La sumisión de trabajos y otras actividades puede agregar mucho valor a tu evento científico.
Si tu evento aprueba trabajos de calidad, tiene grandes posibilidades de convertirse en una referencia en el ámbito académico.
Hoy queremos darte consejos para promocionar y aumentar la cantidad de interesados en enviar trabajos a tu evento.
¿Qué es la Sumisión de Trabajos?
Antes, la sumisión en eventos estaba relacionada principalmente al envío y recepción de artículos científicos.
Hoy, ese escenario es mucho más flexible. Además de artículos, los eventos suelen recibir resúmenes, poesía, fotografías, pósters y otros materiales sujetos a evaluación.
Es justamente la etapa de evaluación la que determina la calidad del contenido generado por tu evento. Por eso, es responsabilidad del comité editorial elegir profesionales capacitados y con gran experiencia para evaluar los materiales enviados.
Recuerda siempre que de nada sirve una gran cantidad de trabajos enviados si no pasan por criterios de evaluación bien definidos.
Después de evaluados, y en caso de ser aprobados con observaciones, los trabajos pasan por un proceso de revisión, realizado por los propios autores del material.
Una vez enviados, evaluados, revisados y aprobados, todo el contenido generado en el evento puede compilarse y preservarse en forma de actas.
Así, el conocimiento se difunde en el ámbito científico.
¿Cómo Promocionar el Período de Sumisión de tu Evento de la Manera Correcta?
Descubre ahora algunos consejos para promocionar y aumentar la cantidad de sumisiones en tu evento:
1. Utiliza la Base de Participantes de Ediciones Anteriores
Si no es la primera edición del evento, el mejor punto de partida para captar buenas sumisiones son los participantes de ediciones anteriores.
Mantener una base de contactos actualizada es útil no solo para aumentar las sumisiones, sino también las inscripciones al evento.
Por eso, al iniciar el período de sumisiones, contacta a los participantes de ediciones anteriores.
2. Facilita la Sumisión de Trabajos para los Participantes
Es importante que todos los participantes sepan cómo funciona la sumisión de trabajos de tu evento.
Por eso, lo ideal es enviar instrucciones claras sobre esta etapa. Si el proceso de sumisión no está claro, tú, como organizador, recibirás muchas dudas de los participantes.
Para sumisiones hechas de forma manual, como por correo electrónico, ¡se necesita un cuidado extra! Puede que un participante no envíe el archivo en el formato correcto (doc, PDF…) o que el correo se pierda en el spam.
Utiliza sistemas de sumisión simples y eficientes que permitan recibir los trabajos de forma más ágil. En este sentido, las plataformas de gestión de eventos funcionan muy bien.
En Even3 tenemos un módulo exclusivo para las sumisiones. Con pocos clics, los participantes pueden enviar sus trabajos en el formato solicitado por el organizador y, luego, seguir en tiempo real la evaluación de su trabajo.
Garantizar la transparencia en el sistema de evaluación también contribuye a que los participantes queden satisfechos con tu evento. ¡Por eso, evita conflictos de interés!
3. Informa que los Trabajos Aprobados Serán Publicados en las Actas del Evento
Tener un trabajo publicado en las actas del evento le otorga mayor autoridad al autor.
Por eso, los eventos que generan actas terminan siendo más atractivos para el público.
Con las actas, todo el contenido generado en el evento se vuelve accesible para los profesionales del ámbito científico, lo que también aumenta el impacto de tu evento.
¡Así, tanto organizador como participante salen ganando!
4. Adelanta el Cronograma de Sumisión y Evaluación
Adelantar el cronograma contribuye a aumentar la sumisión de trabajos, ya que los interesados podrán planificarse para la actividad.
Es común que algunos participantes estén en la fase final de sus trabajos. Es en ese momento cuando verán si tienen tiempo suficiente para enviarlos a tu evento.
Recuerda siempre mantener a tu base de contactos informada sobre el plazo de envío de los trabajos, ya que es muy común que haya un gran volumen de sumisiones en los últimos días.
5. Promociona la Sumisión en los Lugares Adecuados
Además de tu base de contactos, internet permite la promoción en varios canales que pueden atraer más sumisiones para tu evento:
- Grupos de Facebook — grupos de investigación y eventos relacionados
- Comunidades de Google Plus
- Calendario del CNPq
- Comunidades de LinkedIn
- Listas de correo de grupos de investigación relacionados
Recibir una gran cantidad de sumisiones es excelente, ¡pero no olvides que la regla de oro es priorizar siempre la calidad del contenido generado por el evento!
