Para ayudar a los organizadores primerizos de eventos técnicos y científicos, reunimos una guía completa paso a paso para organizar eventos como congresos, simposios, jornadas y seminarios.
La Organización de Eventos No Es Nada Sin Planificación
La planificación es esencial para eventos científicos en general, ya sea un simposio, un seminario, una jornada o un congreso.
En esta etapa, debes tener en mente con quién contarás para organizar tu evento, además de definir las fechas y el lugar.
Para que la organización sea efectiva, el equipo necesita planificar un presupuesto que cumpla con las expectativas tanto de organizadores como de participantes.
Personas
Es necesario definir quiénes formarán parte de la comisión organizadora, ya que son estas personas quienes guiarán los demás pasos y delegarán las tareas.
Selecciona a las personas que conformarán el staff: quienes ayudarán con la acreditación, la promoción del evento y la elección de proveedores, como restaurantes y panaderías.
¡Además, son personas que pueden ayudarte a conseguir patrocinios y alianzas!
Si tu evento incluye sumisión de trabajos científicos, también es importante elegir a los evaluadores y al comité editorial, para definir las reglas de sumisión y evaluar según los criterios establecidos.
¡Organizar eventos no es fácil! Durante la planificación, arma una lista con los nombres de estas personas y contáctalas con anticipación para que te ayuden con tu evento.
Lugar del Evento
Según el tamaño del evento — para más de 100, 300 o incluso 500 personas — es necesario reservar el lugar con antelación.
Así evitas imprevistos. También es importante elegir un lugar que albergue cómodamente al número de personas esperado, nunca uno al límite de su capacidad.
El éxito de tu evento también depende de qué tan satisfechos queden los participantes.
Cronograma
Dentro de la planificación, necesitas definir bien todas las etapas del evento, incluyendo fechas clave: plazos de inscripción, período de sumisión de trabajos, período de evaluación y, por supuesto, la fecha del evento.
Teniendo en mente todas estas fechas y armando un calendario con ayuda de planillas, puedes programarte y determinar qué tareas deben realizarse dentro de cada plazo.
Además, si algún ponente no es de la ciudad donde se realizará el evento, puedes planificar con anticipación la compra de pasajes y fechas de hospedaje.
Programación
Si dejas bien programado tu evento, con los temas de las actividades como charlas, minicursos y mesas redondas, podrás armar la lista de ponentes que quieres tener.
¡Recuerda definir una programación que sea relevante para tu público!
Cuanto antes definas tu programación, con más anticipación podrás contactar a los ponentes. Y, al armar tu grilla de ponentes, puedes promocionarla en redes sociales para llamar la atención de los participantes.
Finanzas
Por último, pero no menos importante, estructurar las finanzas es fundamental para que todo salga como se espera.
En esta etapa de la planificación, debes estimar los costos: materiales, credenciales, camisetas, blocs, alquiler del lugar, catering para el coffee break, pasajes y hospedaje de ponentes, entre otros. La organización de eventos no es nada sin un presupuesto bien planificado.
Sabiendo en qué vas a gastar, puedes ver si es necesario captar recursos externos, como patrocinios o becas de fomento científico, o si lo recaudado con las inscripciones alcanza para cubrir los gastos.
Inscripción
¡Las inscripciones son un punto crucial en la organización de eventos! Por eso, debes pensar en estrategias para aumentar la captación de inscripciones, es decir, atraer a más personas. Esto incluye definir un precio accesible para el público de tu evento.
Si ya realizaste alguna edición de tu evento, es sumamente importante anunciar que habrá una nueva edición. Pero, ¿cómo hacerlo?
El consejo es mantener actualizada la base de participantes en cada edición de tu evento. Así, puedes comunicarte con ellos por correo o redes sociales antes de que se abran las inscripciones, atrayendo así una buena cantidad de participantes.
Las herramientas que facilitan la inscripción son otra forma de aumentar la captación. Usar una herramienta que agilice el proceso incrementa el número de participantes en tu evento.
¡Los canales de divulgación son sumamente importantes para aumentar las ventas de inscripciones! Puedes mapear grupos de Facebook y LinkedIn, o incluso registrar tu evento en plataformas con calendarios de eventos, como el CNPq.
Pensando en la Experiencia del Participante
¡Tiene todo el sentido contar con una herramienta de calidad, apropiada para la venta de inscripciones! Siempre debes pensar en la experiencia del participante antes, durante y después del evento, ¿verdad? Entonces, si inscribirse en tu evento es lento y complicado, corres el riesgo de que la persona desista de participar.
Al anunciar que las inscripciones están abiertas, es indispensable explicar en qué sitio se inscriben y qué pasos deben seguir. Es decir, debes informar todo lo que pueda generar dudas.
Si tu evento ya tiene una calificación reconocida, como una puntuación Qualis, o ya es conocido, es importante enfatizar esa calidad y divulgarla a participantes y ponentes.
Ventas
Dentro del cronograma de organización, es necesario dejar muy claras las fechas de inscripción e informar el plazo a los participantes.
Definir plazos y lotes es fundamental, especialmente para atraer más participantes. Al poner un precio promocional en los primeros lotes, ya puedes contar con algo de dinero para invertir en lo que tu evento necesite.
Además, debes definir las formas de pago de tu evento. Existen herramientas que permiten al participante pagar con boleto bancario o tarjeta de crédito. Algunos eventos necesitan emitir formularios GRU o gestionar pagos de personas jurídicas, como empresas que quieren participar. Por eso es importante prestar atención a las formas de pago según tu público.
Divulgación del Evento
Uno de los factores fundamentales para el buen desarrollo de cualquier evento científico es la divulgación. Horas de planificación pueden irse por la borda; después de todo, ¿de qué sirve un evento muy bien organizado si nadie asiste? Es necesario pensar en las estrategias que se usarán para que tu evento alcance al mayor número de personas posible.
¡Usa la Tecnología a tu Favor!
Vivimos en un mundo cada vez más tecnológico, y podemos usar la tecnología a nuestro favor, no solo para crear y organizar eventos, sino también para su divulgación.
Las redes sociales como YouTube, Instagram, Twitter y Facebook ganaron relevancia en las estrategias de marketing y divulgación en los últimos años; ya pasó el tiempo en que la única solución era imprimir folletos y volantes. Úsalas y alcanza a un número mucho mayor de personas. Ahorrarás muchos recursos financieros y contribuirás con la sostenibilidad.
Gracias a la facilidad de interacción que ofrecen las redes sociales, también puedes relacionarte con tu público antes, durante y después del evento. Úsalas para pedir sugerencias a tu público y medir el alcance de tus publicaciones; esto te ayudará a crear más contenido y mejorar antes del gran día.
Recuerda que en las redes sociales la información se multiplica muy rápido, y promocionar tu evento es fundamental, generando así un aumento significativo de nuevas inscripciones.
Trabajos
Comisión Científica
Es muy importante tener bien definido el proceso de evaluación. Organiza tu comisión científica y define a la persona principal responsable, que estará en contacto con los autores de los trabajos. Si necesitas un equipo más grande, es recomendable contar con coordinadores científicos que se encarguen de cada área temática de tu evento, si tu evento cubre varias áreas. La comisión científica también incluye a los evaluadores, que reciben los trabajos y determinan si serán aceptados.
Es importante enviar estas invitaciones al comité científico con anticipación, mantener contacto con ellos y tener buena comunicación y organización para que las evaluaciones fluyan de forma mucho más simple.
Sumisión
La sumisión de trabajos dentro de un evento puede hacerse de varias formas. Lo más común es solicitar que los participantes los envíen por correo electrónico. En ese caso, la comisión científica establece las reglas de sumisión y crea un modelo de correo que los participantes deben seguir, junto con el formato de archivo requerido.
Si quieres facilitar este proceso, usa una herramienta que lo automatice. ¿Cómo funciona? ¡Es fácil! En lugar de enviar un correo, cada participante puede enviar su trabajo directamente desde la plataforma. Esto facilita la vida no solo de los participantes, sino también de organizadores y evaluadores, que tienen acceso a la lista completa de trabajos enviados.
Modalidades de Evaluación
Debes definir los criterios y formas de evaluar los trabajos científicos. Algunos eventos trabajan de forma más avanzada, con criterios de evaluación mediante notas, para tener un ranking de las evaluaciones. Pero también puedes simplemente declarar el trabajo como aprobado o reprobado.
Algunos eventos optan por una evaluación simple, es decir, con una sola aprobación el trabajo queda aceptado. En ese caso, puedes tener un único evaluador para aprobarlo.
Para eventos que necesitan una revisión más exhaustiva, se recomienda la evaluación por pares. En este tipo de evaluación, se necesitan al menos dos personas para evaluar el trabajo y decidir si será aceptado. Si hay empate, una tercera persona da el veredicto final.
Para un evento más riguroso, la modalidad más aceptada en la comunidad científica es la evaluación doble ciego. Ni el autor sabe quién evalúa su trabajo, ni el evaluador sabe quién es el autor, para evitar cualquier interferencia en la evaluación.
Facilitando las Evaluaciones
Es muy importante facilitar la vida de los organizadores. Contar con una herramienta que distribuya automáticamente los trabajos recibidos entre los evaluadores evita mucho trabajo manual. Esto también puede facilitar, más adelante, la divulgación de los resultados de evaluación y qué trabajos serán presentados.
Presentación
La presentación de los trabajos ocurre después de divulgar los resultados de la evaluación. Este es el momento de armar la programación científica de tu evento. Debes definir la duración de cada presentación: si es en modalidad oral, cuántos trabajos se presentarán en la mañana y en la tarde, y para la modalidad póster, cuántos trabajos por sala.
Después de armar la programación de presentaciones, compártela con evaluadores y participantes con anticipación, para que puedan planificarse y asistir en el lugar, fecha y hora elegidos.
Realización
Entrenamiento del Staff
Ten en cuenta que organizar un evento no es un trabajo que se hace en solitario. Se necesita un equipo de confianza que te ayude. Es necesario que haya sintonía entre los miembros del equipo, aunque eso no siempre es tarea fácil.
Puede ser un desafío encontrar personas y capacitarlas con éxito para tu evento, pero una vez más, la tecnología puede ayudarte con esta tarea. Siempre es buena idea buscar softwares y aplicaciones que ayuden.
Estos softwares pueden facilitar el entrenamiento y mejorar el desarrollo del equipo en las funciones que desempeñarán durante la organización del evento.
Debes tener en cuenta que también es necesario buscar la satisfacción no solo del público, sino de quienes forman parte del equipo. Es posible crear un ambiente distendido y promover momentos de relajación; un equipo contento con su trabajo, sin duda, rendirá mejor.
Intenta al máximo integrar al equipo con el objetivo y los temas del evento, dejando claro que ellos formarán parte de la impresión que el evento dejará en el público. Crea una estrategia y un plan para mantener el foco y la motivación del equipo, dividiendo equipos grandes en grupos más pequeños con tareas específicas.
Tu equipo debe tener suficientes personas para que todas las tareas se realicen, pero demasiadas personas a veces causan problemas de comunicación, dificultando la organización de tu evento.
Acreditación
¡La acreditación es una parte crucial de tu evento! Es el primer paso hacia el éxito y, por lo tanto, exige mucha responsabilidad.
Ten mucho cuidado con el equipo responsable de esta función; recuerda que, si la acreditación se ejecuta mal, puede generar problemas para los participantes. Por ejemplo, quienes no pasan por la acreditación no podrán emitir sus certificados.
La acreditación no solo sirve para controlar el acceso de los participantes, sino que también puede usarse para verificar cuántas personas asistieron realmente a tu evento. Con eso, puedes generar una base de datos y mejorar las estrategias para una futura edición.
Lo ideal es eliminar la espera, y hay medidas que puedes tomar para agilizar el proceso: deja el papel de lado, usa una aplicación para la acreditación, y divide a los inscritos en categorías, por ejemplo, pagos y no pagos.
También es durante la acreditación cuando los inscritos reciben sus kits, credenciales y todo el material destinado a los participantes.
Usando la teoría de colas, es posible optimizar el sistema, mejorando el servicio y reduciendo el tiempo de espera. Las filas se forman cuando la demanda de un servicio supera su oferta; en este caso, se consideran fila los participantes que esperan la acreditación.
Una manera práctica de optimizar la atención es usar una sola fila con varias personas acreditando, en lugar de filas separadas. Así, si ocurre algún problema en uno de los puestos, la fila sigue avanzando.
Filas separadas
Al organizar filas separadas, corres algunos riesgos: si ocurre un problema con uno de los miembros del equipo que acredita, todas las personas de esa fila se ven perjudicadas, ya que la fila entera queda paralizada.
Fila única con varias personas acreditando
Al usar una sola fila, incluso si uno de los miembros del equipo tiene un problema, ningún participante se ve perjudicado, porque la atención sigue fluyendo.
Usando este método, sin duda, la acreditación de tu evento será mucho más rápida.
Pos Evento
Certificados
La emisión de certificados es una etapa muy importante en la organización de tu evento. Se considera un requisito previo para cualquier evento exitoso, y es una etapa que debe planificarse con anticipación. Los certificados son los que acreditan que el participante estuvo presente en actividades como sumisión de artículo, presentación de trabajo o participación en un seminario.
Muchos organizadores se complican al crear los certificados y al decidir cómo ponerlos a disposición de los inscritos. Los certificados hechos de forma manual demandan mucho tiempo y convierten una tarea que podría ser simple en algo potencialmente problemático.
Obtener el certificado es del interés de casi todos los inscritos, por lo que es muy importante que tu evento emita los certificados de manera eficiente.
La Emisión
El primer paso es elegir cómo se emitirá el certificado. Los certificados impresos cuestan mucho más. Muchas veces es necesario dividirlos en categorías, como minicursos, mesas redondas, seminarios, etcétera. Además de todo ese trabajo, hay que contar la carga horaria y distribuirla entre los participantes, lo que también puede ser una tarea difícil — imagina la cantidad de papel que generaría toda esta operación.
Por eso, prefiere siempre los certificados digitales; el costo de emisión es menor. Digitalmente, los certificados pueden generarse de forma automática, enviarse por correo a los participantes o ponerse a disposición para descarga a través de una plataforma de eventos. Se elimina por completo el costo de impresión.
Después de definir cómo se hará la emisión, necesitarás crear los certificados. Para agilizar la creación, existen modelos listos para descargar en internet. También hay softwares gratuitos con diversas plantillas para certificados, como Canva, una herramienta online para crear diseños de certificados, y Microsoft PowerPoint.
Actas
Las actas son documentos generados al finalizar un congreso o evento. Son el principal registro de tu evento, con los trabajos presentados, además de las charlas y conferencias realizadas. Las actas compilan todo el conocimiento generado en el evento, por lo que son otra etapa fundamental en la organización de tu evento que debe planificarse.
Importancia de las Actas
Para los investigadores presentes, que sus resúmenes o trabajos científicos se publiquen en las actas del evento agrega valor a su currículo académico. Las actas dan credibilidad a tu evento y hacen que los investigadores sean reconocidos por su producción científica.
Las actas conservan la memoria de tu evento. Al publicarlas, permites que profesionales y estudiantes accedan al contenido incluso después de que termine. El contenido de un determinado congreso se vuelve público y de fácil acceso, contribuyendo a la imagen del evento y a la organización de futuras ediciones.
¿Cómo Publicarlas?
Con el avance de la tecnología, la forma de publicar las actas fue cambiando. Antiguamente, se solían imprimir, convirtiéndose en cientos de libros; luego, los organizadores pasaron a usar medios físicos como CDs y DVDs, lo que también era bastante laborioso y costoso — imagina un medio físico para cada participante de tu evento.
Con la popularización de internet surgió la oportunidad de publicar las actas de forma virtual, facilitando la organización de eventos científicos. La mejor manera de publicar las actas de tu evento hoy es online. Publicarlas así facilita la organización y reduce mucho los costos.
Las publicaciones online favorecen una mejor divulgación, llegando también a personas que no estuvieron en tu evento pero que pueden interesarse en el contenido.
Una alternativa que usan algunos organizadores es publicar las actas en formato PDF; sin embargo, aunque es una forma más ágil, persisten algunos pequeños problemas, como la dificultad para buscar un trabajo específico o abrirlo en tablets y celulares.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera? Hoy, lo mejor es usar plataformas digitales que publiquen actas online y faciliten la organización de tu evento. A través de ellas, los contenidos producidos aparecen en buscadores como Google, quedando accesibles para todo tipo de dispositivos, incluyendo los móviles.
¡Publicar actas de calidad es muy importante para ti y para la reputación de tu congreso! Publicarlas de la mejor forma es una manera de democratizar el conocimiento científico producido por tu evento y de construir una buena relación con la comunidad científica.
Encuestas de Satisfacción
Realizar encuestas de satisfacción es una práctica que establece un canal de diálogo con tus participantes. Con esto, los participantes se sienten más considerados, y tú ganas más posibilidades de acertar en tus futuros eventos, identificando errores y oportunidades de mejora.
Sabiendo qué mejorar, los errores tienden a disminuir, y los esfuerzos se dirigen mejor para realizar los ajustes necesarios, organizando tu evento de manera más eficiente y satisfactoria.
Even3 nació para simplificar la organización de eventos académicos y científicos. Con esta plataforma, todos los consejos anteriores se vuelven mucho más fáciles de aplicar, eliminando el trabajo manual y dejándote libre para dedicarte exclusivamente a la calidad de tu evento.
