunimos 6 consejos que te ayudarán en este momento. Descubre más sobre:
- Planifica las tareas de forma realista
- Mantén una buena relación con el equipo
- Anticipa los problemas
- Usa la tecnología a tu favor
- Promociona tu evento
- Ten tiempo para relajarte
¿Cómo Evitar el Estrés en la Gestión de Eventos?
Para un profesional experimentado, el estrés en la gestión de un evento no es ninguna sorpresa.
Pero para los organizadores primerizos, la cantidad de presión y estrés puede traer serios problemas de salud.
Por increíble que parezca, la gestión de eventos figura entre los trabajos más estresantes del mundo. Un estudio reciente de Career Cast muestra que los organizadores de eventos tienen el 8º empleo más estresante del mundo, justo después de soldados, bomberos, generales militares, pilotos de avión y policías.
Para quienes son nuevos en el mundo de los eventos, existen algunos trucos para gestionar el estrés e incluso formas de evitarlo por completo. Recientemente conversamos con varios usuarios de Even3 y nos contaron su experiencia para organizar un evento exitoso y sin estrés.
1. Planifica las Tareas de Forma Realista
¡Una buena planificación garantiza una buena gestión de eventos! Por eso, planificar es el primer paso.
En primer lugar, debes pensar en los objetivos y plazos de manera realista. Es decir, tus resultados deben estar alineados con el tiempo que tienes disponible.
Si todavía no elegiste la fecha del evento, considera agregar una o dos semanas extra dedicadas a la planificación.
Dedicar tiempo extra a la fase de planificación ayuda a revisar todos los detalles de formas que probablemente no harías bajo presión de tiempo.
Hay muchos componentes diferentes en un evento: lugar, alimentación, listas de invitados, personal, entretenimiento, seguridad, etc.
Además, si estás organizando un evento por primera vez, hacer malabares con todos estos factores puede ser un desafío.
Por eso, visualizar todas tus tareas en una checklist puede ser increíblemente útil.
De hecho, varios organizadores nos contaron que usan post-its repartidos por la oficina.
Sin embargo, existen diversas herramientas online que ayudan a mantener la organización, como la Checklist para Eventos elaborada por los especialistas de Even3.
Haz una lista bien detallada de todas las tareas que deben realizarse antes, durante y después del evento. Esto te guiará a la hora de determinar la responsabilidad de cada miembro del equipo.
2. Mantén una Buena Relación con el Equipo
Otro punto muy importante es el clima entre los miembros del equipo.
Debes promover el espíritu de colaboración y ayuda mutua entre las personas que trabajan juntas para que el evento suceda.
Además, evita realizar varias tareas al mismo tiempo. ¡Esto aumenta el riesgo de no poder hacerlas bien!
Por eso, para evitar el estrés de hacer varias tareas a la vez en la fase previa y posterior al evento, organízate y divide las tareas entre tu equipo.
También vale la pena mejorar al máximo la comunicación interna del equipo. Distintas personas realizan tareas de distintas competencias, pero todo debe estar integrado, y la falta de comunicación puede generar más conflicto y estrés.
Es sumamente importante en la gestión de eventos que todo el equipo esté al tanto de lo que ocurre en la ejecución de las tareas en conjunto.
3. Anticipa los Problemas
Es obvio que esperas que tu evento transcurra de la mejor manera posible, sin imprevistos ni problemas, ¿verdad?
Pero recuerda: ¡lo desconocido genera estrés! Por eso es importante que tú y tu equipo de gestión de eventos estén preparados para posibles problemas (y sepan manejar una crisis).
Un consejo: construye un plan de acción para diferentes escenarios problemáticos.
Plantear hipótesis, en este caso, es muy válido. ¿Qué pasa si algún ponente pierde su vuelo? ¿O si alguien se enferma? ¿Si por alguna razón el lugar del evento tiene que cambiar? ¿O si las condiciones climáticas no permiten realizar el evento?
En definitiva, debes pensar las soluciones junto con tu equipo de organización, para que todos sepan cómo lidiar eficazmente con cualquier cosa que pueda afectar tu evento.
4. Usa la Tecnología a tu Favor
Si usas un sistema de organización de eventos, envía un correo a todos tus participantes unas 24 horas antes de que comience el evento.
Esta es tu mejor oportunidad de llegar a todos, en caso de que haya habido cambios de último momento en tu evento.
Esto se debe a que enviar un mensaje con demasiada anticipación no es muy efectivo, y enviarlo el mismo día del evento puede hacer que los participantes no tengan tiempo de leerlo.
Así, un día antes suele ser tiempo suficiente para que todos reciban la información, ahorrándote el estrés de tener que responder a muchos participantes desinformados.
Puedes usar esta funcionalidad para informar a los participantes cada vez que surja un cambio importante, por ejemplo, un nuevo ponente o un cambio de horario en las sesiones.
Además, puedes usar la base de contactos para promocionar los eventos que organizarás en el futuro.
Como puedes ver, hoy en día es mucho más fácil acceder a la tecnología y usar varias plataformas y aplicaciones que ayudan en la gestión de eventos.
Pero recuerda centralizar la información de tu evento en una única plataforma que permita inscripciones, pagos online seguros y que también ayude a emitir certificados.
Esto garantizará que toda la información esté disponible en un solo lugar y te permitirá gestionar un evento en cualquier momento y lugar.
5. Promociona tu Evento
Debes saber que la gestión de eventos abarca todo el proceso, desde la planificación hasta la divulgación. Son semanas de trabajo para elegir el tema, el lugar, los ponentes, entre otras tareas.
Además de la importancia de la logística del evento, es fundamental promocionarlo. Y no puedes negar que las redes sociales tienen un gran poder a la hora de promocionar tu evento.
Pero, ¿cuál es la ventaja del medio online? A diferencia de la publicidad tradicional, es posible promocionar tu evento de varias formas, incluso con un presupuesto reducido.
Por eso, debes trazar una estrategia de divulgación online.
Reunimos algunos canales de divulgación online para ayudarte en este proceso, que, usados en conjunto, harán que tu evento despegue:
Campañas de correo electrónico
El email marketing puede tener un efecto muy positivo en la cantidad de participantes de tu evento.
Esto se debe a que, con solo un clic en el botón “Enviar”, un correo puede llegar a cientos de personas.
Por eso, debes pensar cómo hacerlo atractivo para que tus futuros participantes quieran abrirlo.
¡Pero no pienses que un solo correo es suficiente! Después de todo, el usuario no necesariamente se inscribirá en el momento en que lo lea.
Por eso, es importante crear un conjunto de correos (sin abusar de un volumen alto) para ir enviando poco a poco información sobre tu evento, por ejemplo, cuando se confirman nuevos ponentes.
Así, mantienes a tu audiencia informada, generas tráfico hacia el sitio de tu evento y creas fidelización con los participantes actuales y potenciales.
Redes Sociales
Puedes usar las plataformas más poderosas — Facebook, Twitter, Instagram — para llegar a tu público.
Estas redes son esenciales para promocionar tu evento y para integrarse con tus campañas de marketing digital.
Así, puedes crear una identidad visual y una imagen de portada para promocionar el evento, además de crear un hashtag propio para usar en todas las comunicaciones del evento.
Pero recuerda mantener siempre las redes activas con publicaciones, además de responder a los comentarios y preguntas de los usuarios; después de todo, estos medios sirven para comunicarse, ¿no?
También puedes usar Facebook para promocionar la venta de entradas.
Básicamente, si usas un sistema de gestión de inscripciones que permita integrar el formulario en sitios web y redes sociales, podrás crear fácilmente un área en Facebook que recoja inscripciones sin que los usuarios tengan que salir de la red social para inscribirse en el evento.
Esto será un plus para la divulgación de tu evento y el aumento de ventas.
Gana credibilidad con los comentarios
¿Ya pensaste en usar la estrategia de divulgar comentarios positivos sobre tu evento como forma de aportarle credibilidad?
Es normal que los participantes se interesen más por tu evento al saber que otras personas ya participaron y quedaron satisfechas.
Por eso, debes aprovechar las opiniones de participantes de ediciones anteriores del evento.
Por ejemplo, puedes divulgar datos de participación o compartir la opinión de influencers digitales del área que ya participaron en tus eventos.
Esta estrategia ayuda a transmitir la confianza necesaria para que los participantes potenciales se conviertan en participantes efectivos.
6. Ten Tiempo para Relajarte
Cuando se organiza un evento, es casi imposible evitar algunas situaciones que provocan estrés.
Por más que te esfuerces, de alguna manera, habrá momentos durante la organización que te dejarán irritado o preocupado.
Por eso, es importante tener algunos momentos para relajarte y recargar energías. Cuidarte bien te dará las fuerzas necesarias para enfrentar las tareas más complejas y los imprevistos de forma más tranquila.
No debes mostrar nerviosismo ni inseguridad ante los participantes. De cualquier forma, siempre que sientas que estás cerca del límite, detente unos momentos para respirar profundo. Si no logras resolver la situación, pide ayuda.
Ahora que ya sabes qué pasos seguir a la hora de gestionar un evento, sea cual sea, ¡puedes ponerte manos a la obra! Y si tienes alguna otra duda, no dudes en contactarnos.
