En eventos científicos como congresos, simposios, seminarios y jornadas académicas, es común la publicación de trabajos científicos.
Esta actividad del evento puede convertirse en un caos si no tomas la mejor decisión al elegir cuál de las herramientas de evaluación de trabajos utilizarás.
Un sistema ideal debe evitar el trabajo manual, que puede volverse crítico y comprometer los plazos definidos en el cronograma del evento, generando insatisfacción entre los participantes.
10 Características de las Herramientas de Evaluación Ideales
Para un evento con más de 100 trabajos científicos esperados, se vuelve indispensable una solución que facilite todo el proceso de evaluación: desde la sumisión, evaluación y divulgación de resultados hasta la disponibilización de las actas.
Al elegir tu solución entre las herramientas de evaluación, presta atención a que participantes, evaluadores y organizadores puedan realizar sus actividades sin problemas.
Además de las características básicas, algunas funcionalidades son esenciales para agilizar todo el proceso de sumisión y evaluación de trabajos científicos.
1. Simplicidad y Agilidad
Este es un punto crítico. Todos deben adaptarse a una nueva solución con la menor curva de aprendizaje posible, sin necesidad de manuales.
Las actividades deben ser claras e intuitivas para todos: participantes, evaluadores y organizadores.
La agilidad también es clave. Especialmente en eventos con un número elevado de trabajos científicos, las sumisiones deben tener formularios simples, con reglas de sumisión claras para los participantes.
Un área de evaluación dinámica también ayuda a los evaluadores a agilizar sus evaluaciones sin perderse entre correos y miles de archivos.
Cronograma de Evaluación
Descubre si tu cronograma de evaluación puede acortarse. Sigue todos los indicadores y toma decisiones basadas en hechos.
2. Integridad de los Datos
Todas las evaluaciones e información registrada sobre los trabajos científicos deben almacenarse de forma íntegra.
Esto evita cambios fuera de plazo o intervenciones manuales sin notificar a todas las partes involucradas.
El proceso de evaluación debe ser transparente para todos y seguirse rigurosamente para mantener la credibilidad del evento ante los participantes.
3. Trazabilidad de la Información
Toda acción relacionada con los trabajos debe quedar registrada y disponible para la comisión científica y organizadora del evento.
Se registra un historial con fecha y autor de cada acción, algo esencial para eventos con más de una persona en la comisión, permitiendo rastrear las acciones de cada integrante.
4. Sumisión Simple y Práctica para Participantes y Evaluadores
La sumisión de trabajos científicos puede convertirse en un cuello de botella para tu evento si el formulario no es simple para los participantes, generando dudas y solicitudes de soporte adicionales.
Los trabajos también deben estar automáticamente disponibles para los evaluadores de las áreas temáticas y modalidad correspondientes, sin necesidad de enviarlos por correo o adjunto, agilizando todo el proceso para que no se supere el plazo de evaluación.
Invitaciones
Invita a los evaluadores con un solo clic, sugiere o deja que ellos elijan sus modalidades y áreas temáticas. Las invitaciones dan acceso al área restringida de evaluación.
5. Evaluación Práctica para los Evaluadores
Los evaluadores deben tener fácil acceso a la evaluación de los trabajos y una manera simple de emitir su dictamen.
Muchas veces realizan un trabajo voluntario para el evento, por lo que el proceso debe facilitarse.
Debe quedar claro qué trabajos faltan por evaluar y cuál es el plazo de evaluación, para que el evaluador se organice y no atrase el cronograma de divulgación de resultados.
Evaluación por Pares Ciega
La evaluación por pares ciega, según una investigación de Sense About Science, es considerada la forma más justa de evaluación por el 84% de los encuestados. Busca entonces una herramienta que facilite la implementación de esta modalidad.
6. Distribución de Trabajos Fácil y Ágil para los Evaluadores
Nada mejor que automatizar procesos manuales para facilitar nuestras vidas.
Entre las herramientas de evaluación, un buen sistema debe balancear automáticamente la carga de evaluación de los evaluadores.
Debe distribuir los trabajos a evaluar y también cuidar el conflicto de intereses, evitando que un evaluador reciba trabajos de los que es autor.
Distribución Automática
Los trabajos se distribuyen automáticamente según la modalidad, área temática y otros factores como desempeño, velocidad y conflicto de intereses.
7. Divulgación Rápida de Resultados
Dado un cronograma ajustado y muchas actividades por realizar, nada mejor que facilitar la vida de quien divulgará los resultados de los trabajos científicos.
Esto te permite notificar a todos los autores por correo con un solo clic, además de ofrecer la flexibilidad de divulgar el resultado de un solo trabajo para esos casos excepcionales que ocurren de vez en cuando.
8. Ajustes Finos
Busca una herramienta que te dé libertad para realizar diversos ajustes, como:
- Definir cuántos dictámenes son necesarios para aprobar un trabajo.
- Realizar ajustes finos en la distribución.
- Incluir y remover evaluadores en cada trabajo para acelerar el proceso.
9. Dictamen Rápido
El área del evaluador es el lugar donde emiten sus dictámenes de forma simple y rápida, con acceso a un área exclusiva para este fin.
10. Fácil Generación de las Actas del Evento
Otro trabajo manual que también puede agilizarse con un sistema de trabajos científicos es la generación de las actas con todos los trabajos aprobados del evento.
En lugar de procesar cada trabajo individualmente, es mejor simplemente definir un formato de archivo y dejar que todo el trabajo de reunir los trabajos se haga de forma automática.
Al final, debe estar disponible un bonito sitio con las publicaciones y la ficha catalográfica, como en este ejemplo del evento PIBIDSUL.
Garantiza la calidad e integridad de tus trabajos. Termina con las evaluaciones por correo y haz tu evento más profesional con un mecanismo de evaluación excelente que ahorra tiempo y paciencia.
