Planificar un evento científico requiere mucha organización para que todos los participantes puedan aprovecharlo de la mejor manera.
Por eso, se vuelve indispensable crear una checklist para organizar todos los puntos importantes de tu evento.
Aun así, es posible que no sepas cómo organizar esa lista, generando grandes dudas al elaborarla.
Por eso creamos este artículo, para ayudarte a entender todo sobre:
- ¿Por qué crear una checklist de planificación?
- Creando una checklist de planificación de eventos científicos
- Cómo optimizar tu evento
¿Por Qué Crear una Checklist de Planificación?
Un evento, sea académico o científico, necesita cumplir algunos requisitos mínimos para que su ejecución sea perfecta (o al menos cercana a eso).
Por eso, es importante contar con una lista de los principales puntos que los organizadores deben tener en cuenta en las etapas iniciales del evento.
La checklist comienza desde los puntos más básicos, como la definición del tema y el público objetivo, hasta qué estrategias de marketing se utilizarán para atraer más personas.
Creando una Checklist de Planificación de Eventos Científicos y Académicos
Para que la planificación de eventos científicos y académicos funcione, es importante definir primero al responsable de cada área en una reunión de planificación.
A partir de esa reunión, se debe salir con un plan de acción para cada uno de los siguientes puntos:
1. Personas
El punto más importante del evento es definir a las personas clave que participarán en la organización del evento, también conocida como comisión organizadora.
Estas personas serán responsables de los principales frentes de organización: Programación, Finanzas, Comisión Científica y Marketing.
Después de decidir los responsables, es importante dejar muy claro cuáles son sus tareas, responsabilidades y plazos, siempre que sea posible y con el nivel de detalle necesario.
Para los eventos con programación científica, es importante definir la comisión de evaluadores que evaluará los trabajos científicos del evento.
Las invitaciones deben enviarse con anticipación, para que no haya sorpresas ni retrasos en el cronograma del evento.
2. Lugar del Evento
El lugar del evento debe elegirse según la expectativa de participantes, de preferencia en un sitio de fácil acceso para asistentes nacionales e internacionales.
Reservar el lugar con anticipación es fundamental para definir la fecha del evento (el siguiente punto), evitando cambios de fecha que puedan afectar la participación e incluso generar pérdidas financieras.
También es importante ofrecer a los participantes opciones de alojamiento y paquetes de viaje con socios, especialmente si el evento tiene alcance regional, nacional o internacional, ya que esto puede ser un factor decisivo al inscribirse.
3. Cronograma
Los eventos científicos y académicos generalmente necesitan un cronograma bien definido desde el inicio, ya que suelen durar de mediano a largo plazo y requieren acciones de un gran número de participantes, como inscripciones y sumisión de trabajos científicos.
Definir la fecha del evento es la decisión más importante y generalmente depende de la disponibilidad del lugar.
Los plazos de inscripción deben definirse y abrirse lo antes posible para atraer al mayor número de participantes desde el principio.
Ofrecer descuentos para quienes se inscriben en los primeros lotes es una buena forma de atraer participantes y viabilizar tu plan financiero.
Para eventos con trabajos científicos en la programación, es importante definir el cronograma científico para que participantes y evaluadores conozcan sus plazos. Se deben definir los siguientes plazos:
Plazo de sumisión de trabajos
Establece la fecha de inicio y la fecha límite para que los participantes puedan enviar sus trabajos científicos. La fecha límite es importante para que, al finalizar el plazo, la comisión científica pueda dimensionar la cantidad de trabajos recibidos y ampliar el panel de evaluadores si es necesario para cumplir el plazo de evaluación.
Evaluación de los trabajos
La evaluación puede comenzar antes de la fecha límite de sumisión para no acumular demasiados trabajos a los evaluadores. El plazo de evaluación también debe considerar el tiempo necesario para revisar los trabajos que tuvieron observaciones.
Fecha de divulgación de resultados
Esta fecha genera gran expectativa entre los participantes, por lo que la comisión científica debe seguir de cerca el avance de las evaluaciones para no sobrepasar el plazo.
4. Programación
Una buena programación del evento puede ser el punto clave para atraer más participantes.
Por eso, definir cuanto antes los principales nombres, ponentes y actividades marcará la diferencia a la hora de realizar las acciones de marketing.
Otro factor importante es alinear la programación con el objetivo y el público objetivo del evento, respondiendo:
- ¿Qué actividades y personas atraerán a mi público objetivo?
- ¿Existe más de un perfil de público objetivo, y cuáles son los intereses de cada uno?
- ¿Esos perfiles tienen preferencia de época del año, día de la semana u horario para participar?
5. Finanzas
La viabilidad financiera del evento indicará si es necesario captar recursos externos, como patrocinadores y convocatorias de fomento a la investigación.
El análisis de viabilidad financiera debe hacerse siempre en detalle, mediante una planilla financiera o un sistema de gestión financiera.
Cuanto mayor sea el nivel de detalle de tu planificación financiera, más seguro y con menos sorpresas será el desarrollo del evento.
Es importante distribuir en la planilla el flujo de gastos a lo largo de los meses si el evento tiene mayor duración.
El control de gastos debe detallarse por cada categoría, como marketing, costos de espacio físico y proveedores de diversos servicios, como:
- Sistemas de gestión;
- Servicios de ceremonial;
- Recepción;
- Y otros.
Del lado opuesto a los costos están los ingresos que equilibran las finanzas. Además de los montos captados por patrocinio o convocatorias, los eventos generan ingresos principalmente mediante la venta de inscripciones. Por eso, es importante determinar la meta de inscripciones a vender y el valor promedio de venta para estimar el ingreso total. Un consejo importante es dejar un margen en esa previsión por si no se alcanza la meta total de ventas de inscripciones.
6. Marketing
Muchas veces el marketing del evento no está bien planificado, y esto puede afectar la cantidad de inscripciones. Es importante definir los siguientes puntos:
¿Cuál es el objetivo y el tema del evento?
Definir el tema y el objetivo del evento es importante para despertar el interés de participantes e investigadores relacionados con el área. Dejar claro el tema y el objetivo facilita que los participantes identifiquen si tienen trabajos científicos relacionados o si desean especializarse y adquirir más conocimiento en esa área de investigación.
¿Cuáles son los perfiles de tu público objetivo?
Es importante trazar un perfil detallado de tu público objetivo para un marketing más dirigido. Para eso, responde preguntas como:
- ¿Cuáles son los rangos de edad?
- ¿Predominancia de género?
- ¿Nivel educativo?
- ¿Preferencias de horario y región de tu público?
Las respuestas ayudarán a definir la programación y el contenido de tu evento para que se ajuste a los perfiles identificados, siendo también esenciales para determinar qué canales de marketing serán más efectivos.
¿Qué canales de marketing se utilizarán?
Después de trazar el perfil de tu público objetivo, será más fácil determinar qué canales usar y qué contenido difundir en cada uno. Algunos ejemplos de canales para promocionar contenido y el evento son:
- Página y grupos de Facebook;
- Instagram;
- Grupos de WhatsApp;
- Grupos de LinkedIn;
- Revistas especializadas del área;
- Blogs y portales especializados;
- Lista de correo de participantes de ediciones pasadas.
Para esta última opción, puedes usar herramientas como Mailchimp para gestionar tu lista de correos de participantes y enviar novedades sobre eventos relacionados.
Le corresponde a la organización determinar cuáles canales de marketing son más efectivos para su público objetivo, para dirigir allí los esfuerzos y el contenido.
Usar todos los canales no siempre trae el mejor resultado; puede desperdiciar tiempo y energía que podrían destinarse a los canales con mayor efectividad.
Para eventos más grandes y con presupuesto más amplio, puede valer la pena tercerizar el marketing con empresas especializadas. Esta inversión puede traer un retorno interesante en participantes y engagement si se hace un buen trabajo.
¿Cómo Optimizar tu Evento?
Además de los puntos mencionados, es fundamental entender que la planificación es el hilo conductor y el punto de partida para todas las actividades de organización del evento.
Como toda planificación, debe mantenerse viva y preparada para cambios; siempre que sea posible, deben usarse alternativas y planes B como recurso.
Para eso, mantén a todos informados sobre lo que ocurre con tu evento, utilizando nuestra checklist esencial para eventos.
